档案管理 新形势下航空企业档案管理信息化建设初探 徐红艳 （中航工业动力机械研究所，湖南株洲４１２００２） 摘要：面对信息技术发展的新形势，航空企业面临档案管理的信息化建设。本文首先分析了档案管理面临的信息化新形势，指出了航空企业档 案管理的主要内容，进而提出了以信息资源为核心的档案管理模式。接着对新形势下航空企业档案管理信息化建设进行了探讨，最后对航空企业档案 信息化管理平台建设进行了总结。 关键词：新形势；航空企业；档案管理；信息化 当前传统行业都面临着互联网及信息技术发展的冲击，航空企业 也面临着在新形势下的设计与管理的变革。设计与管理新模式，驱动 着档案管理的信息化建设。构建以信息资源为核心的档案信息化管理 平台是当下航空企业需要去思考和解决的。虽然目前基于全信息资源 步的决策支持开发。 ３、售后与维护档案 产品完成生产制造及交付用户后，需要进行定期的维护，还包括 些必要的返修或是更改等。这些活动产生的文档资料也是产品档案 一的设计与管理模式正在建设中，其应用并没有规模化，但档案信息化 管理平台的同步建设很需要也很必要。 航空企业的档案管理主要以产品档案数据为主，与企业的产品研 发制造密切相关。本文重点针对航空企业档案管理的主要内容进行总 结，然后提出了档案信息化管理平台的建设模式。构建集成的档案信 息化管理平台，将产品全生命周期数据纳入档案管理。在以信息资源 为核心的档案管理模式下，企业对档案管理提出了新的需求，进行档 案信息化管理平台建设时需要充分考虑这～点，要从思想上认识到档 案管理在企业中处于越来越重要的地位。 １档案管理面临信息化新形势 １、信息技术的发展驱动着航空研究制造企业的设计与管理模式变 堇 信息技术作为一种手段，正驱动着航空企业的设计与管理模式的 变革。 企业逐渐体会到了在产品设计和管理上应用网络与信息技术带来 便利，将越来越多的业务提到线上模式。这样在企业设计与管理上逐 渐形成了一个统一的信息化平台，实现了集中的统一的管理，同时也 解决了一企多地协同的难题。以信息化技术为核心的设计与管理协同 模式正在航空企业逐渐形成。 ２、企业设计与管理模式的变革迫切的要求档案管理的信息化 航空企业的档案管理部门是整个企业的数据中心，需要档案管理部 门加强信息化建设，构建统一高效的档案信息化管理平台，才能更好 的为企业发展服务。 企业设计与管理的新模式正在逐渐形成，但目前各航空企业并没 有建立起完善的新模式思路，仍会受到信息技术发展的变化影响。但 可以确定的是，以信息技术为驱动构建的设计与管理新模式，必然是 以信息资源作为核心数据媒介的，就必然要求档案管理进行同步变 革，要求同步构建基于信息资源的档案管理新模式。 ２航空企业档案管理的主要内容 航空企业档案管理最主要的是进行企业产品的档案管理，为反应 档案信息化条件下档案管理为生产活动服务的目的，本文按照航空产 品的生产过程中的文档类型进行分类，分为产品的设计档案、工艺与 制造档案、售后与维护档案及其他四类。规范的档案管理，需要将产 品所有相关档案纳入管理。 １、产品设计档案 产品设计占据着航空研究企业的核心地位。每一型号航空产品都 需要经过预研、研制、投产、定型、批产等阶段。由于航空产品的结 构复杂，机电液高度集成，每个阶段又同时存在着多种类型的设计文 档，包括结构图纸文件、电气图纸文件、软件、调试及实验文档等。 签署完整并发布的设计文档，需要按照各自的标准化要求进行归档。 设计文档的更改也需要按照相应的档案更改要求走变更手续。 ２、工艺与制造档案 每一型号产品经过设计完整，就进入了制造阶段。在产品制造活 动中产生了大量的投产信息、物料资源以及工艺文件等数据。这些都 需要纳入企业档案进行统一管理。每一个工号、每一份工艺文件都对 应着一种产品设计档案，在档案管理中，其除了需要按照归档要求进 行归档外，还需要建立档案文档之间的内在联系，以便于维护及进一 ．．９４．． 管理重要的一部分。从售后及维护档案资料，可以综合分析产品质量 情况，进行市场业务拓展，同时为产品改进换代提供支持。 ４、其他档案 在产品生命周期中，还存在着其他一些档案，比如产品投竞标资 料、物料及外协件报价及成本资料、实验演示数据等。这些档案在传 统档案管理模式下，往往不受重视而被忽略了。其实在信息化条件 下，拥有完善的档案管理，将这些不被重视的档案数据纳入管理系 统，作为一种知识资源存在，将会不定期发挥其应有的作用，为企业 减低成本和提高效率贡献力量。 ３以信息资源为核心的档案管理模式 档案管理的基本原则是进行文件保管。在信息化条件下，管理的 是信息资源文件。信息资源文件的保管区别于传统纸质文件的保管方 法，需要有其新的管理模式。需要构建集成的档案信息化管理平台。 在此基础上，将产品全生命周期文档信息资源纳入管理。同时，信息 化技术的发展也赋予了档案管理新的内容，即需要考虑企业发展对信 息资源的需求，将企业研发制造送上快车道，为企业精益决策提供数 据支撑。 １、构建集成的档案信息化管理平台 目前航空企业中有的企业信息化程度高，数字档案馆已经通过评 定，而有的还处于实体管理或者档案信息管理系统阶段，有的正在建 设数字化档案馆。随着计算机技术及数据分析及数据挖掘技术的发 展，依托大数据还可以实现档案数据的整合，可以满足企业发展更多 样化的需求。 企业产品档案构建起企业的知识资源库。档案资源的整合是知识 管理的要求，是建立在集成的基础上的。目前大多航空企业都使用ＰＤＭ 系统进行产品数据的管理。ＰＤＭ系统就是一种集成的档案信息化管理平 台。ＰＤＭ系统提供了一种开放的集成环境，供用户进行多样化的档案资 源的管理。企业通过定制开发，将特定的档案数据通过特定的流程纳 入ＰＤＭ主生行管理。 以ＰＤＭ为档案信息化管理平台，必须以信息资源作为核心内容进行 平台的开发建设。由于档案管理内容的多样性，在建设该平台时，必 须考虑信息资源的融合。比如，在航空企业进行产品生产活动中，结 构设计文件目前以二维ＣＡＤ图纸为主，正在向全三维设计转型。在过渡 时期，存在着多型号多类型的文档同步管理的问题。传统的二维ＣＡＤ图 纸多数以纸质文档进行签署归档和下发，而在信息化条件下，初步的 方案便是二维ＣＡＤ图纸以电子化形式归档和下发，此时档案信息化管 理平台就需要增加建设针对此类型的电子文档的设计、签署和下发流 程和和制定对应的管理方法。更进一步的方案是全三维设计模型的设 计、签署和下发。此时档案信息化平台又需要增加对全三维设计模型 的支持。单纯构建设计文件的全三维模型档案支持或许还算容易，但 是在产品全生命周期活动中，设计三维模型不是存在的，还有与 之进行关联的工艺和制造档案、售后与维护档案等。这就需要档案信 息化管理平台将这些产品数据全部纳入管理，即要将各类档案集成起 来。 集成的档案信息化管理平台建设是一个长期的过程，各企业产品 不同，档案数据存在差异，其具体的构建方式、实现形式和管理方法 需要航空企业在实践中进行探索，才能构建适合自己企业的档案信息 化管理平台。 档案管理 ２、构建产品全生命周期信息资源 信息化条件下，档案管理变得方便和快捷。在集成化的档案信息 化管理平台支持下，为了完整构建航空企业知识库，提高企业核心竞 ４新形势下航空企业档案管理信息化建设探讨 虽然说档案信息化管理平台的建设逐渐得到企业领导的重视，同 时我们也清醒的认识到其为企业发展带来的好处，但是在实际的档案 争力，需要从产品全生命周期出发，构建完整的产品档案库，即是要 将产品各阶段产生的文档纳入管理，另一层面，对于文档自身来说， 档案信息化管理平台需要管理文档产生、变更、使用的全过程。 首先，对于产品全生命周期过程，档案管理要做到全信息化管 理。以标准化的文档模板和流程驱动进行全生命周期信息资源的发布 和积累。对于产品设计阶段，总体部门进行总体设计，按照标准化模 板完成总体框架构建，并进行任务分解，将标准化的任务书分解到各 分系统。其中产生的总体设计框架文档及分系统任务书纳入档案信息 系统管理，签署发布后，通过信息渠道下发到各分系统。各分系统再 进行详细的分系统结构、电气设计。设计中的各类文档、分析报告、 实验数据以各自标准化模板进行编制，然后纳入档案管理平台。进一 步的，设计文件以流程驱动，下发到生产制造环节，编制工艺文件， 再下发到制造车间，实施生产制造。接着再到最后的产品检验、实 验、产品销售、售后维护等。每一阶段的文档数据按照特定模板与流 程纳入档案信息化管理平台。这样就建立起了产品全生命周期的信息 资源。 其次，对于各项文档来说，其编制、签署、发布、变更和废弃全 过程也应纳入档案信息化管理平台。各项设计文档有其阶段标记。在 产品模样研制阶段，以某种基线状态使用投产，而进入试样及定型阶 段后，设计文档发生了改进设计，履行变更手续后再行发布和投产 各阶段产品文档全部数据都纳入档案信息化管理平台，包括各历史版 本文档、各种更改单等，各项内容有序的、关联的组织起来，形成规 范的信息资源数据。 ３、将企业对信息资源的需求作为档案管理的新任务 传统的企业档案管理工作只是以实体文件保管为主，较少去从企 业资源及知识需求角度出发去探索档案资源的利用。企业很难直接中 档案中去寻求效率和效益的突破。这也就将档案管理工作被动化、边 缘化，没有将其置于显要位置。而在档案管理的信息化条件下，档案 管理滋生出了其新的任务，其重要性及重视程度也需要得到提高。 纳入档案管理的信息资源包含了企业产品的全部信息，是企业的 宝贵的知识资源库。而航空研究制造企业为技术密集型企业，知识库 技术含量高，也来之不易，需要对其进行充分利用。在档案信息化管 理平台构建起企业产品知识库，用于产品全生命周期信息资源的前提 下，档案管理应将企业对信息资源的需求作为新形势下的新任务。在 知识竞争的时代，谁拥有了知识，谁就拥有了竞争力。档案中的信息 资源不能主动为企业发展服务，我们需要从需求出发，对档案管理平 台进行定制开发，用以契合企业的现实发展需求。比如，航空企业可 以在构建三化资源库和构建快速设计平台方面，充分利用档案信息化 管理平台。 “三化”是指通用化、组件化、系列化。产品研发中充分利用三 化思想，利用三化资源，可以有效的继承原有的成熟设计。要利用好 三化资源库，需要档案信息化管理平台做好充分的支撑。三化资源库 不仅仅是设计档案的简单保存。档案信息化管理平台需要开发出各类 型数据支撑接口，保障基于信息化的协同设计与制造平台对于三化资 源库的引用，同时要进一步的规范和扩充三化资源。 构建快速设计平台是市场化条件下现代航空企业迫切的追求。在 档案保存依靠纸质形式进行的传统模式下，档案管理平台并不能为企 业设计贡献多少知识力量，因为检索和查找起来实在是不方便。尤其 是现在设计文档电子化，更是无法继承原有的纸质档案。而以信息资源 为核心的档案信息化管理平台的上线，为快速的设计平台的建设提供 了便利。大量信息知识资源储存在档案管理平台中，这正为快速设计 平台提供了其需求的知识库。在快速设计平台构建时即提出对信息资 源的需求，就可以在档案信息化管理平台的建设上加以考虑和定制开 发，提供为快速设计平台服务的接口。 信息化管理平台建设中，仍然存在着很多问题需要解决。新形势下航 空企业档案管理信息化建设过程中应充分注意以下几点： １）传统纸质档案与信息化资源档案并存管理． 目前正是航空产品设计制造逐渐走线无纸化的过渡阶段，部分原 有型号沿用着纸质档案，而新研试点型号在走向无纸化。这种传统纸 质档案与信息化资源档案并存的情况，给档案管理部门带来了管理上 的压力。同时，由于全信息资源归档应用不多，也减缓了档案的信息 化管理平台的建设。 ２）多平台信息资源的整合 立足于全信息资源管理的档案信息化管理平台需要将各类型数据 文档纳入管理，就需要包容和整合多平台的数据信息。单纯保存和发 布电子文档不难，但是要将每种文档按照关联关系保存，并能各级重 用就不容易了。比如设计ＢＯＭ发布后，要形成工艺ＢＯＭ，就不能依靠工 艺人员去全新建立工艺Ｂ０Ｍ再保存。一方面这样任务量巨大，另一方面 设计与工艺的关联性丢失了，一旦设计更改，不仅会造成繁重的工艺 的档案维护任务，还容易产生错误 多平台信息资源的关联整合，还 不太容易，需要一步步探索前行，逐渐在实践中扩展，才能最终集成 的包含全生命周期信息资源的档案信息化管理平台。 ３）信息化条件下档案管理思路的变化 信息化条件下，档案管理需要有思路上的变化。档案管理的信息 资源有了更灵活的属性，数据分析与处理工具越来越强大，基于大数 据的智能化的分析系统逐渐出现，这都给档案信息化管理平台提供了 新的方向。新形势下，档案管理工作者还应当把企业对于信息资源的 需求作为其新的重要任务加以对待。 ４）信息安全问题不容忽视 航空企业的产品档案数据保密要求高，进行档案信息化管理平台 建设必须要考虑档案数据的安全。当前信息技术发展中，很多潜在的 安全问题并不可预期，我们在建设档案管理平台时，如果稍不注意， 可能导致企业保密档案被非法窃取，不仅给企业自身带来严重损失， 还可能会导致泄露国家秘密，危害。 ５总结 在信息技术支撑下，航空企业的设计与管理模式发生了变革，随 之而来的档案管理问题也得到了重视，档案管理的信息化建设正在随 着基于信息资源的设计与管理平台的构建同步展开。构建产品全生命 周期资源的集成的档案信息化管理平台是档案管理的发展方向 同 时，作为数据中心的档案管理部门应以企业对信息资源的需求作为新 的任务，融入企业核心角色，为企业的快速发展贡献力量。 虽然，目前阶段档案信息化管理平台的构建还存在着诸多问题， 但是随着信息技术的发展，航空企业信息化设计与管理平台的逐渐深 入应用，这些问题都会得到解决。我们应该坚定信念，时刻关注信息 技术发展，同时要不断更新观念，与时俱进，在实践中探索好的经验 和方法，进行科学管理，将档案管理的价值发挥到最大。 参考文献 【１】曹飞雪．浅谈知识管理视角下航空企业档案信息资源管理［Ｊ】．航空 档案增刊，２０１ ３． 【２］万秀萍，李全庆．档案信息化：主要模式、驱动机制与选择 【Ｊ】．档案学研究，２００９．４． 【３］王会粉，于文莲．档案知识管理的特征及其系统构建【＿Ｊ］．黑龙江科 技信息．２０１２（２）：１ ８１． 作者简介 徐红艳（１ ９ ６ ９一），．女，湖南省株洲市人，工作单位：中航工业动力 机械研究所，职务：馆员，研究方向：档案学。 ．９５．
