受控状态
制度名称
公司档案、资料及文件管理制度
文件编号
执行部门
监督部门
第1章 总则
第1条.企业档案管理工作是企业管理基础工作的组成部分，有效地保护和利用档案、开发档案信息资源，为企业创造经济效益，维护企业合法权益，变“档案”为活信息。根据《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》及《宁夏回族自治区国有企业档案工作规定》结合本公司的实际，特制定本管理制度。
第2条.企业档案是企业在生产、经营、基建、科研、教育、因公培训、参加交流活动等公务活动中形成的，对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、奖品等不同形式的档案总和，包括：技术图纸档案（电子版、底图、蓝图）、科研档案、会计档案、销售与采购档案、基建档案、设备档案、文书声像档案、人事档案等。
第3条.本制度适用于公司各类档案管理。
第2章 档案管理程序
第4条.公司档案由公司管理部专人统一负责保管。 第5条.档案归档入库程序：
各部门按照归档要求收集整理应归档材料，及时移交档案室。
档案管理员对入库资料认真进行检查、核对，核查无误、确认合格后登记入库。 对不符合入库程序及不合格的入库档案，档案管理员有权拒收，待合格后办理入库手续。
第5条.档案管理员对已接收入库的档案，必须按要求认真填写入库登记，按分类大纲进行分类、编号、上架、建账。
第6条.档案要定期查核，发现损坏和变质的档案，要及时修补和复制，做到帐物卡一致。
第3章 科研档案管理
第7条.科研档案是指在公司科学研究、新产品开发试制、新工艺研究、标准化活动中形成的档案。科研档案管理，必须充分发挥科研档案在公司生产经营、科研和新产品开发中的作用，促进技术进步，为公司创造经济效益。
第8条.科研档案归档入库程序：
科研任务确定后由科研项目负责人根据《科研文件归档表》规定内容，按照《设计文件管理制度》，将
考证部门
应归档科研材料进行收集整理移交给档案室。
成果鉴定验收后由项目负责人将归档材料向科研档案室移交。
科技档案管理人员如发现归档材料不齐全，有漏签项等不符合归档要求的材料有权拒收，待项目负责人收集整理合格后办理移交手续。
第9条.科研档案仅供公司科技人员查阅，一般不外借，科研档案管理员要编制检索工具，方便查阅、借阅，并做好利用登记。
第4章 会计档案管理
第10条.会计档案是记录和反映公司经济活动，经过会计核算的各种凭证、账薄、报表等专业档案。会计档案管理必须保证会计档案完整无损、及时准确，为领导决策和生产经营活动提供依据。
第11条.会计档案归档入库程序：
应归档的会计档案由会计人员进行整理、组卷，划定保管期限，书写封面及装订成册。到期后，由会计档案员向档案室办理移交清册。
档案管理员对归档的案卷核查无误后，在移交清册上签字确认。
接受保管会计档案，原则上保持原卷封装，分类上架，建帐。个别不符合要求的会同财务部门和经办人共同拆封、整理，以分清责任。
第12条.本公司会计档案除财务部门会计人员因工作需要，可直接到档案室查阅外，其它部门要查档，必须经财务管理部长批准，方可查阅。
第13条.会计档案需复印时，需经财务部部长批准，会计档案管理员亲自负责复印，并做好利用统计。第14条.会计档案销毁时，由会计档案管理员会同财务管理本部共同做好鉴定及销毁档案工作。
第5章 基建档案管理
第15条.基本建设项目的档案资料是公司工程基建及竣工、投产、交付使用的必备材料，是对工程进行检查、维护、管理、改建、扩建的依据和凭证。
第16条.基建档案归档入库程序：
基建项目竣工验收时应由基建技改档案员向基建档案室移交竣工、验收使用前工程项目的全部档案材料。
在原施工图、改扩建工程图上修改后作竣工图的，必须有工程技术人员或有关负责人的签字盖章，改动较大的应重新绘制竣工图并保证与竣工后的实际情况完全一致，并加盖“竣工图”标志。改扩建工程改动较大时也要重新绘制并附加说明后转交基建档案室。
第17条.基建档案一般不外借，如有特殊需要，必须有基建部门主管签字，严格执行借阅制度。
第6章 设备仪器档案管理
第18条.设备仪器是公司固定资产的主要组成部分，设备仪器档案包括自制设备、外购设备、国外引进设备仪器的有关档案。
第19条.设备仪器档案归档入库程序：
一般设备仪器档案、随机文件由设备采购人员向档案室移交；
第20条.借阅设备仪器档案应严格执行借阅制度，设备仪器档案一律不外借。外单位借阅需经公司管理部批准后方可有偿借阅，并做好登记。
第7章 文书档案管理
第20条.文书档案是指公司行政、涉外事务、生产经营、基建技改在生产经营活动中形成的记述、反映有关职能活动的历史记录、具有保存价值的文件材料及上级行政主管部门下发的政策性文件。
第21条.文书档案归档入库程序；
文书档案材料主要由公司相关部门平时作好收集、并向文书档案室移交；
第22条.借阅文书档案严格执行借阅制度，对商业秘密案卷必须经相关部级领导同意方可借阅，需复制档案材料的，档案管理员必须负责确保不失密，同时做好利用登记。
第8章 实物档案管理
第23条.实物档案是反映企业发展面貌的真实记录，它包括公司各项工作取得的成绩，受到的奖励（奖品、奖状、奖章、奖杯、奖牌）、重大科研成果、新产品证书、产品创优证书，专利证书、牌匾等。
第24条.实物档案主要由企业管理部档案室负责保管。
第25条.实物档案一般不外借，特殊情况需借用时应严格执行借用手续，做好登记。
第9章 人事档案管理
第26条.公司职工档案是公司管理部在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拨和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治、思想、业务水平、工作责任以及工作变动等情况的文件材料。
第27条.对接收的归档材料及时插卷并做好记录。
第28条.公司职工调动、辞职、解除劳动合同传递档案，一律以公司管理部转档通知单为准； 第29条.人事档案的转出一般通过机要交通或派专人送取，原则上不准邮寄或交本人自带。
第10章 附则
第30条.技术图纸档案管理详见《技术图纸管理制度》
第31条.本制度由公司管理部负责制订，报总经理批准后颁布。
相关记录 附件一：归卷类目 附件二：公司档案目录卡 附件三：中小企业财产登记表
编制日期 修改标记
审核日期修改处数
批准日期 修改日期
附件一 归卷类目
一 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
行政人事类
公司及所属部门的工作计划、工作总结（报告）。 公司投资决策会议通知、纪要、决定事项等文件。 公司工作会议通知、纪要、讨论材料、决定事项等文件。 公司较大事件、活动大事记、电话记录等文件材料。 公司宣传、新闻报道等材料资料。 公司重大活动的照片、音像资料。
公司及所属部门的各种工作职责、规章制度。
公司及所属部门的办公自动化（通讯、微机）文件材料。 公司及所属部门的行政、车辆管理工作文件。
公司行政开支经费计划、预算、决算、执行情况文件材料。 公司及所属部门档案管理工作文件、材料。 公司及所属部门的机构设置、人员编制文件 公司及所属部门职工考核、培训等文件材料。 公司及所属部门专业技术资格等文件。
公司及所属部门工资制度、标准、福利、保险等文件材料。 公司及所属部门人员奖惩工作文件材料。 国家法律、法规。
国家、自治区、银川市政府有关政策、法规文件材料。 公司及所属部门的调研情况、参加各种研讨会的文件材料。
二 经营类
40 公司及所属部门发展规划、业务年度计划等材料。 41 公司及所属部门各种企业管理制度。 42 公司及所属部门各种统计、文件材料。
43 公司及所立项目论证、请示、审批、操作、评审、终结等文件材料（一个项目一个卷）。 44 公司及所属部门企业经营文件材料。 45 公司经济合同(采购、销售)文件材料。
46 公司及所属部门招标文件材料。
47 公司及所属部门重大设备采购的文件材料。
48 公司及所属部门所涉及法律事务方面文件材料（一个案件一个卷）。 49 所属部门上报较大事件、活动大事记等文件材料 50 公司及所属部门各类合同、协议书、契约。 三 财务类 60 61 62 63
国家、自治区、银川市有关财经法规、制度、规定。 公司及所属部门财务制度文件。
公司及所属部门财务规划、计划、预算文件材料。
公司及所属部门资产方面的文件材料，包括：土地证、土地合同、房产证、矿产证、专项经营
许可证等产权文件。
64 65 66 67 68
公司及所属部门财务检查文件材料。 公司及所属部门税务方面的文件材料。 公司及所属部门会计凭证、帐簿、报表。 公司财务工作报告、总结等资料。 有关财务事项的请示及批复。
四 技术类
95 国家、自治区、银川市关于项目规划、工程设计、工程承包、工程监理、工程竣工的法律、法规、政策文件。
96 公司及所属部门关于设计管理、工程管理、技术管理的规章制度。
97 各类设计图纸、工艺文件、产品说明书、产品样本、试验文件、认证及审批文件、技术标准、施工资料档案。
附件二 公司档案目录卡
档号： 卷号：
本案文件目录
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来文号
发文号
页数
备注
附件三
中小企业财产登记表
使用单位 财产 名称
编号
类 别
家具
仪器 用品
机器
其他
登记日期 使用人
取得 日期
年 月 日 取得 价格
修理 记录
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