材料采购内部控制

材料采购管理办法

基于我公司“定单式销售” 的销售模式，本材料采购办法的目标是根据销售定单组织采购，最大限度地的为维持低库存，提高资金使用效率。 一、材料采购的基本原则

1、 根据市场部的销售信息提前做好材料订购计划，保证生产和销售的正常运行； 2、 建立原材料信息库并实时更新，保证公司所购材料的性价比最优； 3、 维持低库存。 二、材料采购的一般程序 1、 材料采购计划

计财部的计划员根据销售定单及物料库存情况编制材料采购计划（见表一），填写所需采购材料的品名、规格、计划数量、到货时间和下单时间，生产主管及采购主管根据生产计划及物料库存情况复核计划数量并确定实际需要采购的材料数量，双方确认签字后组织采购；BIPV项目部和其他部门的物料采购也应根据表一制作相应采购计划，部门负责人与公司采购负责人共同确认后组织采购。 2、材料采购定单

采购部根据签字完成的月材料采购计划与供应商签定购货合同或采购单，并将购货合同或采购单交财务部备案。购货金额超过人名币壹仟元的必须签订合同或采购单，且双方签章完整；合同和定单须注明供应商全名、开户行及账号、联系电话和联系人。 3、货物和票据跟踪

定单确认后应及时与供应商沟通，了解货物的状况，包括：是否已发货、型号性能是否与订购信息一致、运输状况、具体到货时间等，同时要求开具相关票据，直至收到货物和票据。 4、材料入库处理：

① 制单：收到材料后采购员根据合同、采购单与对方的送货单进行核对，完毕无误后向仓库记账员提供所购材料的信息，记账员在管家婆软件中打印出外购入库单，存入草稿箱中；

② 验收：材料验收入库由采购、仓库保管和品管在一个工作日内共同完成，保证所购材料的数量和质量符合采购合同的要求。验收合格后三方共同在外购入库单上签字确认，并由采购传递给计划员、财务签字，最后由仓库记账员签字并过帐生成正式单据。 ③ 不合格商品的处理：

不合格的货物由采购在二个工作日内与供应商协商后退回或折价，记账员同时删除或更改存入草稿中

的外购入库单。

现金购买零星材料的处理：

如果是现金购买材料，则由记账员根据采购人员提供的正确的材料品名、规格、单价、数量、金额录入到管家婆软件草稿箱中，打印出外购入库单（零购）交采购办理签字手续，办理完入库手续由记账员在管家婆软件草稿箱中过账，第三联交采购人员将此单随做报销附件。加入采购依据和质量认定。 5、收

采购人员应及时收取供应商开具的专用（联及抵扣联）或普通，运输费用由我公司承担的还应向运输公司收取运输。没有开具专用资格得小规模纳税人供应商，可到其所在地税务局申请代理开具。收取专用时应核对的数量、单价、金额与入库单和合同或采购单是否一致，不一致的弄清原因后作换票、补货、补票处理，要求做到货物与票据一一对应，无问题的转交财务部签收。 6、付款

采购部及其他资金需求部门每月底应编制下月资金需求计划明细表（见表二），签字完毕后于当月28日之前交财务部备案。请款人员每周六之前须向财务递交下周付款申请（书面或口头），往来会计根据月度付款计划及购货合同、入库单、等审核付款申请。符合付款条件的的付款项目制作付款单并打印、签字，请款人及部门负责人签字确认后由会计做记账凭证，主管会计审核后打印凭证交请款人递交总经理批准，最后交财务付款，总经理不在办公范围之内的可电话申请。其他部门的付款同此付款办法。

以下是符合付款要求的条件： 1、在月度付款计划范围之内；

2、货物已验收入库，已经收讫，合同、单据齐全；

3、签订预付款合同的材料或设备采购且合同严谨无风险（仅限于卖方市场的材料或设备）。 不符合付款要求的条件：. 1、 未在月度计划范围内；

2、 货物已收但暂未办理相关入库手续； 3、 货物已验收入库但未收到； 4、 合同、单据不齐全。

三、进口材料采购

进口材料采购除按照以上一般步骤履行外，还应制作进口材料及资金需求监控表，以监督进口材料按时安全到达，同时满足生产和销售的需求及资金安排的需要。

以上所提及的相关附表见表格附件。

表四

付 款 单

付款单位： 武汉日新科技有限公司 制 单 人： 经 手 人： 摘 要： 账户编号 合 计：

账户名称 大写金额

录单日期： 收款单位： 收款账户： 联系电话： 金 额 小写金额

合同号及金额

单据编号：

核准： 财务： 复核： 经手：

物料（临时）申购单

表五

申请人 采购员 编号：

申请部门 审核 销售合同号及项目名称 序号 合计 品名

下单时间 签收时间 到货日期 型号规格 单位

数量

单价

金额

备注

核准：