２０１１年１月 中国管理信息化 Ｃｈｉｎａ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ Ｊａｎ．，２０１１ Ｖ０１．１４．Ｎｏ．２ 第１４卷第２期 从科研项目管理现状谈高校项目管理系统设计 刘 沐ａ，谢素萍ｂ，皮新玲ｃ，刘 硕 （清华大学ａ．科研院；ｂ．计算机与信息管理中心；ｃ．汽车系，北京１０００８４） ［摘要］随着国家社会经济发展，高校科研项目管理面临五大问题：科研管理与财务管理脱节、项目立项后实施过程缺乏监管、项 目经费入账手续繁杂、预算编制与实际经费使用不符、统计决策无数据支持。针对这些问题，本文从合同管理、经费管理、预算管理、 统计报表、系统数据设计方面提出高校项目管理系统设计方案。该方案在清华大学实施并取得一定效果。 ［关键词】高校；科研；项目管理；系统 ｄｏｉ：１０．３９６９￣．ｉｓｓｎ．１６７３—０１９４．２０１ １．０２．０２５ ［中图分类号］Ｇ６４４；矸．３１５ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］１６７３—０１９４（２０１１）０２－００４７—０４ 随着国家经济体制改革和高校科研管理的深化，政府、社 的责任．要建立科学有效的项目和经费的管理机制，管好项目用 会、企业对科技的投入逐年增加，高校科研事业蓬勃发展，科研 好经费．这对保障高校多出人才多出成果，大力提升科技创新能 经费绝对数量迅速增加．高校科研项目呈现出项目类型越来越 力具有十分重要的意义 多、合同金额越来越大、执行周期越来越长、财务要求越来越高 １ 高校科研项目管理面临的问题 的现象。高校作为项目依托单位，一定要肩负起指导、监督、管理 １．１科研管理与财务管理脱节 高校科研经费使用采取的是项目负责人审批、科研院和财务 ［收稿日期】２０１０—１０—１８ 处共同负责管理监督的机制。目前由于高校科研院与财务处管理 ２．１方案说明 为Ｎ，ＩＰＣｌｉｅｎｔ．向ＮＴＰ Ｓｅｒｖｅｒ定时进行时间同步。此方案绝对时 在西安、银川部署软交换ＳＳ做端局，对几个本地网ＮＧＮ用 间精度高．能保证话单的时间与实际时间一致。 户控制、认证注册和路由，两台ＳＳ做双归属配置。本次工程软交 ２．５综合接人设备ＵＡ５Ｏｏ０方案 换与软交换之间的信令通过ＳＩＰ－Ｔ协议承载在传送网上传送。传 华为公司综合接入设备ＵＡ５０００目前在长庆油田规模应用． 输通过波分设备提供单独的传送语音的通道传送语音业务。在 为长庆油田提供了丰富、强大的业务接入能力。在软交换系统建 通过传输设备传送之前，要先通过数据设备（交换机），数据设备 设后．这些接入设备可以平滑演进为综合ＡＧ设备。以Ｈ．２４８接 可以将去不同地区的业务进行划分ＶＬＡＮ ｆ区分内网和外网业 人到软交换．也可以通过Ｖ５协议以接入网方式不进行任何改造 务）。再通过ＭＰＬＳ技术对内网业务进行“打包”，去不同区域定义 不同的“包头”．从而将业务传送到其他区域。 ２．２长庆油田ＮＧＮ通用媒体网关组网方案 ＵＭＧ８９００设备可以提供ＮＧＮ网络的ＴＧ（Ｔｒｕｎｋ Ｇａｔｅｗａｙ． 中继网关）和大容量ＡＧ（Ａｃｃｅｓｓ Ｇａｔｅｗａｙ，接入网关）功能．同时 支持内嵌ＳＧ（Ｓｉｇｎａｌｉｎｇ Ｇａｔｅｗａｙ，信令网关）功能。 接入到ＵＭＧ设备上。另外．ＵＭＧ可以提供３０Ｂ＋Ｄ接口，方便接 人ＰＢＸ．满足长庆油田对ＰＢＸ接人的需求。 ２．６承载网带宽计算方法 软交换总带宽＝媒体带宽＋信令带宽＋网管带宽＋心跳带宽 （１）媒体带宽＝话务量×单位通话的媒体流带宽Ｘ激活因子÷ 带宽冗余因子 （２）信令带宽＝ＣＡＰＳｘ（消息字节数＋网络开销字节）ｘ８＋链路 换．华为通用媒体网关ＵＭＧ８９００在带有用户少的情况下可以将 不平衡因子÷带宽冗余因子 信令网关集成在媒体网关中对ＮＧＮ和ＰＳＴＮ之间的信令流进行 （３）网管媒体带宽：网管带宽＝媒体流带宽ｘ２．５％。 转换．实现控制流与媒体流的分离传输，增强了网络的安全性和 可扩展性 本次方案中ＮＧＮ和ＰＳＴＮ之间的媒体流通过媒体网关转 （４）心跳带宽：建议取１０Ｍｂｐｓ预留。 ３ 结束语 ２－３软交换端局ＳＢＣ布置方案 一软交换网络的发展将使网络结构更加清晰合理．网络成本更 加节约，使用户数据更为集中，新业务提供更加容易。随着软交 换技术的进一步发展．软交换网格无疑将成为长庆油田通信专网 对双归属组网采用两台ＳＥ２３００．ＩＡＤ—Ａ和ＩＡＤ—Ｂ分别属 于双归属ＳＥ２３００一Ａ和ＳＥ２３００一Ｂ．两台ＳＥ２３００通过地址映射主 归属于Ｓｏｆｔ３０００一Ａ。从归属于Ｓｏｆｔ３０００一Ｂ。这种组网方式不存在 单点故障。 未来发展的主要方向 主要参考文献 ［１］赵慧玲，叶华，等．以软交换为核心的下一代网络技术［Ｍ］．北京：人民 邮电出版社．２００２． 如果单点故障即若网络中只有一台ＳＥ２３００设备．当此设备 发生故障时．即使ＩＡＤ和软交换同时支持双归属功能．也不能保 证业务的正常运行 ２．４时间同步方案 长庆油田原有华为ＢＩＴＳ设备．只需要在设备上扩容ＴＯＤＩ ［２］中国电信集团公司．Ｈ．２４８媒体网关控制协议ＩＳ］．２００３． 单板即可实现Ｎ ｒＰ功能．本次考虑在西安和银川ＢＩＴＳ设备上分 ［３］叶华，强磊．软交换网络发展趋势的研究［Ｊ Ｊ．中国电信建设，２００４，１６ 别扩容两块ＴＯＤＩ单板实现时间同步服务功能。每个软交换均作 （１０）． ＣＨＩＮＡ ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮＩＺＡＴＩＯＮ｜４７ 企业管理信息化 制度不顺畅、分工不明确。两个部门之间缺乏有效的沟通手段和 目预算编制看作是得到科研经费的必要手段．许多预算都是在 必要的共享平台。数据缺乏有效的组织．散落在科研管理部门或 拍脑袋的过程中形成的．不能全面真实地反映获得预期成果所 财务部门．难以加以有效的管理和利用．造成科研项目管理和财 必需的项目直接成本和间接成本，这就造成经费申请到了．但一 务经费管理脱节。科研院负责组织项目申报、跟踪项目进展、组 些必要的正常开支却因事先未编人预算而无法在该项目报销核 织结题验收等．工作侧重于争取项目的数量、经费和级别，忽视 算的状况 预算编制与实际经费使用情况严重脱节非常不利于 课题的开展 高校的科研管理部门和财务部门对预算大多是在 经费使用的合理性和效益性 财务处负责科研经费的财务管理 和会计核算．工作侧重于经费的收入与支出核算．忽视科研资金 项目进行审计或结题时才对其所有的经费和对应预算进行核 的筹集、拨入、耗费等过程。如何妥善处理高校改革发展中科研 算．这种滞后性的管理也是造成预算编制与实际经费使用不符 与财务的关系．保证科研项目管理与财务管理有机结合，促进高 的直接原因 校科研工作高效有序进行．是值得深思的重大问题。 １．５统计决策无数据支持 １．２项目立项后实施过程缺乏监管 科研项目管理是高校科研管理工作的中心环节．它包括项 科研活动的发展和丰富给高校统计提出了新的要求．目前 目前期立项管理、中期在研管理和后期成果管理。目前许多高校 许多高校对科研统计工作的认识仍停留在手工汇总的纸质化阶 只重视初期立项．科研管理部门的工作重心普遍放在对项目合 段．统计工作往往是由学校科研管理部门通过各院系二级管理 同审查和申报等方面．缺少中期检查．尤其是对项目完成情况和 人员手工整理完成 这种传统的手工统计效率低且极易出现错 统计人员对统计对象的认识不同、量化标准不一，会影响统 效果没有后期跟踪．对项目立项后的实施过程缺少行之有效的 误，监管。如果对项目的实施和经费使用缺少监管措施，将不能实时 计结果的客观性、真实性和准确性。这种滞后的统计时效性很 发现项目经费使用与合同规定的偏差，无法及时帮助项目负责 差，统计内容缺乏前瞻性，很难提供有价值的反馈信息和数据， 人进行调整：将可能出现项目拖拉无法按进度完成的现象；将可 无法为各级领导的有效决策和学校科研发展的提前布局提供必 能出现某些不负责任的老师拿到科研经费后应付了事，对合作 要的支持。另外。纸质化的科研统计材料不仅会增加档案管理的 方利益造成损失，影响学校社会形象的现象。 强度和难度．也不利于单位、个人的查阅和应用。 ｌ＿３项目经费入账手续繁杂 ２ 项目管理系统设计与开发 科研经费管理是科研项目管理工作的重要环节．也是高校 财务管理工作的重要方面．它贯穿于项目研究的前期、中期和后 期。科研经费来源渠道多样，科研项目合作多元。经费管理办法 种类各异。这给高校科研经费管理带来很大的难度。部分科研经 随着国家社会经济的发展．科研经费在高校资金总量中所 占的比重越来越大．高校以往的科研项目管理模式已经远远不 能适应新形势下科研管理发展的需要．随着信息化技术和水平 的普遍提高．利用网络和信息化手段建立高校科研管理信息系 统．提高管理效率和服务水平成为必然趋势。 清华大学项目管理系统是我校科研管理信息系统建设的一 部分．系统的建设目标是要建立符合实际、简洁高效、服务周全 的科研项目管理体制和工作机制，提高科研项目管理工作水平． 促进科研管理决策科学化．实现科研管理创新 项目管理系统具 费通过财务处直接人账．部分经费通过科研院进行划拨。流程复 杂手续繁多．不仅造成老师在科研部门与财务部门之间来回跑 路和盖章．科研经费在从学校账户到实际下拨到教师项目账号 的时间间隔长等问题．而且还会因为科研数据与财务处数据无 法共享和交换．在项目接受相关部门审计时造成更多的麻烦。 １．４预算编制与实际经费使用不符 经费管理、预算管理、统计报表、系统管理五大基本 目前有很多项目负责人没有认识到经费预算的严肃性．没 有合同管理、有认识到严格经费管理、合理使用经费的重要性。他们往往把项 功能．系统功能模型如图１所示。 图１ 清华大学科研项目管理系统功能模型图 ２．１合同管理模块 合同管理是指项目的申请、审批、结题等一系列过程的管 理。教师把合同信息填入系统，经过院系和科研院两级审核后自 动生成科研项目编号，科研项目审批流程如图２所示。科研项目 编号是该项目在系统中的唯一身份．将作为唯一识别码与财务 系统进行关联，参与后续的拨款程序。项目生效前标记为“０”，生 效后按照“是否结题”分为“在研项目”和“结题项目”。 ４８／ＣＨＩＮＡ ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮＩＺＡＴＩＯＮ 企业管理信息化 通过徊 图２ 清华大学科研项目审批流程图 ２．２经费管理模块 认领，科研院审核后财务处人账；②科研院网上认领并审核后财 务处入账；③老师网上填写科研经费入账单，院系审核后财务处 人账。这３种流程不仅方便教师认款人账，也便于管理部门监督 经费管理是指项目的认款、审批、人账、分拨等过程的管理。 为了加快科研经费下拨速度、简化拨款流程．完成科研经费的闭 合管理。系统实现了所有科研经费的网上划拨和管理功能，提供 科研项目执行情况。科研经费认领及拨款流程如图３所示。 ３种基于科研信息系统的经费人账和划拨方式，即：①教师网上 科研经费认领及拨款流程 ① 科研项目编号—］ 汇款号 Ｊ教 羡 薯盖 ＼ ——一次性的钱，如横向——— 、 日黼… “ 姊舳姬／， 师 ／ ————— ！————一 一科计坝日骊亏 １ ｌ ｛Ｉ：１ ７ 汇款号 汇款号 院 收款人单位编号 收款人单位编号 系 收款人工作证号 收款人姓名 的钱． 收款人工作证号 收款人姓名 分拨全额 州 纵向 分拨全额 姒 １、＊ ］ 兀壁戮 厌． 是否校外单位 ｋ曲 砖 是否校外单位 坊ｈｋ曲 赫 返回 师修改 一 Ｌ＾／ｌ—ｒｌ １ ｌ，ｐ Ｈ 、 科 ｌＬ确定审核Ｉ————一 一一 ．Ｊ 科研项目单位编号 Ｌｒ‘ 亏士 口编号 一 ／ 款认领ｌ Ｉ收入分拨卜一 研院 提收财务 返回数据 一 ＿ Ｉ生成拨款单，签收Ｉ ＩＬ、单，盖章，／———、、Ｊ 给财务处Ｉ ４ ＼ ／、 ＼＼ 一科研项目编号 ｜ 单位代码 生成收入 揎雨熊 金额 ． 收入编号—］／ 编号 财 收入科目 １／ 务 财务项目类型 ｌ 操作人— 处 否 匿 是 ｛ ③ Ｉ：： ：： Ｉ、 图３ 清华大学科研经费认领及拨款流程图 ２．３预算管理模块 提供相应的校验功能。此预算将作为共享数据同步到财务系统， 预算管理是指项目预算的提交、审批、同步到财务系统等过 作为该项目经费支出的依据．教师可随时查看该项目预算额度 程的管理。教师把预算信息填入系统，经过院系和科研院两级审 的开销及剩余情况．财务处也可凭借此预算数据指导教师合理 核后预算正式生效，预算审批流程如图４所示。系统根据项目类 有效地使用项目经费。 别提供不同的预算模板，可以添加一个主预算和若干子预算，并 ＣＨＩＮＡ ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮＩＺＡＴＩＯＮ｜４９ 企业管理信息化 图４ 清华大学预算审批流程图 ２．４统计报表模块 统实现科研项目编号与财务项目编号的一一对应．建立了科研 系统提供表格的在线下载和打印功能．教师和管理人员无 系统与财务系统的关联．解决了长期以来项目信息与经费信息 需手填便能够生成并打印项目申请表、项目审批表及责任保证 无法对应的问题。项目与经费的关联使得科研院实时掌握项目 书、合同登记表、入账单等各种表格。系统还能实时提供和导出 到款情况．实现对项目的全过程管理．使得财务处获得更多的项 各种工作文件、统计报表、评估数据等，例如：系统能够按照教育 目信息。为经费的使用和管理提供更多的依据。 部年度统计要求生成所有相关报表，包括在研项目清单、在研项 ３．２理顺管理流程．推动科研项目规范管理 目汇总表、在研项目经费汇总表、新增项目清单、新增项目汇总 项目管理系统的闭合式流程设计可以查找出平时工作遗漏 表、新增项目经费汇总表、项目人员分类统计表等。 的地方、不留死角，减少因职责分工不明确造成的管理混乱、相 ２．５系统数据设计 互推诿和各种重复性的劳动．进一步推动高校科研项目的规范 系统数据设计是项目管理系统开发的关键．由于高校科研 化管理。 项目类型复杂、影响因子繁多．各种类型项目管理方法和侧重叉 ３．３简化人账手续．提高项目管理工作效率 不尽相同．复杂的应用环境给系统数据设计带来很大的困难。经 项目管理系统加速了管理信息的传递和反馈．简化工作程 过需求分析．我们提出如下数据模式： 序、节省不必要的中间环节，减少人力和资源的浪费，大大缩短 （１）合同信息表（项目名称、归口管理部门、所属单位、项目 项目组织申报、经费入账的周期．提高了项目管理工作的效率和 来源、项目类别、课题编号、合同类别、合同签署时间、项目起始 水平。 日期、项目结束日期、机构编码、总经费、付款方式、项目负责人 ３．４加强监督预警．促进经费合理使用 信息、课题组成员、协作单位信息、委托方信息、统计信息、附件 项目管理系统的预算网上填报、拆分、审批、动态调整等功 密级、产权归属、备注等）。 能．实现了科研预算的“事前管理”。不仅方便教师随时了解项目 （２）经费信息表（单位编号、到账日期、到账金额、财务账号、 的经费开支情况．促进经费的合理使用，还减少了管理部门调账 累计到款、当年到款、汇款号、汇款银行、汇款日期、汇出地点、汇 的工作量．为后续经费管理提供有效支持。 出公司、到款金额、到款日期、款项用途、币种、到系经费、外拨经 ３．５加强数据整合．实现科学统计决策 费、拨款去向、经费类型等）。 项目管理系统加强了数据的整合。可以提供动态的、准确 （３）预算信息表（主预算、子预算、计划经费、自筹经费、设备 的、全面的项目信息．使得统计决策工作突破传统管理模式时间 费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际 和空间的制约．科研管理部门能够随时获取最新数据。了解最新 合作与交流费、出版／文献／信息传播／知识产权事务费、劳务费、 动态，大大提高了统计信息的时效性、准确性和共享性，缩短决 专家咨询费、基本建设费、管理费、绩效奖励等）。 策周期．减少决策的盲目性和迟滞性。 （４）统计报表信息表（编号、名称、活动类型、项目总数、延续 清华大学项目管理系统从２０ｏ８年开始设计实施．各模块功 项目、新上项目、计划总数、今年计划、今年实到、下年计划、后年 能逐步建立完善。系统使用取得一定效果。现在已成为我校科研 计划、负责项目、参与项目、组织形式、学科分类名称、学科分类、 项目管理的重要工作平台和数据资源．为我校的科研管理和科 人员总数、人数、人年、博士生、硕士生、国民经济行业、国民经济 研信息服务打下了良好的基础。下一步将继续完善系统功能，抓 行业代码、合作形式等）。 住学校科研管理中亟待解决的问题。推动其他子系统的建设．争 （５）系统后台信息表（角色名、角色代码、角色类型、工作证 取为全校师生提供更加全面快捷的科研信息服务．促进我校科 号、所属单位、管理部门、状态、对应关系、字典表维护等）。 研管理工作迈上新的台阶 以上５张表既相互独立又互相关联．数据处理和存储有极 大的相似性和相关性。在科研项目管理系统的数据库结构设计 主要参考文献 时．尽量考虑到将有可能用到的字段．并且每个信息模块都具备 强大的信息检索功能．便于今后进行各种角度和层面的科研数 ［１】秦燕娟．对高校国家自然科学基金项目经费管理的思考［Ｊ］．杭州电子 据统计。 科技大学学报：社会科学版，２００９．５（３）． ３ 结 论 ［２］李彤．全面预算信息系统分析ＥＪ］．新理财，２００６（１）：４４－４７． ３．１加强过程监督．实现科研项目全程管理 ［３］张喜爱，曾庆平，韩晶．浅论高校科研管理信息化中的问题和对策［Ｊ］． 系统中项目信息以标准化形式存储．实现了科研主管部门 科技管理研究，２Ｏ０８（９）． 与财务部门的数据共享，使管理的动态性和经常性成为可能。系 ［４］陈维忠．高校科研经费管理存在的问题及改进措施［Ｊ］．商业经济， ２００５（３）：１１４—１１５． ５０，ＣＨＩＮＡ ＭＡＮＡＧＥＭＥＮＴＩＮＦＯＲＭＡＴＩＯＮＩＺＡＴＩＯＮ
