用友总帐报表培训手册

培 训 手 册

手册名称： 编写人员： 对口业务 支持 用友总帐、报表培训手册 适用部门： 版本号 V8.52 编写日期 会计负责人 出纳会计 财务部门 2010年5月16日 总帐模块 主办会计 日常处理 报表模块 出纳 资产负债表利润表等 现金银行 目 录

1、 2、 3、 4、 5、 6、

部门岗位： ............................................................................................... - 1 - 岗位职责： ............................................................................................... - 1 - 日常业务处理流程： ............................................................................. - 2 - 日常业务操作： ...................................................................................... - 2 - 月未业务操作： ...................................................................................... - 7 - UFO报表编制： ....................................................................................... - 9 -

1、 部门岗位：

财务部门工作岗位职责：

 进行日常财务核算工作。  

进行各费用报销处理；

进行企业日常经营活动的会计反映与核算；

 进行相相关部门进行上报各种经营性报表，为决策层提供及时准确的会计信息。

2、 岗位职责：

出 纳：出纳对涉及现金、银行存款的凭证签字确认、录入对账单、定期与银行对账。

主管会计：录入会计凭证、打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册、打印帐簿保存。 记 账：记帐（取消记帐）、转帐生成、对帐、结帐（取消结帐）。

报表人员：在UFO报表系统中录入关键字、设置取数公式、生成报表、打印报表进行上报。 财务经理：审核会计凭证、 审核财务报表。

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3、 日常业务处理流程：

4、 日常业务操作：



日常工作描述：

1． 主管会计录入凭证（制单）。

2． 出纳对涉及现金、银行存款科目的凭证签字确认，进行支票登记簿的录入。 3． 财务经理审核记帐凭证。 4． 记帐人员对审核后的凭证记帐。

 初始设置

 会计科目设置（编码4-2-2-2-2-2）

单击“设置”下“会计科目”，系统进入“会计科目”界面：  

如果增加科目：单击[增加]，在输入窗口中录入或选择相应内容，单击[确认] , 单击[关闭]; 如果删除科目：选中要删除的科目，单击[删除]，点击“确认”；

 如果修改科目：选中要修改的科目，单击[修改]或双击该科目，点击[修改]修改相应内容，点击[确

定];

 指定科目：单击[编辑]菜单下[指定科目]→单击选择核算现金，银行总帐，现金流量的科目→点击

“”选入→单击[确认]

备注 

科目编码及名称必须唯一；

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苏州市苏宏财税咨询服务有限公司 邮箱：280301709@qq.com  在增加或修改科目时，若该科目需要设置为辅助核算的科目，则必须在对应辅助核算的复选框打上

“√”标记；

 指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用。  外币及汇率定义

单击“设置”下“外币及汇率”，单击[增加]→在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式，→单击[确认] 在汇率一览表中，输入该币种的相应汇率单击“退出” 备注：

此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。

 录入期初余额

单击“设置”下“期初余额”， 系统进入“期初余额”界面：  

将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。

如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。

 录完所有余额后，用鼠标单击〖试算〗按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也

可单击〖对账〗按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致

备注：      

无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。 〖清零〗：当科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有科目的期初数据。存在已记账凭证时此按钮置灰。

则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。

如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额

若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。 在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。

 设置凭证类别

单击“设置”下“凭证类别”→单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别→单击“确定”→单击[退出]。

 设置结算方式

单击[设置] →选择[结算方式]→单击[增加]，输入“结算方式编码”和“结算方式名称”，若启用票据管理，单击该项打上“√”标记；单击[确认]，单击[退出]。 备注 

结算方式编码：用以标识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。结算方式编码可以数字0—9或字符A—Z表示，但编码中&、“、;、-以及空格禁止使用。

 结算方式名称：用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。结算方式名称最多可写6个汉字（或12个字符）  录入部门档案（编码1-2-2-2）

单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“部门档案”单击“增加”，录入部门编码及部门名称，单击“保存”，录入下一部门档案录完后单击“退出”。

 录入职员档案

单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“职员档案”单击“增加”，录入职员编码及姓名及所属部门按回车键直至转入下一行单击“退出”。 备注

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    

职员编号：必须录入，必须唯一。 职员名称：必须录入，可以重复。

部门名称： 输入该职员所属的部门。您只能选定末级部门。

职员属性：填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。

信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该职员对客户的信用权限，可以为空。如果要在\"销售管理系统—信用控制\"中选择\"业务员信用控制\"，建议在这里输入职员信用权限。

 录入客户档案(编码1-2-2-2-2)

单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“客户档案”单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”单击“退出”。 备注：

其中客户编码，客户简称，所属分类码必须输入。

 录入供应商档案(编码2-2-2-2)

单击“设置”菜单下“编码档案”单击选择“供应商档案”单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”单击“退出”。 备注：

其中供应商编码，供应商简称，所属分类码必须输入

 录入项目目录

单击[编码档案]下[项目目录]

建立项目档案的操作流程如图：

备注：  

核算科目：在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算，如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。

项目分类定义：为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。

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

项目结构：一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。  

项目目录：列出所选项目大类下的所有项目

银行对帐期初录入

 单击[银行对帐]下[银行对帐期初]选择“银行存款”科目，单击[确定]，在启用日期窗口中录入启

用日期，在单位日记帐和银行对帐单的“调整前余额”栏录入企业最后一次对帐的调整前余额； 

单击“方向” 可调整对帐单的余额方向；

 若有期初末达项还应录入单位日记帐和银行对帐单的期初末达项；

备注:  

第一次使用银行对帐功能前，系统要求录入日记帐及对账单未达账项，在开始使用银行对账之后不再使用；

在录入完单位日记帐，银行对账单期初未达帐项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对帐；

 日常财务工作：

 增加凭证

单击[填制凭证]单击[增加]录入凭证分录录完凭证，单击[保存]单击[退出]。 凭证表头部分的录入 备注:    

凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。 采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号

采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。 凭证一旦保存，其凭证类别，凭证编号不能修改。 输入凭证正文部分

备注:

 摘要可以相同，但不能为空，按回车，系统将摘要自动复制到下一分录行  会计科目通过科目编码或科目助记码输入。  科目编码必须是未级的科目编码。  金额不能为零，红字以 “-”号表示。

 在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。

 在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。

 录入涉及数量核算的分录时，录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方，可用空格调整方向；

 辅助核算信息

 如果科目设置了辅助核算属性，还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等 。 备注：

 在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入；具体操作：单击辅

助信息[参照]→单击[编辑]→单击[增加]→单击[退出]

 修改凭证

单击[上张]、[下张]选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。

备注： 

未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改

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   

已审核算的凭证应先取消审核后，再通过证制单功能进行修改。

若您在【选项】中设置了\"制单序时\"的选项，那么，您在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。1月份制的凭证不能将制单日期改为2月份的日期。

若在【选项】中设置了\"不允许修改、作废他人填制的凭证\"，则不能修改他人填制的凭证。 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

 冲销凭证

单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证，单击[制单]菜单下[作废/恢复]。 冲销凭证可以采用【制单】菜单下的冲销凭证命令制作红字冲销凭证。

备注：

制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充，通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存。

 删除凭证

单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证，单击[制单]菜单下[作废/恢复]。 单击[制单]菜单下[整理凭证]选择整理凭证期间单击“确定”→选择要删除的凭证→单击“确定”。 备注：

 如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证进行作废。  如果作废凭证不想保留时，可以通过整理凭证功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。  只能对未记帐的凭证作凭证整理。

 已记帐凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记帐前状态，再作凭证整理。

 若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想对已记账凭证作凭证整理，请先到\"恢复记账前状态\"功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

 会计凭证审核

更换操作员：在企业门户中单击菜单[重注册]，屏幕显示“系统登录”，选取帐套后单击[确认]；在“操作

员”窗口选择有审核权限的操作员单击[确认]；

审核：单击[审核凭证]下的[审核凭证]设置要进行审核的凭证条件，点击“确认”选择要审核的凭证，

点击“确定”点击单击“审核”或[审核]菜单下的［成批审核凭证］；

取消审核：如上进入审核凭证窗口，点击单击“取消”或[审核]菜单下的［成批取消审核］；

标识错误：如上进入审核凭证窗口，可单击[标错]，系统在该凭证上标识为有错，便于制单人进行修改； 审核完毕，单击[退出]。 备注：   

制单人与审核人不能是同一人；审核前必须更换操作员（重新注册）； 凭证一经审核便不能修改和删除，若要修改删除可先取消审核； 取消复核只能由复核人自已进行。

 会计凭证记帐

在”凭证”菜单中单击[记帐]→单击“记帐范围”输入要记帐的凭证范围（格式如：1-20或1,3,5,7-10）→单击[下一步]，核对记帐报告无误后，单击[下一步]，单击[记帐]，系统即开始记帐，记帐完毕退回总帐系统画面。 备注   

第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。 上月不记帐，本月不能记帐。 未审核凭证不能记帐。

 作废凭证不需要审核可直接记帐。

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5、 月未业务操作：

 月未工作描述：

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银行出纳录入对账单,与银行对账。

记帐人员进行转帐定义，执行转帐生成。（如果涉及现金，银行存款科目，凭证也须出纳签字）。 财务经理审核转帐生成的凭证。 记帐人员对审核后的凭证记帐。

凭证全部记帐完毕后，记帐人员执行对帐。

对帐平衡、显示正确后，制表人在UFO报表系统内编制报表，打印报表，送交财务经理审核。 打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册，打印帐簿保存。 数据备份后进行结帐。（其他各系统必须先结帐）

 月未财务工作：  银行对帐工作：

录入银行对帐单：

单击[出纳] [银行对帐] [银行对帐单]选择银行科目单击[增加]录入银行对帐单内容录完后单击“保存”单击[退出]；

录入银行对帐：

单击[出纳][银行对帐]选择银行对帐科目，进入对帐界面

  

单击[对帐]，屏幕显示“对帐条件”对话框；逐级选取对帐条件，录入截止日期，单击[确定]，系统即开始自动勾对，并打上勾对标记“○”；

对那些应勾对而未勾对上的帐项，可在两清区域双击，系统标注为“√”； 单击[检查]，检查结果平衡，单击[退出]；

把光标移到要打印余额表的科目上，单击[查看]或双击，屏幕显示银行存款余额调节表，并可打印输出。 对帐结果查询：

单击[银行对帐]下的[查询对帐勾对情况]单击科目下拉框单击选择科目单击[确定]单击“单位日记帐”或“银行对帐单”标签，屏幕显示各自的对帐结果查询完后，单击[退出]； 核销已达帐：

单击[核销银行帐]选项，选取要核销的银行帐户，单击[确认]，系统即自动核销；

余额调节表查询：

 取消记帐

1. 单击系统主菜单【期末】下的【对帐】，按下< Ctrl + H >键，将决定是否显示/隐藏菜单中的【恢复记账

前状态】功能

2. 恢复记帐前状态有两种方式： （1）恢复最近一次记帐前状态；

（2）恢复到月初未记帐前状态。

具体操作：若该功能被隐藏，可如1操作调出，单击[凭证]菜单下[恢复记帐前状态]选择恢复方式点击“确认’’ 备注

已结帐月份的数据不能取消记账

 科目汇总

1. 输入汇总条件后，点击〖汇总〗按钮，屏幕显示科目汇总表。

2. 当光标在科目汇总表的某一科目行上时，按〖详细〗按钮，则显示对方明细科目汇总表。 3. 按〖级次〗按钮，可指定汇总的级次。

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

自动转帐设置



自定义转帐：

期初余额：QC（”科目编码”,会计期间,代码）； 期末余额：QM（”科目编码”,会计期间,代码）； 发生额：FS（”科目编码”,会计期间,”方向”,代码）； 取对方科目计算结果：JG（） ； 常数

单击[自动转帐]→单击[自定义转帐设置]参照窗→单击[增加]图标→录入相关内容→定义完凭证后，要点击“保存”，单击[增加]定义下张转帐凭证，定义完后单击[退出]。 备注

编制自动转帐公式时，若涉及到项目核算的要分项目进行结转，编制自动转帐凭证时可编制多张凭证。 

转帐生成：

1. 具体操作：单击[自动转帐]→双击选中要执行转帐生成的转帐目录→点击“确认”→点击 1、 公式说明：

    

2、 具体操作：

[上张]或[下张]并点击“保存”或[编辑]菜单下的[成批保存]保存生成的凭证→点击[退出]；

2. 凭证生成后→更换操作员→复核→记帐。

 对帐

1. 2. 3. 4.

单击系统主菜单【期末】下的【对账】，显示待对账界面。

选择要对账的会计期间和对账内容，选择总账与哪些辅助账进行核对。

确定 ，单击〖对账〗按钮，系统开始自动对账。在对账过程中，按〖对账〗按钮可停止对账。 若对账结果为账账相符，则对账月份的对账结果处显示\"正确\"；若对账结果为账账不符，则对账月份的对账结果处显示\"错误\"，按〖错误〗可查看引起账账不符的原因。

5. 按〖试算〗按钮，可以对各科目类别余额进行试算平衡，显示试算平衡表。

 结帐

1.

单击系统主菜单【期末】下的【结账】进入此功能，屏幕显示结账向导一──选择结账月份。点击要结账月份。

2. 选择结账月份后单击〖下一步〗，屏幕显示结账向导二──核对账簿。

3.

按〖对账〗按钮，系统对要结账的月份进行账账核对，在对账过程中，可按〖停止〗按钮中止对账，对账完成后，单击〖下一步〗，屏幕显示结账向导三──月度工作报告。若需打印，则单击〖打印月度工作报告〗即可打印。 4.

查看工作报告后，单击〖下一步〗，屏幕显示结账向导四──完成结账。按〖结账〗按钮，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。

 取消结帐

在结账向导一中，选择要取消结账的月份上，按[Ctrl+Shift+F6]键即可进行反结账。 备注

 上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。  如月还有未记账凭证时，则本月不能结账。  已结账月份不能再填制凭证。  结账只能由有结账权的人进行。

 若总账与明细账对账不符，则不能结账。  反结账操作只能由账套主管执行。

 帐簿查询及打印：

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    

单击菜单[帐表]下各项内容查询

查询时按需要设定相应条件，即可得到查询结果； 多栏帐查询时要先定义多栏帐格式，再查询；操作如下：单击菜单[帐表] 单击[科目帐] 单击 [多栏帐查询]→单击[增加]图标→设置多栏帐格式→点击[确认]→双击定义好的多栏帐查询； 现金和银行存款日记帐必须到[出纳]中查询；

涉及辅助核算的科目可在相应的辅助核算中查询；设置为客户往来或供应商往来的科目，必须到应收或应付系统中查询；

 系统提供通过总帐联查明细帐以及通过明细帐联查凭证的功能

6、 UFO报表编制：

 制作UFO报表的基本流程：

启动UFO->建立报表->设计报表的格式-> 定义各类公式-> 报表数据处理->打印报表

 基本概念



UFO的两种基本状态:

（1）、格式设计状态：主要是为报表设置固定内容。 （2）、数据处理状态：主要是为报表进行数据处理。

（3）、格式状态和数据状态的切换，单击左下角的“格式”或“数据”开关进行。       

单元：由行和列构成的最小单位，用《列号》+《行号》来表示，如A3。 组合单元：由相邻的两个或两个以上单元组成的矩形。

区域：由一个或多个单元组成的矩形，用[起始单元名]：[结束单元名]来描述，如C5：D20

关键字：在UFO报表中用来确定某张表所在位置的“鉴别标志”，称其为关键字。系统提供了单位名称、单位编号、年、月、季、日六种关键字，主要是对帐表进行定位、取数等操作。

单元属性：指单元在报表中所要处理的内容，系统根据需要提供了表样型、字符型、数字型三种； 单元风格：对报表进行修饰，改变字体、加背景等； 函数的应用

1、 帐务函数：系统提供了函数向导帮助用户编辑公式，编写公式时,可以利用函数向导来完成公式的定义。

账务取数常用函数有： 总帐函数 期初额 期未额 发生额 累计发生额 净额

2、 平面计算公式：PTOT(某区域)，如：C10=C5+C6+C7+C8+C9 表示为：C10=PTOT(C5:C9)

主要函数有：数据合计->PTOTAL() ； 平均值->PAVG() ；计数->PCOUNT() 3、 本表他页取数：SELE选择函数的应用，例如：

本月损益表D6单元的值等于本月C6单元的值加上上月D6单元的值。公式如下：

d6= C6 + sele（ D6， 月@ = 月 + 1 ）

本月D6单元值 本月C6单元值 选择函数 上月D6单元值 - 9 -

当前月 数据来源 月 等于当前月与数据来源月的差 金额式 QC() QM() FS() LFS() JE() 数量式 sQC() sQM() sFS() sLFS() sJE() 外币式 wQC() wQM() wFS() wLFS() wJE() 苏州市苏宏财税咨询服务有限公司 邮箱：280301709@qq.com

注：    

“月@”表示当前月，在本例中代表的是“本月”； “月”表示数据来源月，在本例中代表的是“上月”； “1”表示可变的常数，它等于“月@”减“月”；

如果要手工录入公式，所有的标点符号和括号必须在英文状态下录入

 设计报表的格式

设计报表的两种操作步骤：

一、 新建→[格式]→表尺寸→列宽→选择区域→区域画线→设置组合单元（为标题）→录入标题→录入表样文

字→修饰报表格式（字体、背景等）→保存

二、 新建→选择[格式]→[报表模板]→选择[行业]与[报表]→确认→进行修改、修饰→保存  关键字的设置与录入

在［格式］状态下，定好关键字所在位置，单击[数据]菜单下[关键字]→设置→选择关键字→确认 在［数据］状态下，单击[数据]菜单下[关键字]→录入→录入相关的关键字内容→确认

 UFO报表数据生成

计算表页

利用单元公式对表页进行计算：点击“格式”标签转换到“数据”处理状态，录入关键字内容后，单击[数据]→[整表重算] 表页管理

1、 增加表页：报表格式编辑好后，每月只需要录入关键字，执行表页计算即可。在数据处理状态下，[编辑]

→[追加]或[插入]→[表页]。

2、 删除表页：在数据状态下，[编辑]→[删除]→[表页]，输入表页号即可。注意表页一经删除就不能恢复。  UFO报表日常应用流程：

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)

登陆UFO报表。 打开需要的报表文件。

通过追加表页功能追加一张新的表页。 录入表页关键字（年、月、日、单位名称等）。 设定取数账套、会计年度。

在数据状态进行表页计算，生成报表数据。

检查报表数据的正确性（平衡关系或与总账科目账进行核对）。 进行打印上报。

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