关于国企办公室工作管理的精细化研究

关于国企办公室工作管理的精细化研究

作者：霍涛

来源：《管理观察》2013年第32期

前言：现代企业管理的精髓就在于精细化管理的应用，精细化管理作为现代企业管理的重要组成部分，对整个企业的管理起着关键性的作用。精细化管理是一种理念，也一种文化，它起源于发达国家的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化，以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要到位、尽职。精细化管理的实现需要有效的分工和密切的合作，企业内部的各个部门需要在明确的分工之上努力完成好自己的职责并与其它部门进行协调衔接，对于管理中的细节更要予以关注和管理，找出问题的关键，各个击破，从而保障整个目标的实现。 一、国企办公室精细化管理的重要性 1.简化办公流程

我国的国有企业在规模上一般都较为庞大，国企的办公室工作也都同时具有行政管理、人事财务以及企业宣传等多项功能，是一项系统复杂的管理工作，在日常的办公室工作中，不但工作量大，还要处理很多繁杂的事务，甚至还会遇到很多的突发事件，这给办公室工作无疑带来了很多的难度。对此，现代企业的管理方式即精细化管理方式就显得意义重大，精细化管理能够对繁杂的日常事务进行明晰的分解，将整体的目标划分为段块，通过具体的负责人完成不同的分解任务，实现整个办公室工作任务的完成，这样不但避免了日常事务杂乱无序的进行，简化办公流程，更保证了事务处理的完整性。 2.形成决策依据

国企办公室处理各项事务，能够了解掌握到各项经营信息，为企业的领导决策层提供决策的依据，保障企业的正常有序经营和管理。精细化管理是将国企办公室的工作细化为若干个任务并分配到不同的责任人管辖范围，实行明确的岗位任责，具体负责的办公室工作人员能够针对自身所承担的工作任务进行有针对性的安排与相应的知识与信息的获取，对问题的解决具有最佳的针对性，对于所管辖的工作任务在实际操作中发生的问题，也能够及时的发现并提出有效的解决对策，为国企领导决策层做出相应的决策提供有建设性的意见和建议。精细化管理方式所收集提供的决策依据更具有客观性和科学性，对国企领导层做出正确的经营管理决策具有重要作用，对保证国有企业的正确发展方向具有关键性的作用。 3.提高办公室的工作效率

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上文提到，国企办公室的工作内容复杂繁多，工作量大，因此在实施具体的事务中难免会出现疏漏，工作职责的不明晰、工作流程上出现混乱等现象还是难以避免的。针对这一问题，实行精细化管理就显得意义重大，精细化管理模式下，对办公室工作能够进行全面细致的工作任务划分，对整体的工作目标进行具体的细化分解，不但能够从细节上保障过程的实现，更在效率上具有促进的作用。精细化管理还包含对办公室工作的各项制度的精细化管理规范、包括工作流程上的完善健全、岗位职责的明晰、工作绩效的量化考核等多方面的内容，对提高国企办公室的工作效率具有重要的意义。

二、实行国企办公室工作精细化管理的具体措施 1.明晰岗位职责

精细化管理重要内容之一就是对具体的工作进行明确的职责划分，确定每一工作岗位的具体权限和责任，这是保障办公室工作效率和工作成果的最为基础和关键性的措施。明晰岗位职责具体的还包含以下两方面的内容：

第一，岗位权责的明确划分。对国企办公室的工作人员要进行具体工作内容的安排和部署，每一岗位上的工作人员都应当在职责范围内对所管辖的任务进行有针对性的研究分析，做出合理的管理，同时针对存在的问题向有关领导管理层提出合理化建议，为完善该项工作内容和促进整个工作内容的开展提供有益的建议，将自身管辖的工作做得更加细致到位。只有将工作内容进行科学合理的细化分解，进行精细化的管理，在实施上由各个岗位的工作人员专项负责，才能确保各个环节的有效实施，才能保证整个任务的完成。同时，在岗位权责明确划分后的实施中，各个岗位的工作人员还要严格按照企业的规章制度办事，保质保量的完成自己的工作任务，避免出现工作中的不合规、越权等问题影响整体工作目标和效果。

第二，岗位职责的明确落实。国企办公室的工作进行权责的明确划分后，还要在落实实施环节予以明确，确保整个工作内容被划分后条块任务后，能够在具体负责的部门之间和环节之间实现有效的协调沟通，快速的完成工作目标。国企办公室存在着诸多的部门与科室，这些部门和科室都是国企经营管理的不同团体，存在着自身的独立性，也具有工作上的相互联系性。要想保障精细化管理的高效必须协调好不同的部门与科室之间的合作，作为统一指挥的办公室对于国企领导层的决策指示要首先全面领会并明确不同的决策的效果意思，根据不同的部门和科室的职责权限讲整个任务进行合理的分解，分派给不同的部门和科室去完成，并由办公室整体作为监督主体，监督各个部门和科室执行职责的情况，对于执行不力或者执行偏差问题及时进行纠正，对于执行中涉及不同部门与科室之间的协调问题，也要积极的进行协调斡旋。在岗位职责的落实过程中，还要对能够精简的办事程序进行必要的简化，实际工作中很多事务的处理都可以在程序上进行精简，这就要求办公室工作制定出更加快捷、高效的办公程序，在保证效益的基础上精简程序。 2.健全管理制度

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现代企业的管理工作是离不开完善的规章制度的，国企办公室工作的庞杂性要求必须有完善的规章制度作为依据和保障才能有序的进行，才能高效的完成。在国企办公室的工作精细化管理中，建立起健全的管理制度是前提，健全的管理制度主要包含两方面的内容，一是办公室的相关保准化操作程序，二是科学合理的绩效考核体系。

首先，办公室的精细化管理要根据办公室工作的实际情况，针对工作中存在的薄弱环节，制定出完备可行的标准化操作程序，为处理办公室事务提供统一标准的依据，同时还要配合相应的实施检查制度规范。制定健全的管理制度，对日常办公室事务的办理进行标准化流程化的规范，是落实岗位责任制的一种制度保障，是对权利和责任的又一层确认，能够有效防止工作中有些工作人员规避程序违规操作的不良现象，起到有效的约束作用。

其次，健全的管理制度还包括对办公室工作业绩的考核体系，现代企业的管理总是伴随着奖惩机制而进行管理的，在国企办公室的工作管理上，针对办公室工作的业绩进行科学合理的考评，建立起完善的可行的绩效考核体系，将每一名员工的薪酬奖金、个人职务晋升、培训评级等利益与其绩效挂钩，能够有效的激励办公室工作人员更加积极的完成工作任务，更加具有主观能动性的参与到管理中。在具体的措施上，国企应当学习和借鉴发达的现代企业的考评机制，根据自身的实际情况制定出科学合理且具有可行性的考核体系，鼓励办公室工作人员积极的提高办事效率，提升工作业绩。 3.完善监督制度

国企办公室工作的精细化管理在全面展开落实的过程中，需要国企的领导层从整个企业的战略发展出发，朝着科学发展的目标指引办公室的管理工作，对于企业的各个目标要根据轻重缓急进行科学合理的安排，并根据每一岗位的工作人员的业务水平合理划分和安排相应的工作任务，在每一环节都要落实到位，还要对每一环节进行全面有效的监督。完善的监督制度是保障办公室工作落实的另一道防线，监督检查是确认执行情况的有力手段，是领导层得到信息反馈的主要来源之一，因此其作用也是毋庸置疑的。完善的监督制度应当是对所有部门、科室的监督检查，是对所有政令任务下达完成的监督检查，也是对绩效指标进行收集和监督检查的一种重要措施。在完善的监督制度下，通过监督检查能够将办公室的工作情况准确的反馈给国企的领导管理层，领导层也能据此制定出更加明确的安排部署，对整个企业的目标推进是具有很大的促进作用的。

4.提高办公室人员素质的措施

办公室工作人员的素质水平直接关系到各项工作的落实情况，所有的办公室工作人员的素质水平都应当不断的进行提高，除了在理论知识水平上进行与时俱进的学习充电，还要在日常的工作中不断总结经验来提高办事能力，对于不断应用于办公室的各种办公自动化设备也要积极的学习掌握，以便熟练的使用，提高整体的工作效率。提高素质的另一方面还包括提高办公室工作人员的责任意识，在岗位责任制下，工作人员的责任意识就显得更为重要，对于自己职

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责范围内的每一项任务，只有具备责任意识才能保质保量的完成，才能确保整个办公室工作任务的顺利完成。提高办公室人员素质不仅仅是工作人员个人的事情，是整个办公室工作组织需要长期坚持的大事，国企的管理事务复杂繁多，需要由能力的办公室工作队伍来完成，因此就要建立一支具有整体意识、优良作风、有组织有纪律的工作队伍，来保障精细化管理的实现。 三、结语

国企办公室工作实行精细化管理是现代企业发展的必然之举，也是一项复杂、系统性的工程，我们对精细化管理要有正确的认识，对如何实施精细化管理也要有科学的构想，本文通过精细化管理的重要性分析入手，指出了精细化管理的重要意义，同时也提出了具体的措施，精细化管理的落实会给办公室工作提升带来动力，对国企经济效益的提高也将发挥更大的作用。 参考文献：

[1]杨从杰.推进精细化管理，提升办公室工作效能[J].中国化工贸易，2011，3（7）：103-104

[2]尚朝阳.抓精细化管理促工作效能提高[J].秘书工作，2007，（9）：21-22 （作者单位：国电电力发展股份有限公司；北京 100101）