论信息系统项目中的整体管理

摘要

2012年6月，我参加了浙江省M镇“视频监控系统建设项目”的建设工作，并在项目中担任总项目经理一职。该项目是为了与M镇小城市培育和“智慧城市”试点项目相匹配而建设，系统将实现把M镇外来人口、房产、企业以及视频图像等数据库相互关联等多项功能。本文以该项目为实例，探讨了信息系统项目的整体管理，指出项目整体管理在信息系统项目实施中具有重要地位和关键作用。具体论述了在本信息系统项目的实施过程中，项目的正式启动、编制项目管理计划、项目计划实施及监控以及项目的整体变更控制。 正文

浙江省M镇“视频监控系统建设项目”这一大型项目是为了配合M镇小城市培育试点以及浙江省“智慧城市”项目试点而与2012年6月正式启动建设的。该项目共投资1100万元，建设完成后，将把M镇外来人口、房产、企业以及视频图像等数据库相互关联，使之能够有效管理外来人口，并实现平安城市的目标。

该项目共包括三个子项目：即信息化应急指挥中心，基础数据采集系统，社会化视屏安装工程。该项目涉及到M镇的，，新居民办等多个部门。同时涉及到网络布线，软件开发，以及机房工程。该项目以信息化应急指挥中心为应用平台，线路全部租用中国移动专线，以实现数据，视屏图像的实时调用及录像回放。协助有效管理外来流动人口，协助门侦破刑事案件，维护社会治安的稳定。

我有幸得到了客户和公司领导的信任，成为该项目的项目经理，并主持全面的项目管理工作。项目于2012年6月启动，客户要求必须于2013年6月底全面完工并投入使用。

项目整体管理是贯穿项目生命全过程的一项综合性和全局性的管理工作，它以项目成功为目标，采取统一、协调、集约、澄清等措施，使项目实施全过程沿正确的轨道运行。通常项目整体管理工作包括：

（1）制定项目章程，确立项目的组织结构和运行机制，约定行动规则、制定实施标准等。

（2）初步确定项目的工作内容和工作范围，明确完成项目都要做哪些工作；

（3）在项目实施各分计划的基础上，制定、协调、集成项目管理计划，并作为项目实施的基准。

（4）依据管理计划，指导和管理项目实施过程中各项活动的执行； （5）监督、控制、协调项目的各项工作；

（6）进行变更控制管理，保持项目的完整性和一致性； （7）对项目进行收尾总结，工作有始有终，积累经验。

下面我将从项目启动、项目管理计划编制、项目计划实施、项目监控及整体变更控制几个方面进行简要的论述。

一、制定项目章程，项目正式启动

项目章程是正式批准一个项目的文档。在项目章程中对项目经理进行授权，以便他可以使用组织资源执行项目。

由于该项目是M镇小城市培育以及建设“智慧城市”的前期项目，项目涉及的部门多，涉及的范围比较大，项目难度大，历史经验少，项目时间要求严格。公司领导对项目的成功十分关注，召开了由M镇代表、监理方代表、销售部、商务部、研发中心、采购部、工程部共同参与的启动会议。在启动会议上，公司领导任命我为项目经理，授权我可以调配与项目有关的资源。有了正式的任命和授权，为日后项目工作提供了良好的保证。

二、编制项目管理计划

项目计划时项目管理的基础，计划的制定与监控是贯穿于项目生命周期中持续不断的工作。制定一份科学合理、可以指导项目实施和监控的计划文件，是保证项目顺利实施并取得成功的关键。

作为项目的负责人，本人在项目计划编制过程中，按照公司发布的标准操作流程，与

项目组各成员针对本项目的实际情况，对组织级的项目定义过程进行适当的裁减，形成本项目的已定义过程（PDP），将项目的整体过程分为项目管理、工程过程、支持过程三大类，其中每一大类又包含若干具体的过程，同时借鉴可参照的历史经验数据，对项目各个过程的规模、工作量、成本、工期、资源等进行了估算，在估算数据的基础上编制了科学、合理、周密的项目总体计划与项目进度表。在项目总体计划中，对项目目标、项目范围、项目组织、项目监控等措施进行了明确，并定义了各里程碑的完成时间点及主要交付物。

项目干系人是保证项目得以顺利实施的重要条件，因为该项目的复杂性，本人为此制定了干系人管理计划，分析了客户方、公司领导、设备供应商、第三方合作厂商、项目团队等各干系人的沟通与汇报需求，采用工作日志、项目周例会、项目周报等形式进行定期沟通汇报，及时明确各项目内容，如：项目可交付物，技术方法，工作包，资源要求，预算分配，进度计划等。在项目计划初稿完成后，提交评审部门至公司项目管理部，高层领导、客户方共同确认，由公司领导正式批准项目执行计划，使制定的项目计划得到个关键干系人的正式承诺。

三、项目计划实施及监控

项目计划实施是指对项目计划中所规定的工作进行管理和实施，以达成最终项目目标的过程。这个过程中涉及如何协调人和相关资源，完成项目或阶段的各项活动，并使这些活动与项目管理计划保持一致。项目产品主要在项目实施阶段产生出来，所以项目的大部分时间和预算都花在这一阶段，一旦实施中的任何环节出现问题，都有可能导致项目失败。

本人作为项目经理，在此阶段的主要工作就是按照预告制定项目计划，利用项目团队组织机房和工作程序，领导项目团队开展各项目实施工作，管理和协调各干系人关系，成功地将项目计划投入实施。在实施的过程中充分重视对项目进行定期跟踪，及时了解项目的进展情况，如项目的规划、工作量、成本、质量等是否存在偏差，及时分析偏差原因并采取必要的纠正措施。在项目的实施过程汇总，通过周例会、项目周报方式，定期与用户、公司高层领导、项目第三方厂商等干系人进行及时有效的沟通，这是保证项目实施顺利的重要条件。在项目实施期间，本人将收集项目进度、成本等项目绩效信息，与制定的项目计划进行比较，及时发现项目进度与计划基线之间的偏差，在通过对偏差原因进行仔细分析，及时采取适当的纠正措施。

四、整体变更控制

整体变更控制是指在项目生命周期内对项目变更进行识别、评价和管理工作，这也是项目经理级项目团队的一项重要工作。因为该项目采用新的系统设计架构方案，与公司以往实施的项目都有所不同，可以借鉴的历史经验有限，同时在项目先期用户方对系统功能认识也不完全，要随着项目的进展才能逐步清晰，考虑到这些因素会导致项目需要经常变更，本人以公司SOP为指导，对项目进行整体变更控制，避免了随意变更，需求蔓延的情况，保证了项目可以按计划如期完成。

在该镇领导的关怀下，在我公司高层领导的支持下，我和我的团队经过一年的并肩作战，终于在2013年6月底按期完成了该项目，顺利通过了验收，并获得了各方的好评。回顾整个项目，项目的成功很大程度上归功于我们在阶段启动前就引入了项目整体管理的概念和方法，对项目进行科学、规范的整体管理。使项目所有组成要素在适当的时间充分地、有机地结合在一起，极大提高了项目实施的效率，保证了项目质量，从而最大限度地满足项目干系人的需求。