国内外电子文件管理模式浅议

曹媛媛

【期刊名称】《陕西档案》 【年(卷),期】2015(000)004 【总页数】2页(P26-27) 【作 者】曹媛媛

【作者单位】浙江大学档案馆 【正文语种】中 文

随着电子信息技术的飞速发展，电子文件成为日常工作的重要的记录工具，对电子文件的管理也成为日常工作中一个不可或缺的重要组成部分，但随着电子文件数量的增多，我国对于电子文件的管理与利用中存在的问题也日益凸显

自从电子文件出现之后，对电子文件管理的探索、实践就一直没有中断过，对电子文件管理的研究已经成为最近几年的一大热点，尤其是在档案学研究领域。有学者提出，“档案学的优势是文件管理”，“在电子文件研究领域，档案学与其他学科相比，其真正的优势在于率先发现了电子文件问题，并且发现了这个问题与本学科的核心理论之间的关系。”电子文件是相对于纸质文件而言的。也就是说，电子文件是文件的一种，它具有文件的一般属性。“文件”本质上是一种基于社会组织的管理方式，文件的基本功能是通过其承载的管理内容和传递方式，在特定社会活动中发挥的作用来实现的。文件作为管理方式，最终要达到目的的是管理效率的提高和管理目标的实现。

但是到底什么是电子文件管理模式呢？电子文件管理模式可以定义为：在长期的电

子文件管理活动中形成的，由众多规律构成电子文件的一种固有的、系统的思维观念的表现形式，具体表现为电子文件管理的方法、电子文件范例和经验等，它在电子文件管理中起到指导性的作用。电子文件管理模式应该有如下特点：首先是实践性，它是从电子文件管理实践中总结出来的，或者是指导电子文件管理实践的；其次是差异性，基于不同模式建立的电子文件管理实践，应有明显的差异；第三是适用性，即电子文件管理模式有特定的适用环境与条件；最后是有效性，不管是作为认识客观事物的工具，或是作为指导实践的手段，电子文件管理模式必须有效。 1、前端控制思想

法国档案学者C·加雷指出：“档案工作者要考虑他们在文件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身”。诸如此类的观点正是前端控制产生的思想源泉，到了80年代初，档案文献学要求档案工作者及早参与对信息系统的设计和组织工作。许多学者都认为，今后要解决的问题将侧重于信息的转移、传播和开发，而不是信息的储存，而做到这一点的关键是要在机读档案形成时就积极介入，抓住不放。及至90年代这种从信息源头做起的办法博得了更多人的支持。实践证明，为了确保信息的安全性以及对信息产生环境的了解，必须及早对其加以影响，包括在建立系统之前。日本学者作山宗九在《文件生命周期》一书中对如何设计文件保管系统作了一个形象的比喻：与其过量饮食后才开始跑步锻炼，不如及早将吃两碗饭减少为一碗更容易控制体重。同样，与其当办公室内文件积压太多时烦恼不堪，不如在电子文件形成前期就加以管理和控制。这些观点最终成就了前端控制的理念。

2、国内外电子文件管理模式的区别

国外对电子文件的管理，主要是通过制定相关的政策和标准体系、开展大型的电子文件管理研究项目推进的。美国以技术研发为驱动，致力于研究电子文件长期保存的软件系统，通过建立满足文件功能需求的文件管理系统来实现电子文件的集中管

理。澳大利亚则以档案馆的联合行动为主要线索，国家档案馆等10多个档案馆联合发起“数字化保管动议”，建立与推广电子文件形成与管理的统一标准体系等。英国以搭建政策框架为先导，明确电子文件管理规范体系，并对各机构电子文件管理进行评估。

中国的情况则不同。我国电子文件管理的行政区域性特征，从根源上决定了我国难以走国外的路子。我国极少数区域(如安徽)在开展电子文件管理时会制定相关的法规和标准体系，而大多数区域的电子文件管理追求的是“短平快”，在缺乏相关标准体系的情况下就迅速开展，具有明显的盲目性，由此导致了电子文件最终并没有得到真正有效的管理。虽然我国曾指定某些区域

为电子文件管理的试点，如指定安徽省为电子文件中心建设的试点，陕西省为电子文件备份中心的试点，但至今这些试点并没有得到大范围的推广。此外，我国至今还未组织开展大型的电子文件管理研究项目。这些都不利于我国电子文件管理的发展。

电子文件管理目标具有层次性，这主要由目标定位有高低之分和实现条件(如技术条件)有差异决定的。但从总体上看，国内外电子文件管理模式的最终目标却是一致的，即保持电子文件的真实、完整和有效性。这主要由电子文件的档案作用决定的，与传统的纸质文件是一致。具有档案价值的纸质文件不管采用何种管理模式，其最终目标都是要保证纸质文件的长久保管利用。电子文件也是如此，只不过电子文件的管理要受到软硬件、载体设备安全等网络技术发展水平的制约以及磁场、温湿度等自然环境的影响。

尽管国外电子文件管理模式发展过程中呈现出多种模式，而且每种模式的侧重点或层次有所不同，如匹兹堡模式侧重于保存电子文件的证据性，而哥伦比亚模式侧重保护电子文件的完整性，但是它们的最终目标都是为了保证电子文件的真实、完整和有效。

我国电子文件管理模式的发展同样也有一个过程，每个阶段的管理目标都不一样。从最初的基于狭义办公自动化的电子文件归档与保管模式，到后来的基于电子政务的电子文件管理模式，以及发展到数字档案馆管理模式和电子文件中心管理模式，这些处于不同发展阶段的管理模式有的直接为政府服务，也有为电子文件长久保管利用服务。即便是同一种模式，各个实施单位的目标定位也存在差异，如电子文件中心管理模式就有现行文件查询服务型、中转站型、永久保管型和备份型等四大类。但这些差异都是作为阶段性的目标合理存在的，他们是一个有机的发展的组成部分，是实现最终目标过程中的必经之路，都服务于“保证电子文件的真实、完整和有效”这个最终管理目标。

面对电子文件管理中出现的诸多问题，我们应该积极探讨，结合国内外的有效经验和我国自身情况，找到科学、合理有针对性的解决办法。 1、明确电子文件的法律效力，有法可依

从目前的情况来看，我国尚且未对电子文件的法律效力做出明确规定，现有的法律法规主要限于证据法、电子证据法、电子交易法和电子签名法。因此要科学探索，统一标准，明确电子文件的法律证据地位，为电子文件法律建设提供立法保障。在此基础上，要增加国家、地方以及行业法律法规的电子文件立法，为电子文件的管理提供系统、完善的法律依据。

2、加强电子文件管理人员的业务和素质的培训，提高工作效率

电子文件管理是一项基础性工作，因此需要全体人员的高度重视，需要加强对电子文件管理人员的业务和素质的培训。如果要建立一支高素质、高业务水平的设备资产档案管理团队，就要加强对他们的培训工作。要加强管理人员的理论知识的学习，针对性地对他们进行不同方式的培训和指导，使他们在掌握有关电子文件管理方面的知识、法律法规、管理制度及岗位职责的情况下，适应不断发展变化的日常管理工作。除此之外，还要为电子文件管理人员创造良好的学习和培训的条件，定期的

举办一些专业的培训和学习活动。让管理人员能够及时的了解和掌握国家档案局下达的有关档案管理的各种文件精神，以此来指导日常的电子文件管理工作进行，改善和提升在职电子文件案管理人员的知识结构，从而能更好的提高他们的综合业务能力和水平。

3、加大软硬件条件的投入力度

电子文件是“指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。这就决定了电子文件的管理要通过软硬件等数字条件实现。通过加大软硬件投入力度，不断更新技术和设备，保证载体、存储设备安全性，防止病毒入侵以及人为篡改；同时要保证电子文件存储的自然条件，如库房温、湿度，避免磁场、光线、灰尘、有害气体等对电子文件的影响。

4、加强电子文件管理的监督和考核，杜绝不良现象发生

电子文件管理信息化的建设不仅要靠管理人员的高度自觉的业务能力的发挥，还要靠高校各级领导及全体师生的相互配合和监督，因此领导要加强对电子文件管理信息化的监督和考核，杜绝工作懒散、懈怠等不良工作现象的发生。首先，要提高领导干部的档案管理意识。领导干部的档案意识的完善是实现部门档案管理信息化的重要桥梁，有利于带动和发挥全体电子文件管理人员对电子文件管理工作的积极性和责任。其次，加强电子文件管理人员工作的考核和监督，让管理人员明确自身的工作任务和岗位职责所在，从而更好地保护和保证高校档案管理工作的运行。