连锁企业总部办公室档案管理制度

1.档案资料是指连锁企业各部门及个人在从事公务活动时所形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

2. 企业需要进行归档处理的资料主要有：基建工程项目档案、文书档案、财务档案、销售业务档案等。根据有关档案法规规定，各业务档案由各职能部门整理、立卷保管，涉及企业全局性的、综合性的文书和档案资料由总经理室立卷归档。具体内容包括：

（1）企业及各部门召开的专业会议和研讨会，包括会议筹备，召开的时间、地点、出席人员、文件资料、会议程序、领导讲话、简报总结等。

（2）各部门专题研究报告、调研资料等。 （3）以企业名义的发文。

（4）上级主管单位和行政管理机关的文件。 （5）各种基建施工图纸、合同。

（6）重要的照片、录音资料、题字、题词等。

3.企业档案工作实行集中统一管理、分级负责保管的原则，由总经理办公室主管企业档案工作，对企业档案实行统筹管理，统一调度，并对其他职能部门的档案管理工作进行监督和指导。

4.立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复一起存放。卷内页号位置统一。

5. 案卷厚度要适中，一般在2厘米左右，超过者可立分卷。

6.根据卷内文件之间的联系，进行系统排列，编号，抄写案卷题目和案卷封面，确定保管期限，装订案卷，编制案卷目录等。

7.案卷按年份、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管。保管箱上要编上顺序号及证明存放案卷年号与卷号。

8. 准确做好文件索引，以方便查找。

9.档案资料的收集、立卷和保管工作由各部门秘书或资料员负责。每天要及时将文件和资料归档，以免散失、积压。

10.确保档案安全。每年清理一次档案资料，对档案材料的数量和保管情况进行检查，发现问题及时采取措施补救。

11.清查档案时，对已经失效的档案按规定进行销毁。销毁档案必须严格把握，慎重对待，具体要点如下：

（1）销毁档案前要经过认真鉴定，确定要销毁的档案要列册登记。

（2）提出销毁报告，报企业主管领导审批。 （3）销毁档案材料要严格执行保密规定。

（4）销毁档案材料时，必须指派专人监督，以防泄密。 12.档案管理人员必须认真贯彻有关档案管理工作的、方针、法规。忠于职守，严守机密，做好档案管理工作。对有下列行为之一的，根据情节轻重给予相应的处罚。

（1）将属于企业所有的档案据为己有或拒绝将应归档的文件资料上交归档。

（2）损毁、丢失或者擅自销毁应保存的档案。

（3）擅自提供、抄录、公布企业档案及应当保密的档案。 （4）涂改、伪造档案。 （5）玩忽职守，造成档案损失。