采购系统说明

5.6 採購

屏幕格式

採購分類

1. 批次採購,是產品只要組成物料,並且在生產過程中根本沒有損耗.是按需求數量進行採購 2. 批量採購,是經常用到的物料,且在生產過程中又有損耗,又很便宜,是根據需求數量和損耗量進行採購.比如螺絲、牙節PE袋等.

3. 雜項採購,是沒有建物料編號,或採購量比較少的物料. 採購物料的規劃

1. 在此項目作業中進行操作,先進行採購人員代號設定.

2. 後進入採購中的採購期初設定作業,把所屬採購人員採購的物料進行規劃、物料的採購單位、採購方式等有關採購的資料進行設定.

操作流程說明

 下採購單操作流程

1. 進入批號物料需求分析作業中根據客戶訂單或根據生產計劃列印需求表.

2. 根據需求表上的物料找廠商和單價.可進入廠商單價設定作業中以需求表上的物料編

號來查找廠商和單價.如果沒有此物料對應的廠商和單價,就進入往來廠商基本資料設定把此廠商設定進去,進入廠商單價設定作業中把經過確認人員確認的單價設定進去.並交確認人員確認.

3. 根據需求表上的生產總需求、庫存數量、採購未入,作出本批的需要採購數量. 4. 進入批次(直接)採購處理作業中下採購單.並列印訂單.

5. 下完採購單後,如果有變更,就進入採購訂單變更通知進行變更作業.  超交物料作業流程

1. 根據超物料查找此物料有沒有生產需要.或需求表上的超交數量. 2. 進入超交物料調拔作業進行調拔操作.  補料單作業流程

採 購 第 2 頁，共 17 頁

1. 要經過倉庫中的物料補料請購作業轉採購. 2. 進入補料物料採購作業,進行下補料採購單.

 帳款對帳作業流程

1. 經過採購資料過帳作業,把採購單的交貨和退貨資料調過來. 2. 進入應付帳款審核作業,進行貨款對帳操作.

3. 帳對完後,交給財務.財務確認後,進入系統中進行貨款復審操作.

菜單操作標題說明 一. 往來廠商基本資料

 屏幕格式

 操作說明

可以進行<新增>、<刪除>、修改>、<查詢>、<列印>作業操作.

二. 廠商單價設作業

 屏幕格式

採 購 第 3 頁，共 17 頁

 主要欄位說明

1. 廠商代號不能為空. 2. 物料編號不能等略. 3. 幣別不能為空. 4. 單價不能為零.  操作說明

1. 可選擇<新增>、<查詢、修改、刪除>、<審核>等功能.若選擇<退出>將退出本作業窗

口.

2. <查詢>可是工具條圖標查詢,可是操作標題查詢.

3. 輸完資料要進行審核操作.審核時要檢查輸入的資料是否正確,才能審核通過.

5. <修改>、<刪除>要取消審核.

6. 資料列印可進行按物料編號條件列印,可選擇廠商條件列印,也可同時選擇列印.

三. 批號物料需求分析

 屏幕格式

 主要欄位說明

1. 需採購量是生產需量求減去目前庫存量減去下單未入量得出來的.為負表示呆料, 2. 超交數量是上個訂單的交貨量超過訂單數量得出來的.

3. 需求分析下面的選擇操作標題是說列印需求表是根據客戶訂單列印還是根據生產計劃列印.

 操作說明

1. 用鼠標單擊選擇操作標題.選擇列印需求表是根據客戶親單還是生產計劃.顯示出如圖 5.5.1的窗口,在欄格 中輸入製造序號.後用

鼠標單擊『Q確定』,回到 5.5.1

作業窗口,在白色欄框中會顯示出剛才輸入的製造序號. 若不列印就單擊『C放棄』退出.

2. 查看物料的需求情況,用鼠村單擊<+>把製造序號所有的物料進行展開.顯示出物料情況.再用鼠標單擊物料,讓此物料有一條紫色的光條,此時在各個標題欄格中會顯示出與

採 購 第 4 頁，共 17 頁

標題對應的數量.

3. 列印需求表,用鼠標單<列印>圖標,進行打印需求表.

四 批次採購處理作業

A. 批次採購處理作業窗口.

 屏幕格式

 主要欄位說明

1. 本作業是批次採購下訂單操作.

2. 採購單號在新增資料時是自動產生.

2. 製造序號是批號需求分析是製造序號,自動顯示. 3. 廠商編號是輸入欄格,不能為空.

4. 廠商名稱是在輸入廠商編號時回車後自動顯示.

5. 物料編號是在批號需求分析表中選擇的物料編號,自動顯示. 6. 採購數量是需用採購量.不能為零.

7. 幣別和採購單價是輸入廠商後自動顯示,若沒有顯示是在廠商單價設定作業中沒有設定, 8. 換算比例是採購期初設定作業中設定進去的資料.這里自動顯示. 9. 已交數量是倉庫對此採購單的驗收數量,自動顯示. 10.未交數量是訂單數量減去已交數量的結果,自動顯示. 12.退貨數量是倉庫對此採購單退貨量,自動顯示. B. 批號需求分析

採 購 第 5 頁，共 17 頁

 屏幕格式

 操作說明

1. 本作業是批次採購下採購單的操作.

2. 本作業可以進行<新增>、<修改>、<刪除>、<查詢>、<其它>等功能操作.

3. <其它>操作是把未交數量處理為零或恢復未交數量,單擊此圖標時顯示如圖5.5.2. 選擇『是(Y)』進行尾數處理或恢復未交數量,選擇『否(N)』是放棄.

4. <查詢>可是工具條圖查詢,可是採購單瀏覽查詢.  新增資料

1. 進入批號需求分析作業窗口.用鼠選擇根據客戶訂單或生產謀劃,顯示如圖4,4.34窗口後

輸入製造序號.確定後回到如圖3,33,3的窗口顯,然後用鼠標單擊+展示出需求物料,後 用鼠標選出要下單的物料.

2. 窗口各個標題顯示出此物料的需求明細情況.查看清楚後,用鼠單擊<新增>圖標或鼠標 雙此物料.返到批次採購處理作業操作窗口進行輸入資料.

3. 如果要清楚此物料有多少批號需求或採購訂單情況,就單鼠標右鍵,顯示出 後把鼠標移到此標題中並單擊左鍵,會顯示出如單一物料需求分析的查詢需求明細窗口.

5. 對於有下階的物料,如果訂單已採購了上一階,就不能再採購下一階的物料,若要採購,系 統會顯示出如圖5,5,3的提示.

6. 批次採購處理作業的採購數量的輸入量不能大於批號需求分析窗口的需採購量. (小於本批需求量),否則系統顯示如圖5,5.4的提示.不能大於本批需求數 量(小於需採購量), 否則顯示如圖5.5.5的提示.

圖5.5.5 圖5.5.3 圖5.5.4

 列印訂單

 屏幕格式如圖5.5.6  操作標題說明

1. 按廠商開立採購單是單擊後顯示出如圖5.5.7

2. 按單號混號開立單是單擊後顯示出如圖5.5.7

採 購 第 6 頁，共 17 頁

圖5.5.6 圖5.5.7

 如圖5.5.7欄位說明

1. 廠商代號在按廠商開立採購單時此欄是輸入欄格,在按單號混合開立採購單操作時此欄是

在白色窗口中選到採購單後自動顯示的欄格. 2. 物料名稱是在選到訂單後自動顯示.

3. 白色窗口在按廠商開立採購單時此窗口是在輸入廠商代號自動顯示出此廠商的所採購單,

在按單號混合開立採購單時此窗口是在前一步操作中輸入採購單的範圍時自動顯示. 4. 窗口右邊的三個標題是操作按鈕,單擊其中就進行不同的操作. 5. 備注是列印採購單的附加說明欄格.  資料處理

1. 本作業是為在列印採購單選擇按規定進行列印採購單.

2. 如果白色窗口中混有不要列印的資料,就用鼠標單擊此採購資料,再移動鼠標單擊『移除』

按鈕把此資料除掉.,資料處理完畢就用鼠標單擊『結果』按鈕執行列印資料操作.把採購單列印出來

3. 如果不執行採購單列印,就用鼠標單擊『放棄』放棄,退出操作.

1. 物料採購單明細列印是根據輸入的條件列印採購單的明細資料.若顯示單價會把在此條件的採購單的金額統計出來.

2. 物料採購簡要明細列印是根據條件列印採購單的數量或未交數量的資料.

 修改資料

要修改資料只能是屬於批次採購的物料才能進行,否系統會顯示出提示窗口.並且物料編號

和採購數量不能修改.要修改其只能返到採購訂單變更通知作業中進行操作.

五. 直按採購處理作業

屏幕格式與批次採購處理作業中除了沒有批號需求分析操作情況外,其餘格式一樣,其的操作

直接可以新增採購單,採購數量也沒有且可直接修改.物料編號也可修改.但單價不能修改. 六. 採購訂單變更通知

採 購 第 7 頁，共 17 頁

 屏幕格式

 操作說明

1. 本作業是處理採購訂單變更通知操作.

2. 可以進行<新增>、<修改、刪除>、<審核>、<列印>等功能操作. 3. 修改或刪除要取消審核才能進行.

4. 已有進退貨的訂單不能變更,若變更,輸入採購單號時系統會顯示出提示窗口.

七. 雜項採購處理作業

 屏幕格式

採 購 第 8 頁，共 17 頁

 操作說明

1. 本作業是提供沒有物料編號或採購數量很少的採購單位操作. 2. 可以進行<新增>、<修改、刪除>、<審核>、<列印>等功能操作. 3. 經過審核的資料才能在月結中對帳. 八. 廠商折讓扣款作業  屏幕格式

 操作說明

1. 本作業是對廠商進行扣款操作.

2. 可進行<新增>、<修改>、<刪除>、<列印>等功能操作. 3. 扣款日期是月結內的日期,且不能為空.

4. 扣款原因不能為空. 5. 月結在對帳中自動結算.

九. 採購資料過帳處理.

A. 過帳作業  屏幕格式

採 購 第 9 頁，共 17 頁

 主要欄格說明

1. 進貨資料、退貨燃料和採購訂單前面的欄格是選擇操作欄格.用鼠單擊會變為 表示程序執行此標題操作.

3. 過帳日期是月結日期的輸入欄格.

4. 程序已執行下面的欄格是程序執行的進度,執行時灰色會變為藍色.全部變為藍色表示程序已執行完.  操作說明

1. 本作業是把採購當月的進貨和退貨及採購訂單的資料進行月結,為採購在月結對帳中提供應付帳款結算作業.

2. 進入本操作要啟動超級用戶,並暫停採購和倉庫的項目作業.

3. 用鼠標選擇進貨資料、退貨資料或採購訂單,後輸入月結日期,再用鼠標單擊『確定(Y)』讓程序執行.若不要執行就擊『否(N)』. 4. 程序執行完後,採購單在倉庫此月的進退貨資料全部移到本作業.作為歷史資料.

5. 若選擇採購訂單資料過帳,那此月的採購訂單不能再進行進退貨操作且採購訂單不能修改和變更.

B. 進(退)貨詳細資料

 屏幕格式

 操作說明

1. 本作業是提供歷史資料查詢和在應付帳款審核作業中 發現資料有錯誤而要修改的操作.

2. 要在本作業中修改或刪除資料必在應付帳款審核作業中把要 5.5.8

修改的資料『初審通過』變為『保留』並<審核>確認,然後在本作業中的進貨(退貨) 資料瀏覽查詢窗口中查出並回到本作業窗口把此資料取消<審核>.否則系統顯示出提 示如圖5.5.8

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3. 如果取消審核時顯示如圖5.5.9的提示,必返到倉庫的超交物料判定繳庫作業中把此資料取消審核及品管判定修改為 「I.待決」,然後回到本作業把此資料取消審核. 4. 修改中本次單價不能高於訂單單價,否則系統 會顯示出提示.若本次單價高於訂單單價,必返 回到前面與單價有相關的作業中進行操作.然 後在本作業中進行修改.

5. 修改完畢後必<審核>通過,以便應付帳款審核 圖5.5.9 作業中作業.

九. 應付帳款審核作業

A. 進(退)貨資料初審  屏幕格式

 主要欄位說明

1. 結帳日期是月結日期輸入欄格.

2. 金額總計下的粉紅色欄格是進貨(退貨)同一種幣別的總計顯示欄格. 3. 『初審核通過』是一個可改變按鈕,用鼠標單擊會變為『保留』. 4. 付款月份是資料<審核>自動顯示,也就是月結月份.  操作說明

1. 本作業是採購月結結帳操作窗口

2. 可以進行<審核>、<列印>、<其它>等功能操作.

3. 要修改有錯誤的『初審通過』資料,必讓其變為『保留』,並<審核>通過.然後返到採購資料過帳作業中進行修改操作.修改完後,再返到此作業窗口把此資料的『保留』變為『初審通過』,然後單擊<審核>圖標確定.

4. 如果是要保留貨款到下月才月結,就單擊『初審通過』讓其變為『保留』,就可以到下個月月結.

5. 『保留』資料列印出來是保留貨款.『初審通過』資料列印出是應付貨款.

6. 如果付款月份沒有日期,就說明資料沒有<審核>,<列印>出來的資料是保留貨款. 7. <其它>操作是對交貨資料已付款,月結時不能再對帳的付款或取消付款操作.

採 購 第 11 頁，共 17 頁

 審核處理

1. 在廠商編號欄格中輸入編號並回,在結帳日期中輸入要結帳的日期.在表格中會自動顯示出此廠商在此月初到結帳日期的交物料資料.

2. 表格中顯示出資料後,用屏幕右邊的瀏覽卷標或用工具條的 操作圖標. 檢查表格中的資料是否正確.

3. 如果資料不正確或不要結帳,就用鼠標單擊『初審通過』,讓其變為『保留』. 4. 資料檢查完後.就用鼠標單擊工具條的<審核>圖標,把結帳的資料審核通過.  付款處理

1. 查出資料,用鼠標單擊<其它>按鈕,顯示出如圖5.5.10 若選擇『是(Y)』,就執行付款操作.此時此資料變為紅色 若選擇『否(N)』,就取消付款操作.

2. 付款操作完,就用鼠單擊<審核>,進行確認.審核通過的資 料以後再調不出來了並且在列印對帳單時不列印此資料.

3. 如果此資料沒付款切不能進行此操作.

 列印資料

進入列印窗口中,窗口有如下的操作標題:

1. 按廠商列印對帳單是列印月結中的廠商應付(保留)貨款的對帳表資料如圖5.5.8

圖5.5.11

圖5.5.12

採 購 第 12 頁，共 17 頁

2. 列印廠商應付款統計表是按廠商的交貨日期的貨款情況分別列印出此日期內所有廠商的貨款資料並統計出來.如圖5.5.12 B. 資料復審通過  屏幕格式

 主要欄位說明

1. 復審月份是採購月結日期的輸入欄.只輸入年份和月號.

2. 廠商資料生成是操作按鈕,是在輸入年月後用鼠單擊其就能把初審通過的資料統計出來拿到此操作中來.

3. 資料復審通過是操作按鈕,是把拿過來的資料審核通過.  操作說明

1. 本作業是採購對完帳後交給財務,財務核對正確後,把此月的應付貨款資料全部復審通 過的作業操作.

3. 經過復審通過的資料在進貨(退貨)資料初審作業中不能查看和操作.只能是把『復審通過』 變為『初審通過』,並進行資料復審通過操作.才能在進貨(退貨)資料初審作業進行操作.  資料處理

進入後,在復審年月份欄格輸入年月,回車或用鼠標單『廠商資料生成』按鈕, 在表格中顯示出廠商的貨款資料後,再用鼠標單擊『資料復審通過』按鈕,表格中的資料就消失.

十. 採購期初資料設定

 屏幕格式

 主要欄位說明

1. 倉庫單位和採購單位其中有的是不相同的,倉庫單位是以生產線生產成品用量為單位.而 採購單位是以交貨或單價情況定出來的單位.

採 購 第 13 頁，共 17 頁

2. 倉庫代號是此物料交貨是進入哪個部門.

3. 制程損耗是加工前的物料要用多少的比例才能加工為加工為此物料.例如1.02即是用102的粗胚物料才能加工出此物料的100數量.設定此數量,粗胚物料的需求會按此比例增加. 4. 倉管人員是把此資料規劃為此人所管.

5. 超交比例是容許採購的交貨數量超過採購訂單的多少數量.例如:1.02即是訂單為100能超交2. 6. 替換物料是此欄格中的物料可替換此操作中的物料.

7. 採購人員是把此物料規劃為此人所採購,讓此人在下採購單作業中對此物料進行下訂單. 8. 換算比例是倉庫單位和採購單位換算出來的.

9. 採購方式是把此物料規劃為批次或批量採購.規劃為批次採購,才能在批次採購處理作業中下訂單,規劃為批量採購才能在直接採購處理作業中下訂單. 10.質量要求是品管或開發對此物料的質量要求說明.

11.建檔人建此物料的人  操作說明

1. 本作業是把物料規劃給倉管人員和採購人員.及對採購超交、加工損耗、物料單位、物料採購方式等進行一些設定的操作.

2. 可以進行<查詢>、<修改>、<審核>、<其它>等功能操作. 3. <修改>資料要取消<審核>才能進行修改操作.

4. <查詢>資料時會顯示出如圖5.5.13窗口,操作前面已介紹.

圖5.5.13

5. <審核>通過的物料才能把此作業中設定的資料調到有相關的作業.  資料處理

1. 倉庫人員不能為空,若為空此物料就調不到倉庫作業. 2. 採購人沒不能為空,若為空此物料就無人採購. 3. 採購方式不能為空,若為空此物料就無人採購.

4. 倉庫和採購單位不能為空,若倉庫和採購單位不同,要換算的物料必進行換算比例操作.否則生產會出現錯誤.

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十一. 補用物料採購作業

A. 採購單處理作業

 屏幕格式

 主要欄位說明

採購數量是補料數量,且不能修改.  操作說明

1. 本作業是提供補料物料需要轉採購的下採購單作業. 2. 可以<新增>、<修改>、<查詢>、>刪除>等功能操作. 3. 新增資料只能是在請購明細中選出資料後才能操作. B. 請購明細  屏幕格式

 主要欄位說明

1. 橙色的欄格是範圍資料查詢的輸入位置.

2. 表格中的資料是倉庫的物料補料請購作業中轉採購的補料資料.  操作說明

採 購 第 15 頁，共 17 頁

1. 本作業是提供物料補料轉採購的補料資料查詢作業操作. 2. 在範圍輸入欄格中輸入補料資料,後用鼠單擊屏幕右邊的

在表格中就顯示出在此範圍內的資料.

3. 查出要補料的資料後,用鼠標選出一條資料,再移動鼠標單擊工具條上的<新增>圖標,系統會自動返到A.採購單處理作業下採購單.或用鼠標雙擊此資料,也會返到A的作業中去.

十二. 超交物料調拔作業

 屏幕格式

 主要欄位說明

1. 行銷採購單號是要把超交資料調到此採購訂單的單號輸入欄.可是人工輸入,也可自動產生. 2. 超交驗收單號是與超交驗收資料窗口中的驗收單號一致,若選出超交驗收單時,自動顯示. 3. 調入驗收單號是把超交資料調入一個新的驗收單的單號欄格,可人工輸入,可自動產生,一般自動產生.

4. 訂單未交數量是行銷採購單的未交數量,自動顯示.

5. 調拔數量是把超交數量調到訂單的數量,且此數量不能超過訂單的未交數量.超過時系統會顯示提示. 6. 超交驗收資料下的白色窗口是在廠商編號欄格中輸入編號時,自動顯示出此廠商所有的超交資料.

7. 產生超交訂單是一操作按鈕,用鼠標單擊會自動產生採購訂單.  操作說明

1. 本作業是為採購提供超交數量進行調拔操作.

2. 可進行<新增>、<修改>、<刪除>、<查詢>、<列印>、<審核>等功能操作. 3. <刪除>和<修改>要取消<審核>才能操作.

4. 訂單未交數量不能為空,為空不能調拔,系統並顯示提示.  資料處理

1. 在進行調拔作業時,用鼠標單擊<新增>圖標,輸入廠商編號,回車後在超交驗收資料窗口中

採 購 第 16 頁，共 17 頁

會顯示出此廠商所有的超交資料.

2. 用鼠標在此白色窗口中選出要調拔的超交資料,後移動鼠標單擊行銷採購單號欄格輸入採購單號,或再移動鼠標單擊產生超交訂單按鈕,並顯 示出如圖5.5.14的提示窗口.

3. 若選擇『是(Y)』,就顯示出自動產生採購訂單的提 示窗口如圖5.5.15,『確定』後會自動顯示在行銷採

購單號欄格中.若『否(N)』,就取消自動產生訂單.

4. 用鼠標單擊調入驗收單號欄格輸入驗收單號,或回 圖5.5.14 車自動產生,或把鼠標單擊別的操作欄格也會自動 產生.

5. 在調拔數量欄格中輸入數量,此數量不能大訂單未 交數量和不能大於超交驗收單的數量及不能大於目

前庫存數量.否則系統顯示提示,調拔不了.

6. 資料處理完後,存檔並<審核>通過.調拔操作才能完成. 圖5.515 7. 最後列印調拔單.

十三. 物料呆料分析查詢

 屏幕格式

 要欄位說明

1. 開始計算是一個操作按鈕.

2. 開始計算下的三個標題是選擇顯示操作標題.

3. 表格的凈需求量是生產需求數量減去庫存數量減去採購未入數量加上安全存量.得出的結果為負時表示呆料數量.為正時表示需要採購數量.

 操作說明

1. 本作業是對於物料的呆料和需求情況進行查詢作業. 2. 資料統計完,可用鼠標單擊三個選擇顯示操作標題.  資料處理

1. 進入本作業時,用鼠標單開擊開始計算按鈕,讓資料進行統計.統計完後所有的都顯示在表格中.

2. 如果要查看顯示呆料,就用鼠標單擊選擇操作標題中的顯示呆料物料,在表格中就顯示出所有呆料的物料.

採 購 第 17 頁，共 17 頁

3. 如果要查看物料需求情況,就用鼠標單擊選擇操作標量中的顯示需求物料,在表格中就顯

示出所有需求的物料. 4. 如果要查看單一物料的情況,就用鼠標單擊工具條上的<查詢>圖標,在如圖4.24.3輸入查詢資料,此操作前面有介紹.

十四. 採購狀況統計分析

 屏幕格式

 主要欄位說明

1. 圖表生成是一個操作按鈕.

2. 縱坐標的數據表示此廠商的採購金額. 3. 橫坐標的數據表示月份  操作說明

本作業是對廠商採購的金額進行年度圖表預算,以便整體中了解採購的成本開支的作業操作.

 資料處理

用鼠標單擊廠商代號欄格並輸入廠商編號.回車後在年度欄格中輸入年份或用鼠標選

擇輸入,後移動鼠標單擊『圖表生成』按鈕,金額預算圖就顯示在窗口中.從圖中可查看出每月的訂單和交貨金額.