文件控制程序 1 目的 保证本站各部门使用的文件处于受控状态，质量体系运行的各个环节或场所都使用最新有效版本，防止使用作废文件。 2 适用范围 本站类管理性文件，技术性文件及收发文件。 3 职责 本站所有文件由业务室负责管理。资料管理员负责归档、登记、分类、存放。 4 工作程序 4.1 文件收发、保管 本站文件由业务室收发，收到的文件由本站站长审阅并确定发放对象及范围，各类人员阅后按时交回业务室。以本站名义发放的文件由业务室根据具体报送单位、人员发送。内部管理文件或技术性文件用于内部发放，业务室根据文件的适用范围，进行发放。各类文件业务室均需留档、分类、编号、保管。 4.2 本站文件的起草、审核、批准 本站外发文件或报告由业务室负责起草，本站站长（质量主管）、技术主管审核签发。《质量手册》等质量体系文件由质量主管组织业务室有关人员起草编制，站长批准。 4.3 内部控制用文件更改 当本站内部文件中某些条款不适应质量体系的运行或与国家标准、规定不相适应，或者组织机构及其职能发生变化与质量文件不一致时，可对文件进行更改。提出人用书面文字说明更改理由，提出意见和建议，质量主管、站长（技术主管）审核、批准，业务室打印更改。所有材料与原归档文件一并存档。 5.4 文件的保管和处置 业务室资料管理员具体负责文件的分类、登记、编号、保管。每年应对文件清理整理一次，检查是否失效。对于失效作废的文件应及时加盖“作废”标记。作废失效文件，或失去使用价值文件，经中站长（技术主管）批准后，业务室负责销毁和处理。 一般性收发文件应保存三年，与本站质量体系、组织机构相关的文件作永久性保存。技术性文件包括国家标准、行业标准及相应的实验方法作永久性保存，但有效版本与作废版本应分开存放，并有明显标识。 5.5 文件的借阅 一般性文件借阅应办理借阅手续，阅后立即归还。借阅时间原则上不超过7天。 质量文件和保密文件的借阅按《程序文件》PD-02-2003《保密和保护所有权程序》执行。 6. 引用文件 《质量手册》 《程序文件》PD-02-2003《保密和保护所有权程序》
