目录
目的..............................................2 会议总体概况......................................2 会议前准备工作....................................2 行政部负责的工作..................................2 品牌部负责的工作..................................5 营销部负责的工作..................................5 会议报到当天的工作................................6 参观基地的相关工作................................7 会议进行中的相关工作..............................8 会议结束后的相关工作..............................9 会议费用开支预算.................................10 行政部费用开支预算...............................10 品牌部费用开支预算...............................10
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1 目的
为进一步提高公司接待管理水平，促进接待工作规范
化，更好的反映公司精神面貌，便于公司与各合作单位的交流、沟通，达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本制度。 2 会议总体概况
2.1会议前召开会务组会议。会务组工作人员应了解会议主题内容、性质、要求及要达到的效果、目标。 2.2了解参会人员的基本信息。
2.3会议全程安排细则。如：有关接机、会议、参观、餐饮、娱乐、旅游等相关内容。
2.4落实会务组工作人员具体分工情况及着装要求。 2.5会务工作人员均须到场参加会务组会议，了解会议相关内容。
3 会议前准备工作 3.1行政部负责的工作
3.1.1参会人员信息。收集、整理参会人员的基本信息（姓名、职务、简历、联系方式、抵达时间、返程时间）；如有特殊要求应给予相应安排（民族风俗习惯等）。
3.1.2会议材料的准备。材料根据召开会议的内容、性质，由相关专家提供；根据参会人员人数确定打印、装订份数。 3.1.3领导发言稿均由其秘书提供，并在行政部备份留存。 3.1.4《会务册》或《接待服务手册》准备工作。《会务册》或《接待服务手册》的封皮及内容根据会议性质进行设计、编排；根据参会人员人数确定打印、装订份数。（可根据具体情况制作参会人员胸卡，正面为参会人员基本信息，背面
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为会议流程。这样既方便参会人员了解会议信息，也方便工作人员能够提供准确、及时的服务。）
3.1.5所需物品的购买。如礼品/纪念品、酒水、水果、签到簿、签字笔及日常用药等。
3.1.6车辆安排工作。如需要，要提前安排车辆租用事宜及所有车辆排序；打印车辆排序牌并粘贴到相应车辆的适当位置。
3.1.7接机/接站工作。整理航班并制作成表格，包括车次的具体信息（航班、车次、抵达时间），提前安排接站人员及车辆。根据参会人员名单打印接机牌并确认名字无误（提前在网上搜索参会人员的照片）；依据贵宾搭乘的飞机班次，预先电询航空公司该班飞机是否准时或延迟，乘客名单中是否包括该位贵宾，他是否已坐上此班飞机等事项；掌握前往机场的时间，务必要在飞机抵达前先到达机场；每位参会人员均有工作人员负责接机。如有重要客人，要确认是否需要领导亲自接机，并做好安保工作。
3.1.8会议材料的准备工作。会议资料、《会务册》或《接待服务手册》、公司植物手册、宣传册、报纸、折页、手提袋及礼品按统一标准装袋成套。
3.1.9参观基地的准备工作。确定基地参观线路；同时联系各基地相关负责人，落实当日接待准备工作。如：要求员工穿工作服并佩戴胸卡以及参观现场状况、环境等的清理工作。
3.1.10车内座次的安排工作。合理安排参会人员、专家及会务工作人员的车内座次，以便更好的交流沟通，了解公司情况。
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3.1.11讲解工作。落实、安排沿途及基地讲解人员。 3.1.12设备准备工作。扩音器、话筒的充电、调试。 3.1.13酒店方面相关接待准备工作。与酒店联系、确定签到台及其摆放位置以及在酒店大厅、楼层、餐厅、会议室、电梯等较明显位置摆放会议指示牌。
3.1.14会议室预定、布置工作。根据参会人数预定相应会议室，确定会议桌椅摆放形式（课桌式、座谈式）；统一会议材料、笔、纸、茶水的摆放标准；绿植、鲜花等相关事宜。 3.1.15会议期间所用设备的准备工作。投影仪、电脑、话筒、音响、空调、电源等的准备、调试工作。
3.1.16房间预定工作。确定入住酒店人数，提前预定房间。在参会人员抵达之前将房卡准备妥当，做好房间分配工作，并在房间内摆放水果或其他特色产品。
3.1.17会议期间用餐标准等安排工作。提前与酒店预定用餐形式（自助餐、宴会式）、用餐时间、菜单等相关事宜；安排工作人员在用餐时间引领参会人员就餐；少数民族应予以特别安排，并提前告知。
3.1.18台签打印事宜。与酒店商务中心联系打印用餐及会议期间所需要的台签事宜。
3.1.19落实第十苗圃参观组培室所需要的一次性鞋套设备。（研发中心负责）
3.1.20工作人员的具体分工应在会前再次确认、落实。 3.2品牌部负责的工作
3.2.1会议所需展板、宣传资料（折页）、邀请函的设计、印刷等准备工作。
3.2.2会议所需悬挂的欢迎布标或LED屏、会议布标、会议
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背景布以及用餐布标或LED屏等的制作、悬挂工作。 3.2.3会议前或者会议休息中所需播放的宣传片，应做好备份。
3.2.4摄影师及所需设备的联系、确认工作（摄影地点、时间等其他具体要求）并负责工作人员用餐等接待工作。 3.2.5报社记者及其他媒体的联系工作，并负责其用餐等接待工作。
3.2.6如需要，应请速记员在会议过程中进行记录；或者准备录音笔等对会议内容全程跟踪记录。 3.3营销中心负责的工作
3.3.1根据航班信息提前1到2个小时给参会人员发送提醒短信。
3.3.2邀请函的发放。
4 会议报到当天的工作（组织部门统一协调，行政部配合，一般提前一天）
4.1会议材料、水果、展板等其他会议用品运送到酒店并安排工作人员保管或摆放。
4.2设立签到桌、安装展架并将会议材料、礼品/纪念品等摆放整齐。
4.3安排工作人员分别负责接待引领、签到、发放礼品、会议材料，引领参会人员就餐、入房休息。
4.4房卡的发放工作。按照房间安排信息表发放，并做好相关记录；如有特殊情况，可灵活变动。
4.5参会人员签到时应提醒其在材料中附有《会务册》或者《接待服务手册》；同时告知次日早点的用餐时间、地点及会议行程的大概安排；并和参会人员确认返回的航班、车次
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情况，提前安排送机工作。
4.6对提前抵达的参会人员要根据实际情况安排就餐等相关事宜。
4.7 如参会人员对房间、餐饮有特殊需要，应另行安排。 4.8提前安排次日叫醒服务，由酒店统一叫醒或者由工作人员负责叫醒。
5 参观基地的相关工作
5.1 按照会议流程由工作人员引领参会人员到指定地点用餐（早餐或午餐）。
5.2所有车辆应提前半小时到达指定地点；工作人员将矿泉水、抽纸、急救箱、扩音器等所需物品放置车辆内。 5.3 出发前十五分钟召集参会人员到指定地点集合。 5.4 按照会前的人员分配，组织参观人员有秩序的上车。 5.5工作人员应在车前接待，负责发放矿泉水等必须物品。 5.6 各车辆内的工作人员安排参观人员就坐并清点各自车内人数；一切就绪向参观总负责人发出可以出发的讯息。 5.7沿途安排专家或者讲解员为大家介绍公司的概况以及人文地貌；各车辆应配发话筒或扩音器。
5.8快到达基地时，要提前向大家做介绍；下车前提醒参观人员“参观完毕后仍乘坐来时车辆”。 5.9按照会前商定的参观路线进行参观。
5.10 参观时在参观人员中安排相关技术人员，进行解答疑问。
5.11对突发情况应及时灵活的解决。
5.12参观完毕后提醒参观人员“是否有人要去洗手间”，并安排工作人员指引。
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5.13 参观完毕上车后要清点人数，确认所有人员均已上车。如需要再次分发矿泉水。 6 会议进行中的相关工作
6.1提前半小时将签到桌、签到簿、文房四宝（如需要）等准备到位。
6.2 提前一小时调试投影仪、话筒、电脑、空调等相关设备，使其在会议中正常使用；并做好相应备份工作以防有突发状况发生。
6.3对会议桌椅、台签、会议材料、笔、纸张、茶水／矿泉水等的摆放标准、背景布的悬挂、台签名字、座次的安排进行再次检查、确认。
6.4安排工作人员做好签到接待工作。如有未领取会议材料、礼品/纪念品的参会人员，应给予补发。工作人员应熟悉会场的座次，以便引领参会人员及时、准确的找到就坐位置。 6.5品牌部负责媒体工作人员的接待安排工作。
6.6会前或者休会期间，公司宣传片的循环播放，让参会人员更加全面的了解公司。
5.7会议的召开按照计划流程进行。
6.8速记员全程记录领导及会议相关内容或者用录音设备全程录音。
6.9网络管理员始终检测会议中所使用的所有设备，保证会议的顺利进行。
6.10休会期间，工作人员及时整理会场，补充和更换各种用品。安排机动工作人员及时给予参会人员正确的提示、指引。 6.11会议结束前，相关负责人到指定餐厅落实用餐相关事宜（酒水、台签、座次、菜品等）；会议结束后，工作人员在
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门口引领参会人员到指定位置合影留念（提前与摄影师沟通、确认合影留念的拍照位置及座次安排事宜）；如需要，安排工作人员为参会人员看管随身携带的贵重物品；合影留念后，引领参会人员到指定餐厅用餐。
6.13用餐期间，应有工作人员专门负责解决突发状况。 6.14当日有需要送机的参会人员，安排好送机工作。公司领导及工作人员需送参会人员上车或送至机场／车站。 7 会议结束后的相关工作
7.1相关负责人安排好次日送机工作。对仍在店的参会人员应安排好住宿、用餐等事宜。 7.2确认退房和在店房间信息。
7.3收集、整理参会人员留下的联系方式，以便将制作好的影像资料等寄予参会人员。
7.4与酒店的结账工作。酒店提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，安排专人与酒店相关负责人进行对账并结算。
7.5收拾、整理公司在酒店的所有材料及其他会议物品并运送回公司。
7.6会务组的工作人员在会议结束后，组织讨论、总结，不断完善会议服务流程及服务质量。
8 会议费用开支预算（发生费用须在会议结束后一周内报销） 8.1行政部费用开支预算
8.1.1会议服务手册封面的打印；
8.1.2签到簿、签到笔、笔、墨、纸、砚； 8.1.3水果、酒水、特色产品； 8.1.4酒店房间、会议室、用餐费用；
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8.1.5车辆的租用；
8.1.6车辆所需油费及到基地参观的过路费（过路费由第一辆车统一缴付）；
8.1.7急救箱需备的日常药品； 8.1.8纪念品；
8.1.9会务组工作人员用餐费； 8.1.10临时性开支。 8.2品牌部费用开支预算
8.2.1宣传资料（折页、展板等）； 8.2.2照相、摄影； 8.2.3录音设备／速记员。 9 本制度解释权归公司行政中心。
行政中心
实施日期：二O一O年十二月十一日
起草人：于玲玲 审核人：田磊 审批人：张彬
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