物资采购控制程序

物资采购控制程序

1) 适用范围

本程序适用于XX勘探开发有限公司物资采购的采购计划管理、采购管理、结算付款、招标采购、海外重大采办项目审批等业务。

2) 风险

(1) 采购计划与实际需求不符。

(2) 采购需求计划未经有效审批。

(3) 采购计划的形成过程缺乏适当的职权分离。

(4) 供应商选择未经有效审批。

(5) 选择了不合格的供应商和不合规的采购方式,导致企业损失。

(6) 采购未签订有效合同。（K）

(7) 采购方式未经有效审批。

(8) 采购价格未经有效审批。

(9) 采购订单未经有效审批。

(10)采购订单不能反映当前真实需求。

(11)采购订单的修改未经有效授权。

(12)采购物资没有经过有效的验收。（K）

(13)进行专业检验的人员没有必要的资质。

(14)收货记录不完整、不准确。

(15)输入物资管理系统的入库信息与合同规定的物资类型、实物的数量等信息不符。（K）

(16)未经授权修改供应商的信息。

(17)对供应商数据库更新不及时或修改错误。

(18)物资管理系统中生成的采购订单与原始合同数据不一致。（K）

(19)应当支付的金额不准确。

(20)重复付款。

(21)物资采购结算未经有效审批。（K）

(22)应付、预付账款会计记录不准确。（K）

(23)预付款项与合同规定不符。

(24)没有对长期挂账的应付款项进行处理。

3) 部门职责

3.1 销售采办部负责物资采购、供应商的选择、草拟合同、组织采购物资的验收等业务管理。

3.2 财务部门负责采购资金管理和会计核算业务管理。

3.3 法律事务部门负责合同审查业务管理。

4) 控制

(1) 采购计划管理

①物资使用部门根据工作中需求提出需要采购的设备名称、技术指标等内容，根据批准的预算经部门领导审核通过后交采购主管部门。

②采办申请单经过物资使用部门、专业部门（对于专业设备）等各部门领导审核，公司领导审批后交采购主管部门由部门领导签收。

(2) 采购管理

①采购主办部门协同相关部门根据制度规定等情况确定实施议价采购或招标采购；预

期价格超过40万的采购必须经过密封招标；40万以内的采购必须经过竞争性的书面传真报价。销售采办部物资采购岗对供应商资质文件进行初步审查，询价，接收供应商报价，进行商务谈判，确定物资采购供应商及价格，填写技术评价与商务评价，连同相关文件送批。

②采购主办部门根据已批准的物资采购计划，选择议价采购或招标采购方式，按公司合同管理制度的有关规定签订采购合同，报相关部门审核(包括法律事务部门独立审查）和公司主管领导审批。根据合同金额的大小，规定不同的审批权限。

③采购计划的编制由采购申请部门负责，采办主办部门负责询价与供应商的审定、采购合同的签订、供应商管理与采购业务。各环节的审核由相关部门完成，由主管领导审批。

④采购主办部门物资采购岗获得授权对信息系统进行管理，通过密码进入系统，确保供方的信息不被随意修改。对新增供应商资质仔细审查合格后输入供应商数据库，根据供应商提供的价格名录及时修改数据库。

⑤采购主办部门物资采购岗将物资采办申请单、评标比价单、供应商报价等资料根据授权审批权限送销售采办部部门领导、公司分管领导、公司总经理等逐级审批(根据授权审批权限）。

⑥采办软件的操作经过授权，只有具有一定资格的岗位才能进入系统。

⑦经过签字盖章的采购合同即为采购订单，不再另行打印采购订单。

⑧在物资采购过程中，下述岗位须实施职责分离：采购、验收与相关会计记录

⑨物资到货后采购主办部门物资采购岗组织财务与资本运营部、IT组（如果是IT产品）及用户（物资使用部门）进行联合验收，对照采购合同、采办批准单检查供应商、技术型号、数量、质量等内容是否相符。

⑩IT产品IT组人员共同参与验收，参加验收的人员为各部门专业人员。验收合格后用户、采办主办部门、财务与资本运营部人员共同在资产验收单上签字确认。原件由财务与资本运营部保管，销售采办部保留复印件。销售采办部物资采购岗将经过共同签字确认的资产验收单与采购合同进行有效核对，包括核对供应商、物资种类、数量等，确认无误后在采办软件中确认到货，并将各项单据保存。

(3) 结算付款

①采购主办部门物资采购岗核对采购合同和物资验收情况，根据发票填写“报销单据汇总表”、“财务付款通知书”，并经部门负责人审核签字。 合同付款审批单等须经主管领导审批。财务与资本运营部每半年审核与往来单位的应付及预付款项的支付情况，填制往来款项签认表。

②付款凭据中的合同及其他资料是唯一的。

③财务与资本运营部每半年审核与往来单位的应付及预付款项的支付情况，填制往来款项签认表。对长期挂账的应付款项进行处理。

(4) 招标采购

①招标工作组（由销售采办部、物资使用部门等部门人员组成）编制招标文件，达成

一致意见后发出招标通知及招标书，进行技术评标与商务评标，编写评标报告，评标报告根据制度规定的授权审批权限进行审批。

(5) 海外重大采办项目审批

①根据制度规定，重大采办项目必须报中油勘探开发公司批复，需要批复的金额根据项目的不同而不同，具体参见《海外项目采办管理规定》及其他相关规定。

②销售采办部采办协调岗根据海外项目公司上报的申请批准单制作摘要，填写《重大采办项目批复处理单》；经营计划部、业务主管部门领导、公司主管领导、公司总经理根据

授权审批权限依次审批。

5) 相关制度

①《XX勘探开发有限公司总部采办工作程序》

②《关于公司总部实行集中采购的通知》

③《有限授权手册》

④《XX勘探开发有限公司总部采办工作程序》的补充规定

⑤《XX勘探开发有限公司合同管理办法》

⑥《关于调整公司招标委员会及规范总部招标工作的有关规定》

⑦ 关于修订《XX勘探开发有限公司总部采办工作程序》的通知

⑧《海外项目采办管理规定》

⑨ 授权通知

6) 控制证据

采办申请单、评标比价单、采办批准单、询价单、审批后的采购合同、采办申请单、采办批准单、系统登陆密码、资产验收单、采办申请单、发票、报销单据汇总表、付款申请单、往来款项签认单、会计凭证、招标文件、评标报告、项目公司申请批复函、重大采办项目批复处理单

7) 控制证据格式(见附录)

无