信息化建设中问题之对策

信息化建设中系列问题之对策

李济忠 王鲁 张全 韩煜 中山大学附属第五医院

摘 要：信息化建设是一项复杂的工程，在系统建设过程中需充分掌控技术细节、部门沟通、人员调配等多方面因素，并在系统招标、调研、培训考核到正式上线的各个阶段步步为营，统筹安排，以打造一个适应医院实际情况及未来发展需要的信息系统。 关键字：医院;信息化建设;信息系统； 中图分类号：R197.323 文献标识码：A

我院信息化建设项目和信息化改造项目，基本上是对医院在用的信息系统进行更换并扩展，搭建以电子病历为核心的信息系统建设构架。基于信息化的实际情况和需求，我院系统建设的内容主要包括HIS更换，新建、PACS、EMR、PACS、HERP和HIP系统，是一套以电子病历为核心，即以患者为中心的信息系统。

适合医院长期发展的招标要求，如以财务记账为中心、以记录医疗内容为中心或以患者为中心的系统建设，切忌盲目照搬以致落后或过度超前的信息化建设的不良后果。 1.2 搭建硬件环境

软件以硬件为载体，信息系统的成功实施要求对医院缺少的或部分落后的信息类硬件设备进行更新，主要包括网络交换机、网络存储、电脑、打印机、条码枪、扫描仪及相关耗材等，在对医院的现有情况和需求进行总体评估后，预留一定数量的设备用于紧急情况，提前进行招标采购，确保项目主线任务的顺利、有序地开展。

重要硬件设备（服务器等大型设备）的招标列入系统建设招标项目中统一采购，但一些实际情况变动性较大的应额外采购（电脑、打印机等），便于灵活调整和控制。

从规划开始我们即着手打造适合医院未来发展的网络基础架构。包括对网络进行整改，核心设

一、 招标前筹备工作

对于有全面进行信息系统改造计划的医院而言，为保证各项工作顺利开展，系统上线前期需进行大量的筹备工作，主要包括信息化建设的招标要求、硬件环境搭建、实施方案、人力资源分工等。 1.1 细化招标要求

系统承接公司以招标文件为依据对系统各功能进行定向开发，招标文件的制定将直接影响系统建设的最终成果，在条件允许的情况下，应尽可能参考同类型、同档次医院的成功案例，结合医院实际情况及未来规划进行详细分析，明确真正意义上

备的更换、网络接入方式的调整等，以确保为信息传输提供强力保障，其中，需特别针对PACS的数据流量进行评估，并配备合适的网络设备。 1.3 确定实施方案

明确信息化建设的根本目的和思路，主要分为院内实施方案和软件公司的总体方案。为达到项目建设预期，医院内信息主管部门对科室内部的人员配置、责任归属、与承接公司工程师和医院内部科室的沟通机制、时间计划、项目进度控制方式、需求问题处理及突发状况应急预案等各方面做好统筹安排；结合卫生部最新要求、医院实际情况、招标要求、软件公司的实施案例及院内既定方案等，要求软件公司给出详细明确的实施方案，经双方评估确认后执行，项目运作期间，双方预案可根据需要进行细节性调整。 1.4 健全管理机制

医院领导带头成立信息化建设管理委员会，包括各学科负责人，下设工作小组，由信息主管部门具体负责；定期召开专题会议，传达会议精神和讨论工作进度；与临床科室保持良好沟通，确保按计划进行系统开发。 1.5 医技系统的配套升级

新旧系统切换的另一问题是现有信息化接口模式的交替，即对PACS、LIS、检验系统等各医技系统重新进行接口改造，或根据需要更换无法满足需求的医技系统。

更换或更新医技系统前，责任部门应妥善模拟业务运作场景，制定接口规范，统一接口标准（我院统一采用数据集成平台进行数据中转服务）；费用方面，因涉及系统众多，应参考各系统以往升级

费用及目前市场价格，以便将费用控制在合理水平。

二、 调研期间重要问题

软件需求调研是医院根据实际情况和未来发展计划向软件公司提出针对性、细节化要求的过程，是整个信息化建设项目中的重要环节，一般而言，调研时间越长、细化程度越高意味着系统的匹配性越好、实用价值越强，但由于我院旧信息系统本身功能的落后致数据的低可用性及软件公司对项目的进度有一定要求等原因，需将该环节的时间消耗控制在相对合理水平。我院在调研期间遇到的具有代表性问题汇总如下。 2.1 新旧系统对比和联系

我院两个系统相比，业务流程大体相同，但旧系统开发时间早，架构规划思路不清晰，已无法满足医院发展的需要，硬件设备也无法承受医院日益增长的业务带来的负荷，而新系统无论从软硬件基础、架构还是技术等多方面均具有不可比拟的优点。尽管新系统优势众多，但仍需重点关注以下问题：是否存在旧系统覆盖的某些功能，而新系统不具备的；是否存在HERP系统与HIS需进行交互和整合内容的遗漏；住院电子病历系统方面，因之前未使用过，各科室人员会否因操作不习惯等原因产生不适；PACS基本属于产品化系统，但应注意细节调整；集成平台更多的是在项目组内部通过技术层面解决。总体上看，工作中仍需充分了解各功能的细节问题，提供方案的解决依据，以尽可能确保系统的平稳上线。

2.2 新旧系统数据对接

医疗数据记录医院历年产生的医疗行为、经济情况及各类分析数据，在科研、数据分析及以后作为大数据基础等领域有极大价值，由于新旧系统往往不是由同一家运营公司负责，所以对旧数据是否沿用的问题应有明确规划。

除非出现旧系统运营公司无法提供技术支持等问题，在可承受范围内应尽可能确保历史数据在新系统中正常使用。 2.3 院内科室间沟通

新旧系统操作界面、操作习惯及操作风格等的差异将直接给一线使用人员带来不便，特别在软件运行初期，在各项功能无法保证绝对完全满足使用部门的要求时（在很大程度上部分功能存在一个逐步优化的过程），各科室可能对系统提出质疑或不满，为有效降低此类问题的负面影响，建议从以下几个方面考虑：细化调研阶段的需求，对调研记录进行双方确认并留底存档；上线前系统功能的多级测试、演示及培训，挑选部分具有代表性的科室作为系统试运行点；保持与科室负责人的良好沟通，获得医院管理层的支持。

面对各科室提出的各项需求，建议处理方式：如科室有充分的理由，项目工作小组应慎重考虑；如观点是主观的、片面的，项目工作小组需利用成熟的经验，引导科室制定适合实际情况的解决方案；如问题影响较小且复杂的，可在系统主体架构完成后返回处理，此时从更高的视角看待问题，所产生的观点将更具可信性。 2.4 流程优化的客观存在性

新的系统往往是经过其他医院正式运营的、具

有充分可行性的系统，能确切保证医院各项业务的正常运作，但对于一个单位而言，因系统不同，所带来部分细节甚至主业务流程必然会有差异，这种情况需要信息化建设工作小组和领导小组认真思考，大胆假设，考虑基于本院实际情况下进行流程优化的可行性，或直接以优化流程为目的进行针对性考察和调研，完善系统，提高整体工作效率。 2.5 系统各模块上线顺序

HIS系统主要分为住院、门诊和医技三大模块，我院医技部分因其有独立系统已在线使用。由于部分住院患者有医保身份，新旧系统对患者的入出院操作及开立的相关证明将直接影响医保报销，门诊病人则相对简单，医院需根据实际情况考虑新旧系统并行一段时间以处理该类问题还是整体同步更换。

2.6 质量控制系统的范围定义

质控部门对系统功能的要求高，可能产生超出目前医院信息化能力范围的要求。传统意义上的医院质量控制是对临床医疗质量（包括医技）、病案管理、病历书写等与医院主要业务相关的控制；广义上的质量控制则是全院各个方面的内容，除开医疗业务外，也涉及消防、车位管理、科室责任分工、工作效率等行政后勤类领域。预防或处理此类问题应结合医院实际信息化水平，辅以适当的宣介，以确定适合医院的质控框架。 2.7 各类标准的统一

为提高工作效率，降低重复工作量，需在调研期间与各部门协商同意标准的制定，比如PACS中的DICOM和HL7标准；卫生部发布的最新临床路径的各项要求，包括三甲医院的路径数量等要求；

以数据集成平台为中心的系统接口及数据交换，需综合各家系统厂商技术条件和意见，模拟业务场景，统一制定。 2.8 需求问题的处理方式

在整个调研期间，工作小组需将各科室的需求反馈明确记录、统计数量并归类，比如报表开发、界面优化、功能调整等，按轻重缓急、责任分工到位的原则进行处理，并定期汇报问题解决进度，首要保证医疗业务主流程的顺畅，延后处理影响范围较小或者不重要的问题，注意与科室的沟通工作，避免造成临床使用科室的抵触。 2.9各类制约因素的干扰

随着信息化建设的推进，将会出现各类制约项目进度的情况，医院内部可能涉及财务付款、流程审批、各配合科室因重视程度导致执行力不一等，医院外部主要在软件公司部分，比如软件公司与各合作公司的合同付款、公司层面的情况确认、核心开发部门的正式回复等，以上问题均可能延误项目进度，工作小组需尽可能将各类不可控因素转化为可控因素，通过提前制定工作计划、保持与院领导层面的沟通、开通相关流程的绿色通道及要求监理公司的正式发函说明情况等加以控制。 2.10 医保问题的处理

医保的开发工作较大，在整个开发工作中占重要比例。以我院为例，从区域上来说，除了珠海本地医保外，还涉及中山、广州、深圳等周边区域医保及刚刚签署的黑龙江齐齐哈尔和广东省要求的省医保平台的开发工作；从形式上来说，各地医保政策是一个长期的、不断优化的过程，特别是其中需要进行程序开发的政策变动；从时间上说，医保

政策下发后往往要求医院短期内即可支持联网结算及报销；从实际出发，信息系统的切换需要了解当地涉及的所有医保的最新政策并作出相应调整，而软件公司携带的软件版本虽然在主医疗流程上大同小异，但是显然并不具备覆盖各个地区独特的医保政策，加上我院对于医保费用控制及相关报表有全面优化的要求，此类重新开发的工作对医院信息系统是一个不小的挑战。考虑到以上因素，工作小组应将医保问题列为重要问题，并在软件公司内指定专人负责（主要由于熟悉医保政策需要一个过程，频繁的人员更换将极大降低该项功能的开发效率）。

2.11需求规格说明书的制定

需求规格说明书是系统在调研后至上线前对各模块功能的客观说明及相关业务场景的展示，以招标文件为依据，是该阶段的最终成果物，也是医院、承接公司及监理公司工作的评判依据，理论上讲，因系统功能需求可能始终处于不断变化的过程，为避免此类文件的不断修改，上线前应完成所有模块需求规格说明书的书写及部门领导签字确认，如后续需求变更，可通过额外表单统一记录。

涉及到系统设计思路的需求，应能体现界面友好、流程通畅、逻辑清晰的总体原则，在借鉴同类型其他医院的案例时做到“共性问题少思考，非共性问题多思考”的处理方式。 2.12 药品定价类重点专题

以药品定价为例，某些药品因定价除以包装数量所得单价存在小数点后无限循环的情况，在将价格按四舍五入的方式处理后可能造成单价与数量的乘积大于既定价格的现象，违背国家卫生部相关

法律法规，为避免高额罚款等负面影响，建议医院承担部分损失，将单价换算方式改为“四舍五舍” ，并在药品物流渠道方面（即从供货商、药库、药房、二级库等各个流通环节）严格控制。对逐步推进的药品零加成改革，依旧可以借鉴此类问题的处理方式。

2.13 培训考核机制

通过按系统模块、业务性质、分批次对全院各岗位员工进行系统功能的使用培训，并进行统一考核（笔试和实际操作），通过考核后授予相应使用权限，否则需补考通过为止。注意培训考核时间的选定，如培训考核后长时间不安排系统上线，会降低操作人员的熟悉程度，从而失去培训的意义。

三、 上线期间注意事项

系统上线前后，需发动各科室重视并配合信息部门开展的各项工作，特别在系统切换的第一天，造成排队拥堵等各种影响的可能行极高，各部门负责人需在部门内部做好沟通，促使实际使用人员尽快掌握系统操作。 3.1重点关注区域

系统切换的重点区域主要在门诊部分，关注人员比较容易扎堆的地方，比如挂号处、收费处、医生办公室和药房，实际使用人员在首次使用时可能由于操作习惯、熟练性等问题而极大降低工作效率，极易给就医秩序带来负面影响。建议通过指定医院信息科和软件公司的专员在以上区域定点，按区域或部门明确责任归属，实时跟进处理（系统上线时，软件公司一般会抽调一批专业人员支持现场工作）。

门诊HIS上线方面需做好与财务科、药学部、门诊部等重要科室的沟通，促使相关科室提前思考、提前协调，尽可能避免较大问题的产生；充分利用软件公司的实施经验和人力资源，将上线影响降至最低。 3.2 宣传工作

为加深全院各部门对系统上线工作的理解与支持，项目建设工作小组可通过医院例会、内部网站、短信及宣传手册（简要操作指引和疑难点解析等）方式在医院内部公布。 3.3 应急预案

软件方面，指定开发人员处理上报的难以解决的问题，该类人员需熟悉系统并有较强的开发能力，以便在尽可能短的时间内解决故障；硬件方面，指定人员在全院范围按区域负责，该类人员可相对较少，必要时使用备用设备替换，为现场工作环境提供必要保障。

假设系统出现重大失误且短期内无法解决的，可考虑恢复运行旧系统，直至故障解决后再安排新系统的二次上线（这种情况在我院没有出现）。 3.4 持续维护工作

上线半个月到1个月，系统基本运行稳定，期间需注意问题的收集、汇总、分类等，建立问题持续处理及处理进度汇报机制。

四、 总结

信息化建设是一项极具挑战性的工作，涉及到提前规划、调研、组织等诸多复杂性问题，它与国家政策、医疗流程、社会需求等密切相关，同时信息化的建设又需要领导支持、多科室协作、一线使

用人员配合等一系列问题。如何在信息化建设及至上线使用中避免太多的冲击和震荡，尽可能地满足医疗业务和今后发展的需要，是我们讨论信息化建设的一个永恒的主题。

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