…．．……………………．． 室蕴一 Ｊ 软件在企业办公自动化管理中的应用 同济大学郭 晶 【摘要】由于社会的竞争越来越激烈，企业也必须要提高自身的竞争力以及工作效率，因此企业的办公自动化管理就显得非常重要，而计算机软件在企业的办公自动化管 理当中起到了至关重要的作用，本文结合企业办公自动化的含义以及优势来谈一谈软件在企业办公自动化管理中的应用。 。【关键词】办公自动化；计算机软件；工作效率 一、引言 目前，社会上的竞争越来越激烈，而要想 在这个社会当中，提高竞争能力以及工作的效 率，就必须要对企业办公的自动化管理进行提 高。计算机软件在企业办公自动化管理中扮演 着至关重要的角色。 如何对计算机软件更加地有效利用，让企 业办公的效率大幅提高，从而提高生产效率， 为企业带来更好的经济收益，非常值得人们去 思考。 二、企业办公自动化的含义 企业的办公自动化就是企业采用网络或网 络技术来对企业的办公实现自动化的管理，让 原本很多需要人工完成的工作和业务可以让各 种设备或者计算机系统来完成，对现代的科技 技术以及网络技术进行充分的利用，从而让企 业的办公效率大幅提高。 除此之外，办公的自动化还是企业管理和 执行决策的科学依据。为各种工作人员提供他 们需要的信息是企业办公自动化的核心业务， 这样可以有效提高企业的办公效率，从而实现 自动化管理。 三、软件为企业办公自动化管理的积极作 用 业的投资成本。另外，无纸化办公的实行还可 以相应节能减排的号召，减少对环境的污染等 等。企业的办公自动化减少的成本主要有以下 两个方面： （１）办公成本 实行无纸化办公，应用自动化办公，可以 有效节省企业的成本，减少办公用品的消耗。 在进行各个部门的沟通交流时，不需要再用纸 张，只需要通过网络来进行相关的工作，有效 节省企业的开销。 （２）交通成本 的，因此可以在互联网中建立一个集中的 办公场所，让公司的一切相关业务在这个办公 场所内进行，让企业工作的效率得到大幅的提 升。 ３．沟通 利用计算机软件来实行企业的办公自动 化管理，可以让工作人员之间的沟通更加的便 利，也可以在企业的相关平台上发布和获取企 业的最新信息，从而保证企业中人员的有效交 流，为企业工作效率提高做出了巨大的贡献。 ４．协同 网络办公的重要环节就是协同，主要是 由事件的名称 内容以及流程等要素构成，及 时地把把事件以工作流程的方式传送到相关的 企业中部门与部门之间如果要办理业务， 有时候由于受到地域的，必须要借助交通 工具才能够办理相关的业务，这也需要一定的 成本。而如果实现了办公自动化之后，通过 网络就可以对业务进行办理，有效减少交通成 本。 人员上。在编辑事件内容的时候，可以使用文 档编辑的方式进行编辑。如果需要修改的话， 计算机软件就会显示出相应的修改痕迹，如姓 名、时间等等。 ５．监控 协同工作的主要保证就是监控，在企业的 １．改善办公环境及优化办公流程 在以前，企业的办公条件非常简单，只 有一些桌椅和文件。这样的话，如果业务比较 多的话，就会显得非常杂乱无章。而现在，由 于计算机软件的出现，很多东西都可以由软件 来管理，将各种资料分门别类，使工作更加有 序，有效地提高工作效率。 如果在一些工作上 遇到不能独自解决的问题，还可以借助网络来 与其他部门共同合作，完成问题的解决。在应 用了计算机软件之后，办公的流程很明显得到 了有效的改善。由于计算机软件的优势，将会 有越来越多的企业采用计算机软件来实行企业 的办公自动化管理，而自动化办公主要有以下 优势： （１）同步进行 对于同一个项目的资料，可以通过网络 将其发给不同部门的人进行处理，各个部门需 要处理的内容各不相同，整个过程是同步进行 的，这样就可以省去了很多时间，从而有效提 高效率。 （２）可越过性 在对于某一些具有任意性的环节上，可以 对其进行越过的选择，减少无关工作的操作， 简化工作流程，提高效率。 ２．降低成本 在进行企业管理的过程当中，其中的一笔 重太开销便是办公用品的购置，而如果应用了 计算机软件，从而实现企业办公自动化管理， 就可以大幅度减少办公用品的购置，从而有 效降低企业的成本开销。由于采用了自动化管 理之后，可以优化工作流程，这样也减少了企 ３．激发创造力 企业应用计算机软件的目的就是实现办公 的自动化管理。让员工可以更加轻松的实现工 作，优化办公流程。员工和可以根据实际的情 况和需要自己设计更加科学合理的软件来更好 地辅助工作， 同时也对培养人才十分有利，使 员工可以具备一定的程序开发技术，对员工的 创造潜力进行进一步的开发，从而提高员工在 工作上的积极性。 四、软件在企业办公自动化管理上的主要 应用 １．安全 企业的安全保障主要是通过对系统框架的 设计以及业务的规范来共同完成的，其中最基 本的要求就是人员权限的管理，系统的管理员 可以分配每个工作人员的权限，并根据实际情 况来做适当的优化。这个功能可以让不具备相 关权限的人员无法访问到相应的内容，权限的 设置可以让不同部门的工作人员根据其权限来 进行相关的工作，而缺乏相应权限的人员则无 法查看或者修改某些相应的文件以及数据等。 这个系统可以对企业的核心业务起到非常重要 的保护作用。 ２．连接 通常很多大企业都会有一些分公司，而这 些分公司的地理位置都比较分散，因此在这些 分公司进行工作沟通交流以及业务办理的时候 由于地域的造成了诸多不便。而如果运用 了计算机软件来实行办公的自动化管理，就可 以通过网络来将各个分散的分公司以及工厂等 进行有效的连接，这样就可以让各个分公司在 同一个网络工作环境下进行工作和交流，可以 有效地节约时间和金钱，为企业提供了巨大的 便利。工作人员如果在工作时遇到不能独自解 决的问题，可以借助网络来和其他部门的人相 互协作，共同解决问题，保证企业的各项工作 可以顺利的开展。与此同时，由于计算机软件 在使用的时候并不会受到时间以及地域等因素 办公自动化管理当中，计算机软件实现流转的 方法就是对相关事件进行工作流程的定义，而 发起者可以查看相关的流转情况，来监控整个 事件的执行过程，还可以在事件的执行过程当 中进行相关事项的设置，从而实现对整个事件 各个项目的管理工作。其中需要监控的地方主 要有工作进度、工作过程以及工作的实效性等 等，相关的管理人员只有把监控的工作做好， 才可以让协同工作更加顺利的进行下去。 五、结言 目前，计算机技术发展非常迅速，因此企 业的办公自动化管理也做得越来越好，在此基 础上，自动化管理中需要用到计算机软件的应 用也越来越广泛，可以让企业的竞争力得到有 效的提升。 现代的企业必须要正确认识到计算机软件 所发挥的巨大作用，它可以让企业的工作效率 有质的改变，也可以让企业的整体素质得到很 大的提升，这一切都是企业的管理不断进步的 必经之路。要做好企业的办公自动化管理，必 须要熟悉计算机软件的各个功能，从而将计算 机软件更好地融入到企业的自动化管理当中， 实现更好的管理效果。 参考文献 【１】翟宏亮．计算机办公自动化技术应用与研究Ⅱ］．现代营 销（学苑版），２Ｏ１１㈣． ２［】唐小建．办公自动化软件的特点及其在企业管理中的 应用Ⅱ］．信息系统工程，２ｏ１１（ｏ９）． ［３】刘向辉．计算机信息处理技术在办公自动化中的应用 探究卟软件，２０１３（０３）． ［４］王健勇．关于计算机信息技术融入办公自动化应用的 思考田．信息系统工程，２０１３（０２）． 更高的要求，培养科学创新型人才己成为当前 践教学和科学创新能力的培养。 电子信息类专业人才的培养目标。对电子信息 类专业人才的培养进行不断深化教学改革，探 参考文献 索人才培养模式，制定人才培养方案，加强实 【１】周素茵，曾松伟，郑红平．电子信患专业人才培养模式 的思考町．电气电子教学学报，２０１２（５）：１１－１３． ［２］谢俐，，彭文华．高职电子信息专业人才培养方案 研究与实践Ⅱ］．重庆电力高等专科学校学报，２０１３（２）：１０— １２＋１７． 屯早世鼻一２０９—
