OA系统管理办法修订

陕西鼎泰科技发展有限责任公司

SHAANXI DEVTEK TECHNOLOGIES DEVELOPMENT CO.,LTD

行政管理制度

OA系统管理办法

编制： 审核： 批准： 年 月 日 年 月 日 年 月 日 陕西鼎泰科技 2011-00-00批准 2011-00-00实施

陕西鼎泰科技发展有限责任公司 文件编号 修订日期 执行日期 2011-4-7 2011-0-0 版 本 修 订 审 核 2.0 晁珊珊 OA系统管理办法

陕西鼎泰科技发展有限责任公司

OA系统管理办法

1、目的

OA系统是公司内部交流与事务管理的工作平台，为明确OA系统在制度发布、新闻公告、计划管理、事务审批等方面的作用，规范相关角色的职责权限，提高工作效率和工作质量，特制定本办法。

2、制度发布、新闻发布管理

OA系统是公司制度公布的平台，按《文件控制程序》进行公文起草、发布、借阅等流程管理，取代纸质记录（如文件的收发登记等）；公司所有正式通告、红头文件由专人负责发布，在新增（修订）制度文件发布时应当在新闻公告中同时发布信息，并对所发布的公文进行归档管理，确保发布文件的适时性、准确性。

管理体系文件（含质量管理体系、人力、行政、市场、销售制度）由综合管理部指定专人负责，通过公司文件审批的文档按目录类型进行发布，并进行版本控制与管理。 3、计划管理

根据年度计划-月度计划-周计划的关联关系以及计划制定的基本原则，均可在OA系统中“我的办公桌”、“工作流”模块中实现以下操作：

3.1 各部门经理应落实本部门工作目标分解，每位员工应制定分解至每周的工作计划，通过OA系统使各人工作计划目标一目了然；

3.2 对于跨部门的工作，可通过“工作流程”进行等；各接收任务者应4小时内给予回馈，启动此类工作流的创建者可以“抄送”综合管理部计划跟踪人员，以协助进行工作任务的监测。

4、知识文档管理

OA系统中有“知识管理”、“交流园地”、“个人文件柜”等模块：

4.1 “知识管理”、“交流园地”、“个人文件柜”中个人文章发布时应注意遵守以下规则： 4.1.1 不得违反国家法律法规规定，发布、色情或其他国家禁止传播的信息，不得诋毁 公司和同事，否则予以除名处理并追究相关责任；

4.1.2 鼓励原创、自己的心得、体会、工作日志、感想等均可；

陕西鼎泰科技发展有限责任公司 文件编号 修订日期 执行日期 2011-4-7 2011-0-0 版 本 修 订 审 核 2.0 晁珊珊 OA系统管理办法 4.1.3 鼓励技术类文章（含转载别人的技术论文及心得体会等）； 4.1.4 不要转贴与工作无关的文章，例如小说。

4.2 各级文档管理员、文档类型管理员、论坛管理员应遵循以下原则：

4.2.1 及时性：及时处理待归类文档；（对于待发布的文档处理应在3个工作日内，其他文 档整理应在1个工作日内）；

4.2.2 规范性与准确性：在对文档进行审核与发布时应按照《综合档案管理办法》中的要求 对文档进行分类归档管理，以便于查询；所发布的文档应符合相关管理制度中规定的发布条 件，准确进行文档的授权操作；

4.2.3 保密性：严格按照《保密工作制度》、《综合档案管理办法》的规定管理相应范围内 的文档，并对保管期限内的文档负有第一保密责任；

4.2.4 完整性：对于超过保管期限等不适于当期发布的文档，需定期（至少每年1次）进行 处理，更改文档授权，但不得删除文档。 5、系统管理

OA系统与RTX相连存放于公司指定服务器，品质部管理员职责任务为：

5.1 做到服务器每日清毒，每周进行系统日志分析及数据备份，每年进行服务器备份数据的存储及系统硬件的全面检修，确保OA系统所存放的设备（服务器）及网络的安全、畅通工作。 5.2 系统更新：由品质部主管提交最新版本的软件，经测试部进行软件测试、由管理人员负责升级更新，升级更新时应遵循数据安全、系统稳定、不干扰用户正常使用。

5.3 系统管理员负责处理工作流不畅的设置问题、进行用户管理等工作，做到数据安全、准确，当出现系统功能、性能问题时及时协助相关部门解决。

5.4 品质部负责服务器密码管理，更新后的密码应及时通知上级负责人。 5.5 系统设置与调整： 5.5.1 初始化设置：

a) 角色及权限设置：品质部跟据综合管理部入职流程中员工岗位、角色进行OA权限设置。 b) 工作流设置：由综合管理部根据管理制度提交“工作流程”，经归口管理部门经理确认 后，由综管部进行设置。

5.6 系统缺陷反馈：通过论坛反馈的方式，对系统功能或其他使用中遇到的问题进行反馈，系统管理员、用户教育管理员应在24小时内给予回应（节假日顺延）。

陕西鼎泰科技发展有限责任公司 文件编号 修订日期 执行日期 2011-4-7 2011-0-0 版 本 修 订 审 核 2.0 晁珊珊 OA系统管理办法 6、相关职责要求

6.1 员工应熟悉自己所负责的业务内容、工作流程，熟悉与自己工作相关的制度规定，熟悉OA系统相关操作。

6.2 综合管理部根据制度规定进行授权、审核、发布等操作，并对操作负责，不滥用权限。 6.3 及时沟通、处理自己所负责的业务，不拖延贻误，基本工作流处理时间不超过4小时；每个环节停留时间不超过12小时（节假日可顺延），超过24小时仍未处理导致流程停滞的视为不及时处理。

6.4 综合管理部每日检查、监督各项流程的进度情况，及时督促停滞流程的处理。不定期对延迟处理流程责任人、处理时间进行汇总，月底根据管理简报予以处罚，处罚标准为每条滞压流程50元。

6.5员工应做好保密工作，及时更换密码，不将本人的密码随意向他人泄露，出现泄密事件时按《保密工作制度》中相关规定进行处理。

7 、本制度自颁布之日起执行，本制度解释权归综合管理部