OA办公自动化系统管理规定

第一章 总则

第一条 公司办公自动化系统以下简称“OA系统”,是公司信息

化建设的重要组成部分,是实现网上办公和信息资源共享、提高公司办公整体管理水平的重要手段;

第二条 为了加强对公司OA系统的管理,提高工作效率,有效降

低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,根据公司实际,制定本制度;

第二章 OA系统的日常使用管理

第三条 公司内部小范围内的重要事项通知、商洽和督办及文件

传递须使用OA系统协同发送,严禁使用、微信等软件发送文件;收到协同须在流程节点24小时内回复接收状态并及时跟进办理;

第四条 公司内部主要工作流程和流程表单财务付款、报销单除

外须在OA系统上流转,严禁线下流转;

第五条 公文处理须在流程节点24小时内办结完毕,对于暂时不

办理的流程须暂存代办,否则计入超时流程;

第六条 外出、休假或出差培训时,使用手机登录OA系统处理重

要流程;外出时间较长,应授权部门其他人员处理,不得出现人员外出造成工作流程无法流转的情况出现;

第七条 OA系统登录密码须每三个月更换一次,严禁使用简单密

码,不得点选记住密码;

第八条 严禁利用OA系统功能做与工作无关的事情,严禁在OA

系统上流转保密文件;

第三章 OA系统用户的开通和注销

第九条 由公司人力资源部负责新增员工资料的审核,并把须要

开通的人员名单、基本信息和使用权限,交由信息部办理开通；使用部门负责内部迁调员工的资料审核,并把须要开通的人员名单、基本信息和使用权限,交由信息部办理开通; 第十条 由人力资源部提供须注销OA系统的人员名单,信息部及

时办理注销注销需检查是否有未完成的流程表单,督促使用部门将其主办的流程及时分配其他人员;

第四章 OA系统流程功能管理

第十一条 各部门按照职能管理相应的流程表单、知识管理下公

共文件相应资料文件夹以及相应的功能模块进行管理; 第十二条 如需修改、增加、删除流程表单,须提交申请,按照公

司审批流程审批通过后交由信息部执行;

第五章 OA系统管理员职责

第十三条 管理员必须做好新入职员工的计算机日常管理及OA

系统培训工作;

第十四条 管理员须维护好本公司流程表单,及时处理OA使用

过程中的问题,优化处理表单流程;

第十五条 管理员每周定时统计流程处理超时情况,督促限时办

理流程,并将结果反馈给各部门负责人,作为绩效考核重要依据;

第十六条 第六章 附则

本制度由公司信息部负责解释,自发布之日起施行;