文，傅炜琳 做好办公室工作的“四能”与“四忌＂ 高校行政机关办公室是一座“立 事、要扎实练好基本功，平时强学习 受，做好解释性工作；对于不了解的 情况，要及时进行说明；如果是原则 性的问题，则要顶得住压力，讲事 实、摆道理，注意语气、态度和方式 方法、要让人心服口服。 交桥”，以学校中心工作为重心，上 服务领导、下贴近师生，对内兼顾其 他部门、院系和直属单位，对外联系 着校友和社会各界，担负着承上启 下、内外统筹、左右协调及管理育人 多储备，做好调查和研究，拿到文稿 任务则要做到文风务实不抄袭、言之 有物不浮夸、文笔流畅不拖沓、语句 通顺不疙瘩、用词准确无错字、格式 正确标点对、排版美观一致，使文稿 从成形到成文一气呵成、水到渠成。 二是开口“能说”。办公室工作 人员的能说不仅仅体现在口才好和能 三是遇事“能办”。办公室很多工 作都要落实到具体的事上，事情能否办 得成，直接反映了工作人员的能力和业 的重要职能，可谓“牵一发而动全 身”。办公室工作的重要性、涉及面 的广泛性、内容的复杂多样性要求工 作人员具备良好的综合素质，尤其对 年轻人来说，这是一个颇具挑战性且 能全方位锻炼、塑造人的岗位。如何在 最短时间内胜任和出色地做好办公室 绩。办公室工作人员要谨记“不以事 小而不为，不以事杂而乱为，不以事 急而盲为，不以事难而怕为”。遇事不 但要愿意办、办得成，还要办得好。 言善辩，更多的是个人对事件的把握 能力、对话题的掌控能力、逻辑思辨 能力、快速应变能力与语言组织水平 的综合体现。 对于千头万绪、纷繁复杂的日常 事务，工作人员要善于理清头绪，分 清主次和轻重缓急，合理统筹和安排 工作，需要做到“四能”和“四忌”。 一实际工作中，办公室人员经常 会被派去参与各种形式的协调会，许 多问题非常棘手，问题非常“呛人”， 尤其是涉及到利益问题时，很多都是 针锋相对、锱铢必较，上层领导也会 因此而问责。即使是一些轻松场合的 交流会，也会冷不防地被“鸡蛋里 挑骨头”，尤其是涉及到具体的人、 是提笔“能写”。写作一直被 许多人认为是工作的“拦路虎”，往 往是能躲则躲，避而远之，即使在高 好时间，尽力做到“大事不轻率、抓 得住，小事不马虎、办得好”。尤其 是遇到一些领导，在安排工作时随意 性较大、工作要求又高，工作人员必 须及时作出调整，配合领导的节奏， 把手上事情先放一放，按照领导的要 校，也普遍存在着这一现象。办公室 工作人员一定要克服畏难情绪，平时 加强练习，拿下这头“拦路虎”，不 仅要会写，还要写得又快又好。笔者 有好几次遇到文稿的紧急任务，如在 半小时内起草好一篇领导讲话稿，等 事，如果平时没有熟悉规律、摸透情 况，仅凭三寸不烂之舌，也很难招架 求做好交办的事情。工作人员要有随 时被打断、随时能工作的准备，及时 平复心绪，保证原计划安排的工作按 时、保质、保量完成。 你接完电话打开材料已经过去了十分 钟；一个晚上要拿出一个成熟的可在 校内推行的活动方案，为校领导起草 分管线的工作汇报；活动尚未结束要 在截稿时间前向报社提供一篇通讯 得住。通常，很多事情没有容你第二 次解释的机会，处理得好，则化险为 夷，如果没有应对好，就容易陷入被 除了一些日常性的事务，还有许 多突发情况和临时任务存在一定的难 度，需要采取超常的措施、付出超常 的努力才能办成，这又需要工作人员 善于借力、借智和借梯，积极调动人 脉、善于整合资源，灵活处事。 四是一点“能通”。这指的是一 种会意能力，如果说上述“三能”是 动，甚至使矛盾升级。对此，办公室 工作人员一定要沉得住气、静得下 稿……诸如此类，时间紧、任务重、 时效性强，还要保证文稿质量，需要 办公室工作人员抢时间，还要为被服 心，要知道“拷问在一时，评价在平 时”。只有平时多思考、多观察、多 学习，吃透文件、摸清规律，注重搜 务者省时间，如果你拿出的文稿文不 对题或者最终被领导改得面目全非， 那么，你的工作能力便大打折扣。所 集意见和反馈信息，及时向专家和知 情人请教，才能做到胸有成竹，处变 不惊。对有利于改进工作的意见或工 作中确有虑事不周之处，要虚心接 考验办公室工作人员基本功的话，能 否随机应变、善于察言观色，准确理 以，办公室工作人员一定不能图省 解话语和正确读取别人的肢体语言则 是一个锦上添花的加分项目。这就需 要办公室工作人员用心、细心，做一 较高的逆商，具备一定抗压能力。当 性，积极化被动为主动。工作要精益 求精、细致周到。办公室工作可谓是 “化有形于无形”，许多事情看起来微 涉及到多头管理，边界不清、职责不 明的事件，办公室总是前沿阵地，冲 锋在前，面对上级领导、师生员工的 不理解和无名指责，办公室不仅要挡 驾，甚至还可能背黑锅，工作人员一 定要禁得起批评、受得了委屈、抗得 住打击，在高压情境中迅速领会来访 人员的意图，从来访人员激烈的情绪 喷发中找到出口和制衡点，提出相应 个处处留心的有心人。 比如开会，尤其是接待贵宾、外 宾时召开的见面、座谈会，工作人员 不足道、有些甚至不值一提，却需要有 提前量，做很多基础工作。尤其要注意 “细节决定成败”。否则，一个细小的失 误甚至口误，就会造成事情办不成。 三忌与世隔绝。办公室工作人员 不能做“绝缘体”，要坚持积极主动、 热情周到的服务态度，建立良好的人 际关系，面对师生员工要用心、真心 和虚心。要增强团队协作意识，做到分 工不分家，树立“工作一盘棋”思想， 自觉把个人成长置身于团队发展中。 四忌不总进取。平时要勤思考、 多琢磨、多总结、多积累，深入群众 做好调查研究。不仅要向书本学、向 领导学，还要向同事学、师生学，不 断在实践中深化认识和理解，积极开 拓工作思路，努力改进工作方法，自 觉提高工作效能。 （作者单位：浙江大学农业生命 环境学都办公室） 要随时留意客人的需求，当来宾遇到 困难时，能及时读懂求助信息，马上 进行沟通和解决，这既是一种待客之 道，也是工作人员接待能力的体现。 要记住，话语并不是交流的唯一通 道，尤其是一些高层领导，很多时候 的对策，做好疏导和应对。 除了在综合能力上具备“四能” 以外，高校行政机关的办公室工作人 员还要具备较高的政治素养、科学的 管理水平和良好的心理素质，拥有大 他们的指令只是一个眼神或者手势， 而且点到即止，需要工作人员快速读 取，及时响应。又或者，有些同志到 办公室反映情况，会情绪激动，陈述 杂乱无章，在对话时还有可能东拉西 扯，工作人员就要在有限的时间内抓 住来访者意图，既要抓住重点又要了 解事情的全貌和来龙去脉，同时给出 一局意识、服务意识、责任意识、团队 精神，还要在工作中做到“四忌”。 一忌越权越位。要倡导办公室人 员树立“立足本职心系全局，干好本 职服务大局，尽职不越位，办事不越 权”的理念，做好信息员、统计员和 个满意的回复。因此，办公室工作 人员不仅要具有较高的智商，还要有 较高的情商，同时，配合做到眼勤、 手勤、嘴勤、腿勤和脑勤，最好还有 参谋员，学会换位思考，既不能越俎 代庖，又能在必要时刻施以援手。 二忌被动等待。要提高工作预见 （上接第２８页）做好文秘工作。 真、准确地执行领导意图。 （二）要有缜密的逻辑思维。文 （四）要注重细节。文秘工作看 （三）参与而不干预。文秘人员 起来简单、琐碎，但每项任务都关系 到很多人的利益。一旦发生错误，对 企业影响很严重。因此，要重视细 在参与意见中，必须在自己的职权范 围内，不能越界。若提出的意见被采 纳，也不能认为是自己的正确决策。 文秘人员要站在自己的岗位上，不能 产生思想错位，不能来干预、影响领 导的判断。 秘工作事情比较多而复杂，要从容不 迫地面对复杂的任务与工作，这需 要培养良好的习惯。可以排列好每 曰工作行程，按序处理，对于一些 紧急事情要立即处理，注意轻重缓 急，各种资料与档案分类存放，便 于查找。 节，任何事，多想多看，尽量避免错 误的发生。 总之，新形势下文秘工作者，不 仅要具备良好的职业道德，还要不断 提升自己的理论与实际相结合的综合 素质，与领导、同事和谐相处，尽心 三、如何做好新时期文秘工作 （一）要具有大局意识。文秘是 （三）要有敏锐的先觉意识。文 秘工作有时候会涉及外联、组织等活 动情况，对各种事情有应急处理的能 尽力做好每件事，实现自身的价值， 成为一名合格的文秘工作者，赢得社 会的尊重。 （作者单位：河北大唐国际丰润 热电有限责任公司） 领导的助手、参谋、耳目和智囊，所 以考虑问题要全面，以大局为重，不 能从自己的利益出发。要从集体的观 力，要沉着，冷静地做好准备工作， 避免忙中出错，影响工作效率。如出 念出发，避免把个人的情绪问题带到 工作中，才能有效地做到冷静、认 外见客户时，准备好相关资料，安排 好场地等。
