收发文制度

武汉市XXXX集团有限公司

文件收发管理制度

第一条 目的

规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本管理制度。 第二条 范围

1．收进文件，指由外单位发来的文件 2．外发文件，指由公司发出的文件 3．内部文件，指由公司内部传递的文件 第三条 收文管理

收文的办理程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、回复、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。

1．收文

（1）所有发至我集团的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我集团处理的公文)，由集团行政人事部统一签收、登记、编号，送集团领导阅示或送有关部门办理。发至下属商场的公文，由办公室主任统一负责。

（2）应严格遵守拆封权限，所有集团收文均由集团行政人事部负责人开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。

（3）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理。 （4）按文件密封等级要求，做好保密工作。 2．拟办

行政人事部负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《来文处理单上》上。

3．批办

行政人事部依据《来文处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《来文处理单》上明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。

4．承办

行政人事部依据公司领导批示的要求，应及时不拖拉，不推诿的将文件交至相关部门或人员进行承办。

5．传阅

（1）对非承办的传阅文件，行政人事部应按照文件的轻重缓急组织进行，防止文件积压或损失。

（2）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家，宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

6、催办

对承办文件，行政人事部负责人应适时询问，检查和督促，避免承办拖沓，积压文件。

7．回复

对承办文件办理完成后，承办部门和人员应将办理结果及时汇报给相关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。 第四条 发文管理

1、发文规定

凡以本公司名义制发的公文，除特殊情况外，都要按拟稿、核稿、签发、复核、登记、印制、用印、分发、归档等程序办理。

2、发文范围

2.1凡是以集团行政人事部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要等，均属发文范围。

2.2 集团行政人事部下发文件主要用于： （1）公布公司规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制定的文件； （3）公布公司体制机构和人事任免事项；

（4）公布公司重大管理、政治活动、生活福利等； （5）发布有关奖惩决定和通报等； （6）其他有关重大事项

3、日常工作管理中，有关审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各单位、各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

4、集团下各单位、各部门如会议所作决定，一般都不应发文，不被查考，可以各单位、各部门名义用《工作简讯》发会议纪要。

5、集团下各单位、各部门需要发文，应事先向集团行政人事部提出申请，行政人事部批准通过后递交分管领导审批，分管领导批准同意后，申请单位或部门应按照发文制度，上级指示和工作需要拟稿。

6、发文程序 6.1拟稿

由拟稿人按要求起草文件，必要时按要求修改，文件起草完毕后签注姓名、年、月、日。

6.2核搞

公文文稿送至领导签发之前，首先由拟稿部门负责人审核，然后送至有关领导审核。

6.3签发

由公司领导审核通过的公文，由拟稿人填写《发文审批单》，呈分管领导和主要领导审核签发。未经主要领导签发，公文不能生效。凡经主要领导签发的公文，不得随意删改；如需修改，须经原签发的领导复审同意后才能更改。 6.4复核

在发文登记前，应由行政人事部对公文的审批、签发手续是否按规定程序办理，是否完备，附件材料是否齐全等进行复核。

6.5登记

由行政人事部专门负责，包括填写发文字号、记录签发人、按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。

6.6印制

公文印制应当准确、及时、规范、安全、保密。拟稿部门人员必须认真校对，校对确系无误后再印刷。

6.7用印

公文印刷完交行政人事部加盖公章，行政人事部印章管理人员按照用印管理制度，办理用印手续。

6.8分发

拟稿部门应及时将公文送到收文单位或是通知收文单位领取。 第五条 解释

集团行政人事部负责对本细则进行解释。

各下属单位在实际操作过程中，如有问题或对本细则有异议，应及时与集团行政人事部联系解决。 第六条 附则

本细则自二〇一二年元月一日起执行，公司各单位、各部门要做到认真落实，求真务实。

二〇一一年十二月十二日