曩公共管理 浅谈电力工程设计原始文件的归档管理 马莎蕾 【摘要】电力工程设计档案是电力工程建设的重要资源，既为经济建设提供有力的依据，也是支持领导决策的重要参考来源。 电力工程原始资料虽然在电力工程设计资料中比重不大，但却是不可或缺的，它起着非常关键的作用。因此，如何有效的对电力 工程原始文件进行有效归档管理，具有重要的现实意义。 【关键词】电力工程 原始文件 归档管理 工程项目原始文件材料是在工程勘测设计过程中产生的原始记 录，足工程设计的基础和依据，足往来文件及控制管理记录，也是 施工过程的重要指导。工程竣工运行后，这些材料便成为工程设计 质量的凭证，对划分设计质量问题起到至关重要的作用。因此有效 地对电力工程设计原始文件进行归档管理，既是管理本身的需要， 也全面提高质量提高效率的有效措施。 １．对电力工程设计原始文件进行分类 １．１一次分类 首先可对收集到的电力工程设计原始文件可先易后难的第一 次分类，按照工程设计原始文件材料９大类别进行分类，对那些容 易判断分辨出其归档属类目的文件即可“对号入座”，可以用纸条 临时进行标记分类，将同工程同阶段同类别的资料放一起。比如工 程项目立项的批复、各种合同协议、委托书等归为工程项目的依据 性文件，又如在项目前期对项目坐在地进行地质、地形勘测形成的 如地质勘察报告，重要土壤、地形、地貌图、地形测量图，水文、 气象、地震等，以及工程选用的主要设备资料、调研报告等归为工 程项目基础材料，这些同大类的文件可暂时归类。 １．２二次分类 文件材料经过大致分类后，将放在一起的同类目文件对照《工 程设计原始文件立卷归档范围和保管期限》确定每一份文件的保管 期限和所属专业。原始文件经过细致分类后，将相同保管期限相同 专业的同大类文件放在一起，必要时可合并＿上卷。同时，将一次分 类中尚未归类的文件，放在相近类目和相同期限的文件中，待组卷 时，再视文件数量的多少，来确定保管单位（案卷）的归属。 ２．对电力工程设计原始文件分类的整理方法 ２．１按卷整理 以卷为保管单位对电力工程设计原始文件进行整理的方式称为 按卷整理。对电力工程设计文件进行分类后，工作人员要再根据统 一事由或同一责任单位形成文件的数量米决定分成若干卷。每个卷 都分别用标签备注，并且写清日期名称分类的项目。尤其是前期项 目设计中文件的收集、整理及归档应该有所重视，这样才能减轻日 后文件进行管理分类的劳动力。 ２．２价值判定各自为政 在不同时期不同阶段不同的鉴定人员对文件的筛选价值归档存 在着很大的差异，同种性质可能由于不同人的保存可能存放的位置 不大一样。特别是对于工程设计原始文件，本身就是比较零散，没 有特定标准规范的文件，有些文件甚至模棱两可，既可归类于基础 ◎管理观察－２０１３年７月中旬刊 性文件中，也可归类于工程往来、管理控制文件中，这就要看档案 人员个人的价值判断了，哪个为重点就归类那大类档案中。 ２．３归档范围 不归档范围文件经常被尊为档案存放优待，会造成良莠不齐、 鱼龙混杂。对电力工程设计原始文件归档中要明确曾经是否有归档 是否有保存。要将初始文件按照作用按照部门按照不同的格式存放 在同一期中，以便及时拿出查看与核对，只有及时的归于同一范围 才能有效的保存。文件在制作或者是存放的过程中，疏于管理；在 入库时，疏于把关，造成原始文件都不经过审理直接归档移交给建 设部门。在工作当中要消除这样的问题，保证原始文件在存档或者 是有效管理放在相应的位置时，不能随时将无用的文件销毁，应该 结合电力工程的具体情况制定相应的文件存放保管期限表。 ３．电力工程设计原始文件归档管理的意义 设计原始文件内容是工程项目设计和建设的依据、是设计工作 的基础以及工程项目管理控制中的记录。不同时期的工程设计原始 文件记载着建设情况、施工、开工、竣工及反映当时进度的以及情 况。比如价值较大的文件主要包括施工质量验收记录、竣工图等， 这些对施工过程以及投产运行后都有着重要的查证价值。 另外，对本身比较零散杂乱的原始文件资料进行集中的收集整 理后，便于管理，便于利用，便于统计总结，大大提高工作效率， 同时为领导决策、经济发展￣Ｄ－￣ｎ识创新提供参考。 ４．目前电力工程设计原始文件保存归档过程中存在的问题 ４．１种类不齐全、规定不详细、制度不完善 保管期限种类不全、规定不详细，难以将原始文件进行归档管理， 范围不够明确。一些专门的文件档案保管期限尚未明确。粗略标准使 具体操作很难逐项鉴定档案的证据价值、情报价值，进行永久保存的 档案是否有永久性价值，造成该归档的没归档，无需归档的归了一大 堆无用资料。而大部分档案制度和管 办法中，都极少涉及到原始档 案这一块，没有完善的制度规范指引，没有完善的办法制约，使得档 案人员在操作上随意性较强，收集到什么归¨ 么，想怎么归档就怎么归。 ４．２原始设计文件本身存在的问题 电力设计原始文件应与设计成品文件一样，必须资料齐全、完 整，修改到位，签章手续必须不可少。但是仍存在有些设计文件前 期不能清晰的分阶段、专业按卷册号组卷，移交的资料没做初步整 理而显得杂乱无章，或者重复出现，重复移交；原始文件个别的字 迹不清楚，图样图样不清晰，缺少签章确认。不少电力工程设计单 位与施工单位不能为有效文件保存并提供利用。原因有以下几个： 财经管理 医院会计档案管理信息化研究 杨莉 王小红 杨昭昭 【摘 要】随着计算机网络技术的发展和医疗改革，以及医院会计电算化的广泛应用，医院会计档案管理信息化已经势 在必行。医院的会计档案管理包括纸质会计档案和电子会计档案，会计档案原始信息多、科室之间需要某些会计档案的共享，这 就要求医院建立完善的会计档案管理信息化系统来满足各方对医院会计档案信息的需求并且实现资源共享，提高医院的会计核算 的工作效率从而提高医院的资金使用效率，强化医院的综合管理效果。 【关键词】医院会计档案管理信息化 １．引言 档案管理的专业技能 。医院会计档案管理工作需要的是复合型 医院会计档案管理工作是一项非常重要的工作，做好医院的会 人才，要求从事医院会计档案管理工作的人员既要了解医院经营管 计档案管理工作十分必要。随着电子信息和网络技术的普遍应用， 理的相关知识和会计方面的知识，还要有档案管理的专业技能和素 医院的会计核算已经从传统的手工记账发展为利用会计电算化软件 养以及熟练的计算机应用和操作技术。 进行医院的会计核算，会计档案管理信息化势在必行。医院会计档 ２．２医院会计档案管理信息化意识不强 案管理信息化是指将过去以纸质会计档案保管为重点的管理方式转 受传统观念的束缚，许多医院并不重视财务工作，认为财务 变为以纸质档案和电子档案并行且提供会计档案实体服务为重点， 部门是医院的辅助部门，因此将主要财力和物力都投入到临床和医 实现医院会计档案的数字化和网络化，达到信息的收、发、储存一 疗科室 Ｊ。由于缺乏对财务工作的重视，医院的领导和相关人员 体化，做到真正的信息资源共享，实现会计档案管理模式的新变革。 也没有认识到会计档案管理信息化对医院管理工作的重要性。他们 信息化是现代医院会计档案管理的必然趋势，医院会计档案管理信 认为医院的会计档案管理工作不过是对医院相关会计档案资料的收 息化有利于优化医院会计核算从而改善医院的综合管理效率。医院 集、整理和保管，没有什么技术含量，对医院的管理运营起不了太 档案信息化不但能加快医院对信息的收集、整理和利用，而且能提 大的作用，所以不愿意为会计档案管理信息化投入大量资金，也不 高信息利用的准确性和效率性，有利于进一步提高医院整体的运营 愿意专门招聘相关专业人员来进行会计档案管理的工作。因此，导 效率，树立医院良好的社会形象。 致部分医院的会计档案管理基础设施比较落后，会计档案管理人员 ２．医院会计档案管理信息化的现状 专业素质不高，会计档案管理工作效率低下、质量不高等问题。 ２．１医院会计档案管理信息化缺乏专业人员 ２．３医院会计档案管理信息化程度不高，档案利用效率低 目前，很多医院的会计档案管理工作都是由财务人员完成的， 医院的会计档案专业性非常强，一般的财务人员和档案管理人 这些人员对财务知识以及会计核算方面的内容比较了解，但是对于 员缺少专业的医院会计档案管理知识，导致许多医院的会计档案管 医院会计档案管理的相关专业知识却知之甚少，因此缺乏医院会计 理只停留在保管的层面，极度缺乏对医院会计档案的开发和利用 Ｊ。 ４．２．１责任问题。比如行业规定设计单位是竣工图编制的责任 必须把原始的设计文件有效的保存好，以防更改后不合适以便临时 单位。施工单位在执行过程当中设计变更的文件要进行汇总交监理 替换。以及调试单位、测试单位如有提出更改，需要及时将原始存 审查，那么在相应的过程中要做好交接。由建设单位汇总提交设计 放起来把复印件拿给对方研究，因此在工程过程中要尽量涵盖建设 单位将施工单位编制的竣工草图，设计单位要有明确的责任分工， 等内容。此外，在市场经济下是由多家单位承建的，电力工程施工 最终的责任将由施工单位和建设单位承担。 过程中存在交叉作业，所以施工单位必须要有准确无误的竣工图， ４．２．２不受重视，疏于收集、保存 前提也必须保存好原始文件。 工程设计原始资料向来就不受各人员的重视，认为不是最终成品 ５．结语 文件就疏于收集和保存。每每到了问责或者工作大检查的时候不知去 电力工程设计原始文件归档是原始档案科学、有序管理和有效 何处找查证资料，才去到处收集和补充，往往这种形式移交给档案的 利用的前提和基础。在工作当中要加强各人员对原始档案的重视力 档案都非常杂乱不堪，有些甚至是应付性的，没有任何保存价值。 度，提高全员档案意识和归档水平，提高管理原始文件人员的专业 ４．２．３原始设计文件竣工图准确性问题有待注意 素质，努力健全完善相关制度，增强电力工程设计原始文件的完整 在实施过程中设计变更的提出，有的是设计单位为了改变变运 性、规范性、准确性，更好地完成原始文件归档管理工作。 行方式提出的，有的是建设单位为了投资控制及采用一些新工艺、 新材料等缘由而临时更改的电力工程设计施工图，那么相关的人员 （作者单位：广州市电力工程设计院有限公司；广东 广州５１０２２０） ｗｗｗ．ｇｕａｎｌ／ｇｕａｎｃｈａ，ｃｏｒｎ管理观察・总第５１１期
