【实用范文模板】公司文件编号管理制度【新版】

1.目的

确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围

本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

3.总则

1. 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2. 由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3. 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

4. 文件类别 4.1 文件

1. 管理制度 2. 技术文件 3. 合同(招投标)

4. 外来文件

4.2记录

1. 会议记录 2. 检查记录

3. 工作总结(周报、月报) 4. 工作计划

5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则

5.1.1公司名称

公司全称：湖南华熠智能工程有限公司

简称：HNHY 5.1.2部门代号

QF--企业发展部 ZH--综合部 ZX--管理咨询部 GC--硬件研发部 RJ--软件研发部 5.1.3日期代号

统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是20XX年1月制定的。 5.1.4流水号

统一采用三位阿拉伯数字编码，例如 ：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：

起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

5.2文件编码结构

LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn

流水号(000-999) 日期代号(年年月月) 文件类型

部门代号

企业代号/文件(记录)

5.3文件分类编码规则

5.3.1规章制度和管理文件

格式：LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号

5.3.2合同(招投标)协议

格式：LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号 T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）

5.3.3外来文件

格式：LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号

5.3.4技术文件

格式：LYKJ/WJ-RJ-（AB）BB-yyxx-vdd

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号

相应工作过程名称的简称（例如 SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。

验收测试计划 （Acceptance Test Plan） ATP 验收测试报告 （Acceptance Test Report） ATR 检查单 （Check List） CL 程序修改报告 （Code Difference Report） CDR 软件构成设计文件 （Software Component CDD Design Document） 具体设计文件 （Detail Design Document） DDD 软件功能设计文件 （Software Function FDD Design Document） 软件功能说明书 （Software Function FS Specification） 手册 （Hand Book） HB 系统集成测试计划 （System Integration Test ITestPlaPlan） n 系统集成测试报告 （System Integration Test ITestRep Report） 组间协作文件 （Intergroup Coordination ICD Document） 初步设计文件 （Preliminary Design PDD Document） 软件配置管理文件 （Software Configuration SCM Management Plan Document） 软件开发策划文件 （Software Development SDP Plan Document） 软件项目策划文件 （Software Project Plan SPP Document） 软件质量保证计划 （Software Quality SQA Assurance Plan） 软件需求规格说明 （Software Requirements SRS Specification） 工作说明 （Statement of Work） SOW 子系统测试计划 （Sub-System Test Plan） SSTP 子系统测试报告 （Sub-System Test Report） SSTR 子系统测试脚本 （Sub-System Test Script） SSTS 软件维护计划 （Sustaining Plan） 系统操作描述 （System Operations SOD Description） STestPla系统测试计划 （System Test Plan） n 系统测试报告 （System Test Report） 培训计划 （Training Plan） STestRep TP SP

5.3.5会议记录

格式：LYKJ/JL-QF-HY-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-会议缩写-年月-流水号 5.3.6工作总结或工作计划 格式：LYKJ/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-总结/计划缩写-年月-流水号

6.附则

1、本办法由龙运科技企业发展部负责解释。 2、本办法自发布之日起实施。