键升公司岗位操作指引 说部门： 人力资源部 岗位： 人事文员 明 1.表格内各框选条数根据项目实际情况而定。 2.日工作内部门主管/经理须早午各对项目巡视一次。明确要求及标准 3.周/月/专项工作为定期工作。如培训、会议、报计划、报申购 一、共性要求 1.熟悉EHR系统 办公配置 ■ 短号配置 ■ 电脑配置 ■ 内部邮箱 ■ 外部邮箱 ■ 内部电话 ■ 外部电话 ■ 计算器 ■ 文件架 □ 专用手机 □ 专用号码 ■ 通讯录 应知应会 2.熟悉本岗位工作范围/职责/要求 3.熟记常用电话号码 工作场所 二、作业流程及要求 周期 主要工作 工作内容（参考模块，操作指引及表格等详细说明） 一、入职人员、报到人员的安排、资料审核、录入及培训： 1、填写《入厂登记表》 1.1《入厂登记表》的审核 1.2需审核应聘者年龄是否满18周岁 1.3身份证是否是本人的，识别身份证真假 2到指定医院体检 2.1体检项目：血常规、胸透 2.2审核体检是否合适 3、告知入职人员带身份证原件、身份证复印件2份、一寸近照3张 4、人员的培训 4.1《企业文化》、《公司规章制度》、《ISO》及《环保知识》的培训 4.2培训后试卷的批改，是否高于60分，如低于60分将重新培训 5、制作厂牌及安排宿舍 5.1入EHR系统：上传身份证照片、部门与岗位分配、班制设置、宿舍安排、联系方式及学历的录入 5.2 IC卡发放或指纹的录入 5.3 EHR系统的《排班管理》里设置该员工的班制 5.4手写厂牌：试用期内厂牌为红色，试用期后厂牌为蓝色，同时特殊岗位需发上岗证 6、填写《试工单》带入职人员到各部门 6.1填写《试工单》并领取工鞋，人资部将应聘人员带到相关部门上班 6.2《试工单》于一周后由部门主管审核该员工是否试用合格，然后将《试工单》交回给人资部，如试用合格，人资部将发放员工实习大纲，《实习大纲》于3个月内交回人资部同时将试用期后《薪资调整申请表》一起交。 二、请假卡、补签卡录入： 1、请假卡 1.1所有请假人员需提前写《请假卡》 1.2、请假需到文控中心领取《请假卡》，写请假时间，由部门主管签字交由部门文员入EHR系统的《请假申请》，经部门主管系统审批后到人资部审核 2、补签卡 2.1补签卡需在3个工作日内补办手续，过期将不予以办理，视为旷工 2.2需到人资部领取《补签卡申请单》，写清楚补卡时间及补卡原因，由部门主管签字交由部门文员入EHR系统的《签卡申请》，经部门主管系统审批后到人资部审核 三、考勤明细查询、错误更改 1、考勤明细查询 1.1在EHR系统的《每日考勤结果》里选指定年份、月份再输入查询人员工号 1.2在EHR系统的《每日考勤结果》里选指定年份、月份再输入查询部门名称 2、错误查询 2.1如个人有考勤错误，部门需三日内在EHR系统里提供《调休更改申请》、《排班更改申请》、《请假卡》或《补签卡》资料，经人资部审核批准后予以生效 特殊要求及标准 四楼办公室 入职安排 需年满18周岁 体检需合格 培训需合格 日 请假卡 补签卡 请假卡需提前写 补签卡需3个工作日内补办 考勤明细 处罚单、异 常明细及通告 四、处罚单、异常明细表的统计、系统记录及通告的发布 1、处罚单申请人在EHR系统《惩罚申请》里申请，由部门主管审核，交人资部经理审核，由人资部发通告 2、打卡异常在EHR系统《签卡申请》里录入并注明签卡原因，然后在EXCEＬ表格里记录 3、处罚单一律参照《员工手册》或参照之前通知 4、通告打印后需盖人力资源部公章给保安人员张贴公告栏 5、入EHR系统的《公告管理》后再发布 五、入职、离职人员的入、退保 1、入职人员待《试工单》交回人资部决定试用后第二天将买社保（工伤、医疗） 1.1在社保系统里输入社保账号及密码，再输入参保人员身份证号码，选择买社保的工种，保存后再提交 2、离职人员办理离职手续后立即退保 2.1买工伤、医疗保险的可直接退 2.2买工伤、医疗、失业、养老保险的，需先退后买（社保先后顺序按入职先后顺序买） 一、周二智通提供招聘资料 1、在EXCEL表格里先制订最新招聘资料 2、岗位确定OK后以邮件形式发给智通负责人李琳萍小姐 二、网络招聘 1、网络招聘有两家公司，分别为：智通和卓博 2、进入网页，选择企业会员，输入用户名及密码， 2.1更新招聘资料 2.2职位简历的搜索 2.2.1首先看简历是否符合我司招聘条件，如有符合的，先打电话进行初试，初试合格后再通知其进行复试 2.2.2待复试人员到达公司后，通知其部门主管面试 2.2.3如通知复试者在指定时间未到者，再打电话确定因什么原因不能到公司复试 二、周三上午现场招聘、下午面试安排 1、周三上午8：30左右到智通人才市场现场招聘，主要对应聘人员的初试工作，如初试合格，给应聘人员出示复试通知单，通知单需明确复试具体时间及告知复试人员坐车路线 2、复试人员持复试单到保安室，由保安通知人资部，人资部安排复试人员到四楼前台等候，同时人资部通知各部门主管进行复试 一、1号前统计上月入职、离职人员明细提供给财务 1、入职人员明细 1.1在EHR系统的《人事管理》里导出月初到月底入职人员的明细，以EXCEL表格形式 2、离职人员明细 2.1在EHR系统的《离职管理》里导出月初到月底离职人员的明细，以EXCEL表格形式 3、1日前以电子邮件方式发给财务部记账员 二、5号日前打印水电表给电工安排上月水电使用情况 1、打印宿舍水电表给电工 三、5号前计算全公司人员上月上班考勤时间 1、在《EHR系统》先考勤每月汇总，再从每月考勤汇总里导出各部门考勤汇总表， 2、打印后通知各部门文员领取考勤汇总表 四、10号前统计工衣工鞋、水电、奖罚、电话补助、其它扣款等资料 1、工衣工鞋 1.1每月5日左右到四楼文具仓把上月领工衣工鞋明细录入EXCEL表格里 2、水电 2.1在《EHR系统》宿舍管理的宿舍费用里先导入宿舍每月费用，再宿舍费用结算，然后在员工宿舍费用里导出EXCEL表格形式《宿舍用电超支扣款表》 3、奖罚 3.1在《EHR系统》的处罚管理里选定惩罚日期再导出EXCEL表格形式 4、电话补助 5、其它扣款 5.1补签卡 社保 入、退保应及时 招聘资料 招聘信息应明确 周 现场招聘 入、离职人员明细 水电表 月 考勤汇总 考勤汇总准确性 月报表 社保资料 五、10号前网上打印上月报表上交社保局 每月1日前打印上月入、退保人员名单并盖公章交社保局三楼 六、15号前做好部门绩效考核分析表、工作评核得分汇总表 1、12日前收集各部门的绩效分析表 2、管理人员工作评核汇总表 3、做各部門績效成績平均達成狀況分析 4、績效分數等級分布圖 5、绩效考核分析表 6、扣分项目分析表 七、15号前提供上月考勤汇总、上月自离人员名单、上月请假超15天延发工资人员名单至财务 1、考勤汇总表提供纸档（需部门主管签字）及电子档给财务阿广 2、自离人员名单需提供纸档给人资部经理签字交财务部阿广，防止工资的错误发放 3、各部门主管需在14日前提供本月25日发工资请假超15天人员名单给人资部，人资部再交给财务阿广 绩效表 月报表 八、30号前将办银行卡人员身份证复印件整理提供给财务 1、先在《EHR系统》的人事资料里导出本月月初至月底的入职人员名单按各部门排序打印一份，办银行卡资料 另再发电子档给财务阿广 2、再将身份证按名单顺序整理好交给财务 九、30号前导入次月各部门排班、轮休表 1、总务组需打印月排班表和轮休表总务组长，待写好后再入EHR系统 排班、轮休表 2、各部门需在30日前在《EHR系统》里申请月排班表和轮休表 3、人资部审核后在《EHR系统》进行排班导入及调班导入 三、工作规律及习性总结 单位/客户/部门 主要规律及习惯 一、每月10日前提交上月入、退月报表 1、每月月底需将当月新进人员和离职人员的社保买进或退出 2、次月10日前提交上月入、退月报表给社保局。 二、每年10—12月年度审核 1、年审需填写年度社会保险年度检验表 2、需带社会保险登记证到社保局办理年审 一、不定期买劳动合同 1、新员工入职一个月后需签订劳动合同 二、每年4月1日-5月31日劳动年审 1、年审需带的资料 1.1《劳动保障年审手册》 1.2《劳动年审登记证》的正、副本或《劳动年审合格证》的正副本 1.3A4纸的营业执照复印件 1.4收费处的《塘厦镇收费处单位、企业缴费记录登记卡》复印件一份 2、年审需在网上填写资料 一、需制订年度培训计划 1、每月安排指定人员培训 2、培训之后需现场考试，经批改后如未合格需重新培训 二、客户稽核 1、需提供各部门培训记录 社保局 配合之单位习性 劳动局 客户 各部门 一、人员招聘 1、需各部门在系统填写用工申请，经人资部经理和李特助审批后，人资部张贴招聘信息，或在网上新增招聘资料， 1、每月月底前将社保月报表打印出来并盖公章 2、每年9月30日前将社保年审资料准备好 经验技巧 3、每年4月1日前将劳动年审资料备好并在网上填好具体年审资料 4、每月最后一天将水电表打印给电工 5、培训计划需在指定的时候提前做好 四、职位关系人员 顺序 关系人 员信息 曾任职人员 现在去向 手机 QQ 1 2
