ISO9001-2015 QP-06合同评审和顾客沟通控制管理流程(A0版16-06)

合同評審和顾客沟通控制管理流程

文件编号：YS/QP-06受控状态：

版本A/0

生效(发布)日期

2016/06

修订编制概述记要备注首次发布

编制文件发放部门：

工程部HK来源部QA/QC部PPC生产计划部HKPPMC采购部审批仓库部维设部所有生产部HK成本部ZhongShanYongShengToysFactory文件编号受控版本生效日期

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合同评审和顾客沟通

控制管理流程

1.0目的2016年06月01日

对公司产品的每一份销售合同（包括标书及书面或口头订单）在签订前都必须进行合同评审，以充分了解和理解顾客的所有要求、与客户达成一致，评估合同之可执行性，确保本公司的生产及制造能力达到客户产品质量和依期付运的要求；确保按合同规定的要求向顾客提供满意的产品。2.0适用范围适用于所有客户对产品的咨询、报价及产品所有销售合同或订单的评审。3.0职责3.1业务部（PPMC）是合同评审的归口管理部门，组织、协调合同评审活动；3.2工程部负责对技术能力进行评审；3.3质检部负责对品质保证能力进行评审，并组织质量协议的评审；3.4来源部及PPMC负责对外购外协件采购能力及材料供应能力的评审；3.5生产部负责对交货期限、交货数量、交货能力的评审；3.6成本部负责对产品价格进行评审；3.7行政部负责对合同的法律性进行评审；3.8公司董事或其授权人批准销售合同。4.0定义———无5.0合同评审和顾客沟通控制管理工作流程序号流程块工作内容或标准各单位在接到顾客的合同或订单时，应确保所接到的合同或订单的各项要求都明确、具体，并将其记录于“合同/订单汇总一览表”中；当接到顾客以一合同、或订单接收口头（电话）陈述、进厂拜访所订购的业务时，相关单位应对顾客的要求进行记录，并将其记录于“口头订单评审表”中；必要时，需将其传真给顾客签字确认或与顾客电话确认口头订单的各项供货要求。2.1评审要求：2.1.1业务部可采用会签或会议的方式组织各相关单位进行合同评审，做好评审记录，建立合同台帐；2.1.2对口头订单或电话订单，业务部应做好记录，确定属于何种形式，并按二组织评审评审方式的要求进行评审，做好相关台帐、记录；2.1.3与以前表述不一致的合同或订单的要求已予解决；2.1.4公司有能力满足合同或订单的要求；2.1.5各单位的意见不一致或与顾客的意见不一致时，由业务部负责协调，取得一致意见后方可签订合同；2.1.6合同的修订，由业务部负责公司内外的协调，修订后的合同由原批准ZhongShanYongShengToysFactory文件编号受控版本生效日期

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2016年06月01日

人批准，业务部做好记录；对重大的合同修订，由业务部重新组织评审，必要时请顾客参加评审；业务部把修订后的有关信息及时、准确地传递给公司各有关单位；2.2评审内容：2.2.1合同规定的技术要求，顾客指定的特殊特性，质量保证要求，有关安全保障要求，型号，供货数量，交货期限，交货地点，交付方式，标识，包装要求等；2.2.2对所涉及产品的制造可行性进行研究、确认并形成文件，包括进行风险分析。2.2.3价格、付款方式及期限，违约责任，解决合同纠纷的方式，以及其他约定事项等。2.3评审单位：2.3.1业务部是合同评审的主责单位，负责组织评审，合同传递，内部和顾客沟通；2.3.2生产部负责对超生产能力计划的交货期限、交货数量的评审；2.3.3成本部负责对产品价格、付款方式及付款期限的评审；2.3.4行政部负责合同的法律性评审；2.3.5物资部负责对采购能力计划的外购外协件采购及材料供应能力的评审；2.3.6技术部对所涉及产品的制造可行性进行研究、确认并形成文件，包括进行风险分析和技术协议评审；2.3.7质量部负责对质量保证能力进行评审，并组织质量协议的评审。2.4评审方式：2.4.1订单的评审：1）已生产过产品的订单由业务部根据生产情况负责评审，订单即为评审记录；2）第一次生产的产品的订单由业务部、工程部、品质部进行评审，业务部接单后传递给工程部，工程部对制造可行性进行评审，编制开发任务书，注明评审意见，并传递开发进程给各职能部门，开发进程即为评审记录。对同意开发的，开发进程即为生产订单，不同意开发的，由业务部与顾客沟通。2.4.2合同的评审：业务部接合同草案后，采用会签或会议的形式组织各相关单位进行评审，评审记录为合同评审表。同意则由业务部下达生产订单，不同意的，由销售部与顾客进行沟通并进行退单处理。三审批公司董事或其授权人批准合同的签订。ZhongShanYongShengToysFactory文件编号受控版本生效日期

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客沟通，进行退单处理。4.1退单2016年06月01日

4.1.1当公司评审无法满足顾客要求时，董事或其授权人审批，由业务部与顾4.1.2如工程部开发期间，客户告知取消订单停止开发，则工程部计算工模费、物料费与客户取得协议后开出负债笔记，将资料交成本部，再由成本部以单据向客户收取物料费及工模费。4.2.1经评审就有疑问的方面，业务部(PPMC)应及时与顾客进行沟通，以完全四理解顾客要求的信息（如：产品质量要求、技术要求、验收标准、接收准则等）。4.2与顾客沟通4.2.2询问合同或订单的处理，包括对其的修改；在产品实现过程中以及向顾客提供产品后顾客的反馈信息，包括顾客抱怨和投诉。4.2.3公司能力不足时，业务部应向顾客说明，以求顾客谅解。4.2.4在生产过程中出现不能按顾客要求完成的，业务部应及时报告顾客。4.2.5经与顾客沟通后应重新修订合同草案并评审。4.3签定合同业务部代表公司与顾客签订合同（含技术、质量协议）。业务部负责销售合同和技术、质量协议的归档并传递给顾客，将原件传递给财务部归档。业务部根据客人订单计划及时下达订单电脑排期，传递到各厂区生产部及相关单位执行。各厂区PPC部根据订单制订生产计划并下达各生产单位。8.1各生产单位根据生产计划组织生产。五归档和传递六七下达订单制订生产计划八生产实施8.2如生产期间，客户告知减单或取消订单，则由PPMC计算已订购的物料费、加工费与客户取得协议后开出负债笔记，将资料交成本部，再由成本部以单据向客户收取物料费。九生产反馈对在生产过程中出现的不能按要求完成的情况，各生产单位应及时报告PPC部。生产部组织有关单位对反馈情况进行评价，对确实不能按订单要求完成的，十反馈状况评价由生产部提出合同变更需求信息，并报告业务部；对可以按订单要求进行的，生产部组织生产。十一11.1执行交付各有关单位按订单要求完成产品的交付。ZhongShanYongShengToysFactory文件编号受控版本生效日期

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11.2合同变更需求2016年06月01日

11.2.1业务部根据生产部提出的合同变更需求信息，向顾客提出合同变更需求，需与客户沟通取得同意后，修改订单PO再确认。11.2.2客户提出更改，业务部要求客户修改订单PO#再确认，并按上述原评审方式重新评审。十二十三合同执行状况评价纠正预防业务部每月对订单完成情况进行统计分析，测评订单或合同完成率，做出评价报告，并在全公司发布。每月底各单位根据本单位订单完成情况，制订相应的纠正预防措施并实施。6．0引用文件《质量管理体系纲要》7.0引用表单《客户订单汇总及评审记录表》（由电脑排期取代）