财务制度及流程

为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工。 一、日常费用的管理制度及借支流程 1、办公费的管理制度

1）办公费由人力综合部负责管理；主要包括办公用品、办公设备的维护费、快递费、水费、电费、电话费等。 2）办公用品由人力综合部负责统一采购。

采购流程为：申请人填写申请表提交至人力综合部，由人力综合部统一购买，低于1000元经部门负责人审批后行政部负责统一采购，高于1000元须报总经理审批。 3) 领用流程：领用人填写领用单。 2、市内交通费的管理制度

1) 员工因公需要用车根据公司规定申请公司派车，在没有车的情况下经部门负责人同意后可以乘坐出租车。

2) 乘坐出租车应取得正规出租车，并在后注明事由、起止地点，如无法取得或无法注明事由财务部将不予报销。

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3) 乘坐公交车应取得相应车票予以报销。如确实无法取得公交车票的情况下应写明出发地、目的地及所办事项，经相关负责人审批后予以报销。公交费每月报销一次，不得跨月报销。

4) 报销流程：员工整理交通车票按规定填写费用报销单经负责人审批，提交财务部审核，提交总经理审批，审批合格后返回财务部报销。

二、差旅费管理制度及报销流程 1、差旅费补助标准

1) 出差目的地在沈阳公司、北京公司、济南公司所在地，公司提供住宿，期间不提供住宿补助，只有伙食补助；如果上述公司无法提供住宿，需由上述公司负责人写情况说明后，才可以给予住宿补助，无情况说明不提供住宿补助。

2) 旅游旺季是指出差的地点游客最多的时间，例如：伊春7、8、9三个月为旅游旺季。

3) 一人单独出行的，可按当前住宿标准的1.5倍报销住宿费。 4) 当天往返只提供餐补。

5) 住宿补助以实际住宿天数计算。在火车上过夜的不提供住宿补助。

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2、借款流程

1) 出差申请：拟出差员工到人力综合部填写《出差申请表》，提交部门经理批准方可出差，出差返回后需到人力综合部进行返回登记。

2) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》到财务部办理借款手续，借款金额单笔上限2000元，如需续借差旅费由小组组长写明详细情况以邮件形式发送到部门负责人，经审批后转发至财务部，财务部付款。

3) 差旅费由各小组组长负责借支与报销，在出差地的一切费用由组长统一管理。

4) 出差期间如发生人员擅自离职，差旅费没有及时归还者， 此费用由小组组长及部门负责人共同承担。

5) 出差人员应在返回公司后三个工作日内办理报销手续并还清借款。前期借款尚未归还，无特殊原因不得续借。

6) 出差返回后未在规定时间内办理报销手续，将在工资中扣除所欠差旅费。

7) 出差期间取得的名头必须为公司全称。

8) 出差期间应尽量避免购买定额长途车票，如确需购买应及时在票据后注明出发地、目的地、金额及经手人签字。没有标注的财务将不予报销。

9) 出差期间应保管好差旅费票据，如发生票据丢失将不予报销。 10) 出差人员需每周将差旅费支出报表发送至财务部及部门负责人。

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3、报销流程

员工将出差期间票据分类整理好到财务部按要求填写差旅费报销单，经部门经理审批后提交财务部审核提交总经理审批，返回财务部办理报销手续。

三、订票流程（检测人员除外）

出差人员到人力综合部填写出差申请单，提交部门负责人审批，提交财务部订票，财务部根据差旅标准订票。如需中途订票需以邮件形式提交部门负责人同时抄送至人力综合，由部门负责人提交财务订票。

四、异地申请礼品流程及报销流程

1) 购买流程：需求部门负责人填写申请单提交人力综合部，提交财务部，提交购买地财务部，安排购买；然后邮寄到需求地财务入库。

2) 报销流程：需求地财务将礼品总金额付给购买地财务，领用时需求地财务按领用金额入账。 五、管理制度及开票流程 1）管理制度详见附件 2）开票流程

业务负责人填写《申请表》提交总公司财务同时抄送开票分公司财务，分公司财务根据《申请表》（需查阅合同或确认单）开票，同时录入汇总表（管理软件），跟踪回款进度。

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六、合同管理制度

签订合同时由业务部门到人力综合部备案提交财务部盖章，返回综合部返回业务部，由综合部跟踪合同签订进程，归档时由财务部留存原件跟踪回款进度，综合部留存复印件以备查阅。 七、社保费核对流程

月末人力综合部汇总统计当月社保费缴费明细与财务部核对付款金额是否一致。

八、印章管理制度及使用流程 1、管理制度

1) 印章由财务部负责统一管理，未经总经理审批不得随意交由他人管理和使用。

2) 一般性介绍信及身份证明、离职证明等，需经部门负责人审核后方可盖章。

3) 对加盖公章的材料应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，图形清晰。

4) 公章禁止带出使用，如因特殊需要，需由印章保管人携带前往，用后立即带回，并做好记录。

5) 公章不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等；公章管理人员必须认真负责、秉公办事，没有部门负责人签字不得随意盖章。 2、使用流程

业务负责人根据实际业务需要到财务部盖章，财务部了解用印内容，由财务人员盖章，并在《用印登记表》上登记。

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九、证照、资质管理制度及使用流程 1、管理制度

1) 证照、资质包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证、各类资质证、其他配合业务需要办理的证照、资质等。 2) 由证照、资质管理人员建立证照、资质登记台账，详细记录证照、资质名称、种类、数量、批准时间、批准部门、经营范围、有效时间、年检时间等。

3) 证照、资质由财务部负责统一管理，严禁任何人擅自复制企业证照、资质，不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖公司证照、资质。

4) 证照年检由财务部负责，资质年检由各责任部门主要负责，财务部配合年检。 2、使用流程

一般性使用由业务负责人到财务部填写证照、资质使用登记表，进行领用。

跨区域之间使用需提前一周通知本地公司财务，由本公司财务通知 十、固定资产管理制度

1、固定资产的采购流程：需求部门到人力综合部填写申请单，提交部门经理审批，提交总经理审批，财务部付款，人力综合部购买。 2、固定资产管理：原有资产进行盘点清查，使用人和负责人在清查单签字，录入固定资产系统。新购进固定资产录入固定资产系统，领用时签领用单。

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十一、对票据及费用报销单填写的规定

1、填写报销单字迹工整、金额不得涂改，凡需填写大小写金额的单据，大小写金额必须相符，相关内容填写完整。

2、费用报销单必须用蓝、黑钢笔或碳素笔书写，不可使用圆珠笔书写。

3、详细填写报销部门、日期、报销项目、摘要等内容。

4、当月票据当月报销，跨月票据财务部不予报销，出差情况除外。 5、如发生票据丢失者，费用自行承担，公司不予报销。 6、取得的原始票据必须为且真实有效。

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