业务员费用控制管理规定

文件编号 B-A-14-02-009 D0 2014.02.28 2014.03.01 四川宏辉科技有限公司 版本编号 制订日期 业务员费用控制管理规定 执行日期 1.0目的 1.1为规范本公司在不同发展阶段进行科学化、系统化、标准化、流程化、数据化、文件化、精细化、专业化、且可操作性强的经营管理体系，明确各项规章制度，提高工作效率，有章可循，特制定以下规定： 2.0适用范围： 2.1本制度适用于公司全体销售部全体人员费用管理。 3.0权责部门 3.1总经理负责该办法规定、修改、废止之起草。 3.2董事长负责该办法规定、修改、废止之核准。 4.0业务人员等级划分和业务费用分类： 4.1等级划分：区域总监、高级业务员、中级业务员、初级业务员、业务内勤。 4.2业务员费用分类:包括差旅费、通讯费、外勤补贴、业务招待费和办事处费用。其中，差旅费包括机票费、高铁费、动车费、火车费、汽车费（长短途）、公交车费和的士费等。办事处费用包括租金、电费、水费、煤气费、物业费、宽带费和传真打印费等费用。 5.0业务员费用报销要求及有关事项 5.1业务人员差旅费用报销要求及注意事项： 5.1.1业务人员出差车票报销规定: 5.1.1.1报销车票应按机票费、高铁费、动车费、火车费、汽车费（长短途）、公交车费和的士费等，其它等项目分类填写，并依据出差时间顺序排列粘贴于底面纸左上角； 5.1.1.2车票票面金额应保持清晰，报销人员应在车票背面注明上车、下车时间、行程路线以及随同人员姓名并签字确认； 5.1.1.3车票要求以电脑票为主，若取得非电脑类车票（即定额）时，应在背面注明原因和实报金额； 5.1.1.4若定额车票票面金额大于或小于实际金额，将定额金额手写修改为实际行车金额。 拟定 审批 批准

文件编号 B-A-14-02-009 D0 2014.02.28 2014.03.01 四川宏辉科技有限公司 版本/页次 制订日期 业务员费用控制管理规定 执行日期 5.1.1.5在背面注明各项信息和签字应靠背面的右下角。 5.1.1.6差旅费报销单应及时寄回总公司财务部会计处，报销日期为每个月10号、20号、30号，各办事处按以上规定时间将报销单据准时邮寄回公司总部，过期不予报销，因公出差除外。 5.1.1.7业务员应认真检查行程明细表是否填写完整、准确，若审核人员发现漏报或填写错误的将不给予提醒，后果由报销人员自负。 5.2业务人员话费报销： 5.2.1销售部全体人员统一使用公司配发的中国移动手机号码，保持24小时开机； 5.2.2销售部由公司统一配发“手机卡”为全球通68元/月，月租费由公司每个月按时交纳，其它部分话费由使用人自行承担，不得出现欠费停机，凡出现欠费停机每次罚款100元。 5.3业务人员出差补贴报销： 5.3.1全体营销部业务人员不包食宿，在本办事处区域或周边区域工作原则上要求当天往返。 5.3.2业务人员出差补贴标准参照以下标准执行，若因岗位变动、调动区域等原因引起的补贴标准变动的情况，该区域总监应做出补贴标准变动的书面申请，区域总监、总经理审核、董事长审批后，财务部备案方可执行； 5.3.3业务人员出差为办事处所在地或周边地区的情况，尽量入住于自己的住所，不能在自己住所住宿的应写明原因，否则不予补贴； 5.3.4出差补贴应详细写明出差日期、时间、天数、地点、补贴标准，不能直接简单的写汇总； 5.3.5业务人员若因工作需要，到总公司、其它办事处或异地开会的情况，应在报销单后面注明参会人员、时间、地点； 5.4办事处费用： 5.4.1各办事处区域总监应严格控制办事处费用，及时做好办事处设备和物料登记。如有设备或物料变更（增、减）的应事前向总经理报并登记备档,否则造成的损失由办事处区域总监承担。 拟定 审批 批准

文件编号 B-A-14-02-009 D0 2014.02.28 2014.03.01 四川宏辉科技有限公司 版本 制订日期 业务员费用控制管理规定 执行日期 5.4.2办事处产生的打印、复印和传真的，要求尽量在办事处或客户处进行。紧急、特殊情况可在外进行打印、复印和传真，但必须争得区域总监同意后方可执行，并于产生费用的正规报销后面注明事项。 5.4.3办事处发生的水电费按公司规定报销。 5.4.4报销办事处水电费时应附收款收据和水电费消费清单。 5.4.5办事处的宽带费、固定话费和物业管理费等费用均可按实报销（不得用公司规定电话拨打私人电话，违者每次处以50元处罚，由行政部和财务部按每月电话清单稽查）。 5.4.6以上费用应提供或收款收据或是房东代付费用的证明，方可允许报销。 5.4.7办事处租金应按租赁合同规定的付款方式支付，并提供房东的身份证明及收款证明。 5.4.8办事处购买、维修、保养的办公设备和办公用品应事先向公司总经理提出提前申请。 5.4.9购买办公设备（固定资产、办公桌、办公椅或床等用品）报销时应附照片。 6.0业务员标准 6.1交通费： 6.1.1本市范围内和本市周边地区； 6.1.1.1紧急特殊事项，呈报总经理批准后由公司派车； 6.1.1.2业务员自己有私家车公用时： 6.1.1.2.1私家车公用时其费用不得高于正常乘坐公交车或汽车，如遇紧急状况，必须提前向总经理汇报，得到总经理批准后公司方可报销其费用，否则不予报销； 6.1.1.2.2私家车公用时规定使单次往返，范围在200公里以内，超出范围公司不予报销费用； 6.1.1.2.3私家车公用时必须由销售内勤登记里程表的出入数字； 6.1.1.2.4私家车公用时统一按1.6排量报销油费（每月必须提供当月加油正规票据不少于当月油费补贴金额）、路桥费实报实销，另外每100公里补贴车辆磨损费10元； 6.1.1.3乘公共汽车、或火车时，按当天有效车票报销； 拟定 审批 批准

文件编号 B-A-14-02-009 D0 2014.02.28 2014.03.01 四川宏辉科技有限公司 版本 制订日期 业务员费用控制管理规定 执行日期 6.1.2本市范围以外地区； 6.1.2.1紧急特殊事项，呈报总经理批准后，火车软卧、飞机； 6.1.2.2乘火车时间在5小时以内，乘火车硬座；5小时以外，乘火车硬卧铺， 6.1.2.3乘坐公共汽车或火车时，按当天有效车票报销； 6.1.2.4未经总经理批准，“打的”费用公司不予报销； 6.1.2.5各区域办事处销售人员，只报销长途车票及进出客户的市内公交车票； 6.1.2.6选择交通工具的原则为： 6.1.2.6.1火车--汽车--公交车--私家车公用—公司派车； 6.1.2.6.2火车硬座--火车硬卧--火车软卧—动车--高铁--飞机； 6.2出差餐费： 6.2.1本市范围内办事没有餐费补贴； 6.2.2宴请客户进餐时，按公司规定标准及权限报销，公司不另行补贴出差当餐的餐费； 6.2.3早餐标准：1-2线城市10元；3线城市或以外5元； 6.2.4中餐、晚餐标准：1-2线城市20元；3线城市或以外10元； 6.3住宿费： 6.3.1本市范围内或当日返回没有住宿费费补贴； 6.3.1.1原则上要求当天返回，特殊情况必须经区域总监批准； 6.3.1.2出差到1-2线城市180元/天； 6.3.1.3出差到3线城市120元/天； 6.3.1.4出差时同性住标准间（二人间或三人间）； 7.0业务费： 7.1因为公司销售业务需要产生业务招待费等等状况时： 拟定 审批 批准

文件编号 B-A-14-02-009 D0 2014.02.28 2014.03.01 四川宏辉科技有限公司 版本/页次 制订日期 业务员费用控制管理规定 执行日期 7.1.1销售部全体销售业务人员按公司规定的权限范围执行： 7.1.2销售业务费用规定权限： 7.1.2.1业务员： 7.1.2.1.1单次费用在100元以下； 7.1.2.1.2当月在5次以下，超出5次呈报区域经理审核、总经理审批； 7.1.2.1.3每次必须在业务内勤处登记，每次必须在回办事处次日进行登记，否则不予报销； 7.1.2.2区域总监： 7.1.2.2.1单次费用在200元以下； 7.1.2.2.2当月在5次以下，超出5次呈报总经理审核、董事长审批； 7.1.2.2.3每次必须在业务内勤处登记，每次必须在回办事处次日进行登记，否则不予报销； 7.1.2.3总经理： 7.1.2.3.1单次费用在500元以下； 7.1.2.3.2当月在5次以下，超出5次呈报董事长审批； 7.1.2.3.3每次必须在回公司总部次日在公关部进行登记，否则不予报销； 7.1. 3业务重大费用： 7.1. 3.1单次公关费在5000元以下，呈报区域总监审核、总经理复核、董事长审批后由业务员完成。 7.1. 3.2单次公关费5000 --10000，呈报区域总监审核、总经理复核、董事长审批后由后由区域经理协助业务员完成。 7.1. 3.3单次公关费在10000以上，呈报区域总监审核、总经理复核、董事长审批后由公关部经理协助完成。 拟定 审批 批准 7

文件编号 B-A-14-02-009 D0 2014.02.28 2014.03.01 四川宏辉科技有限公司 版本/页次 制订日期 业务员费用控制管理规定 执行日期 7.1. 3.4凡属公司对客户及相关部门的业务或办事费用，超出职位权限规定金额的情况下，必须事先前向公司申请，经公司批准后方可执行，否则公司一律不予报销。 8.0市场类别： 8.1公司现在有分销售模式及市场类别，可以根据不同的销售模式及市场类别（公司直销模式、单项代销模式）业务员的底薪、提成按以下标准计算： 8.2直销模式提成：按销售额3%提成，细节见（销售部薪资提成方案）。 8.3单项代销模式提成：按销售额5%提成，细节见（销售部薪资提成方案）。 9.0 业务员费用审核基础数据 9.1区域总监对业务员上交的报销单进行审核前，必须有相关数据资料的支持，才能使费用审核的结果更真实和合理，有利于对业务员报销的不真实、不合理的费用进行控制。 9.2业务员费用审核基础数据主要有销售区域分布表、销售人员负责区域表、销售人员人事档案表、销售人员行程表、非电脑票票价参考表、办事处住宿登记表、业务员处罚表和连票号码登记表。 9.3费用基础数据的来源 9.3.1销售区域分布表、销售人员负责区域表、销售人员人事档案表和销售人员行程表由销售内勤负责整理。行程表根据对业务员行程的电话跟踪记录进行编制。 9.3.2电脑票票价参考表由销售管理会计根据以往审核业务员报销的非电脑类车票目的地以及票价等相关信息进行登记，以供后期审核业务员乘车票价时参考。对于取得的定额应以电脑票的价格为准。 9.3.3办事处住宿登记表由各区域总监根据每日业务人员的住宿情况进行记录。 9.3.4连票号码登记表由财务部会计将业务员报销的定额（或非电脑类）逐张 进行登记，并通过专门的查验方法检查连票情况。 9.3.5按分类登记各办事处所有业务的票号 拟定 审批 批准

文件编号 B-A-14-02-009 D0 2014.02.28 2014.03.01 四川宏辉科技有限公司 版本/页次 制订日期 业务员费用控制管理规定 执行日期 9.4各种费用数据表应于次月2号之前报送至销售部业务内勤处，5号之前报送至财务部会计处。 10.0业务员费用审核方法和技巧： 10.1检查连票 10.1.1连票在本制度里面可以解释为号码连续或相差几个号码，但是报销的日期却相隔好几天的现象，例如，车票号码1001与车票1002分别在2014年5月5日和2014年5月10日报销，这种情况肯定是不合理的，因为相连的两个号码不能相隔5天才被取走，这就是连票问题。 10.1.2核查范围在100位以内的票号，此检查方法主要是针对定额的汽车票和的士费。以上是三种常见的连票现象： 10.1.3自身连票：业务员当月报销的车票互相连号。 10.1.4相互连票：办事处的业务员之间可能存在相互连票问题，审核要以办事处为单位统一审核，统一核对票据。一般应以电脑票为主，如出现连续两张以上长票（手写票），需说明原因，否则扣除车票及补贴。 10.1.5次月连票或者多月连票： 10.1.5.1业务员上月报销车票与当月的车票或当月报销的车票与以前月份可能存在连票现象； 10.1.5.2办事处的业务员之间可能存在次月连票和多月连票现象。 10.2检查票据合理性：（由各区域总监负责审核） 10. 3业务员出差的地区离家里较近（注意检查票面金额在16元以内的车票）,要求当天回家过夜，否则取消当天补贴，除特殊原因除外； 10. 4负责多个区域的业务员的行程，如业务负责3—4个县城，不可连续呆在同一个县城超过4天以上，否则取消一半补贴，除特殊原因除外； 10.5关注业务员的车票目的地是否是其所负责的区域，若不是说明原因，否则不予报销车票并 拟定 审批 批准

文件编号 B-A-14-02-009 D0 2014.02.28 2014.03.01 四川宏辉科技有限公司 版本/页次 制订日期 业务员费用控制管理规定 执行日期 取消当天外勤补贴。 11.0检查票据真实性：（针对所有业务人员） 11.1检查票据的行程时间： 11.2如发现业务当月上车时间基本都是早上9点以后的车票，要向相应的负责人说明并了解情况，必要时应给予处罚通报； 11.3如发现车票时间紧促（一天转了几次车，时间相隔紧促的转车）无特殊原因注明，应格外注意，在短时间内业务根本没办法做事，不合理； 11.4检查的士票的行车时间是否超过22点，正常来讲这一时间段无业务上的事情可办理，行程不合理，除出差乘车到达目的地下车超过22点或其他特殊原因以外。 11.5检查票据上面的地级市名称： 11.5.1业务员在县城打的车票地名应属该地级市范围内，防止以其他地级市的充真报销。 11.5.2关注随同出差的业务员共同打的的车费是否重复报销。 11.6检查票据金额真实性： 11.6.1核对各办事处到汽车站和火车站来回的士票金额（尤其是整数的的士票额外注意） 11.6.2核对出差相同区域的区域总监报销的票据金额是否一致 11.6.3核对定额的汽车票票价，如B地往返A地取得定额票价应趋同于A地至B地电脑票的价格。 11.7区域总监、总经理出差补贴的真实性： 11.7.1核对每月办事处住宿登记表，核实片区，主任和主管是否住办 11.7.2核对每月办事处行程登记表，核实主管行程是否与办事处登记行程一致（包括人事登记的行程跟踪表） 拟定 审批 批准 文件编号 B-A-14-02-009 D0 2014.02.28 2014.03.01 四川宏辉科技有限公司 版本/页次 制订日期 业务员费用控制管理规定 执行日期 12.0业务员费用审核审批流程 12.1对业务员上报的各项费用应严格按照《差旅费和补贴的报销标准》以及结合实际情况或特殊情况进行审核。 12.2为规范业务员费用的审核审批流程，加强各审核环节的费用控制力度以及明确各责任人的审批权限，现制定如下审核审批流程： 业务员费用审核审批流程 流程序号 责任人 报销人 业务内勤 区域总监 财务会计 财务经理 按报销职责同审核所属区域销售业务发生的合理性和真实性并签字确认。 严格按照《行程》、《标准》、《处罚规定》审核业务员的报销单据，若有问题应上报总经理解决。 备注 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ 总经理 审批报销单，准予报销付款。 出纳 通知报销人员领取报销款。 审核由财务会计和区域总监审核完毕的报销单 的要求①，审核所正确、清晰、审核 审批 职责 完整地填写报销单以及粘贴 属区域销售人员的报销单并签字确认。 拟定 审批 批准 文件编号 B-A-14-02-009 D0 2014.02.28 2014.03.01 四川宏辉科技有限公司 版本/页次 制订日期 业务员费用控制管理规定 执行日期 12.3将每月的费用台账上报财务部经理和总经理以供其分析。 12.4区域总监应编制每月业务员费用和销售额对比表 12.5区域总监应编制每月办事处费用支出对比分析表，着重分析各办事处每月水电费耗用差异，若耗用较高或耗用起伏不定应询问原因。 13.0电脑使用及费用报销规定： 13.1营销总监、区域总监统一使用私人笔记本电脑，每月公司给予50元补贴； 13.2其他销售部人员没有此项补贴； 13.3电脑保养及维修费用公司不予报销； 13.4每个月由总经理到各区域拷贝一次公司文件资料，使用人必须无条件服从； 14.0 业务员费用报销的相关处罚规定 14.1针对业务员在报销费用中存在的问题且屡次指正屡次未改的现象，特制定以下处罚规定： 14.1.1办事处虚假或未完整地提供住宿登记情况，则视工作的影响程度对办事处主任处以50至100元的处罚，情节严重或屡犯不改可考虑开除或调离岗位； 14.1.2各报表编制责任人若未按时提供基础数据表（未按时且未事先说明原因的或是提供不真实的数据），则对责任人处以50元至200元的处罚,，情节严重或屡犯不改可以考虑开除或调离岗位； 14.1.3业务员不得虚报差旅费，否则取消该月车票报销； 14.1.4未按规定粘贴的，累计次数达到三次扣罚30元。（销售管理会计应复印未按规定粘贴的作为日后扣罚的证据） 14.1.5的士票中乘坐时间超过21点30分一律不予报销（紧急或特殊提前申请或说明原因）； 14.1.6字迹模糊不清且金额无法辨别，则该不予报销并扣罚10元。 14.1.7发现有连票问题（个人或两人以上连票），该不予报销并取消当天的外勤补贴，并 拟定 审批 批准 文件编号 B-A-14-02-009 D0 2014.02.28 2014.03.01 四川宏辉科技有限公司 版本/页次 制订日期 业务员费用控制管理规定 执行日期 依据情节轻重给予相应的处罚；对于累计连票达到三次以上的处罚300元。 14.1.8各类车票混杂粘贴则扣罚30元； 14.1.9车票背面未签字不予报销，视票面金额大小以不同方式进行处理； 14.1.10报销的和外勤补贴从发生日期至报销日期超过两个月的不予报销。 14.1.11报销的背面未写明发生的日期不予报销。 14.1.12报销的单据未用水性笔填写， 15.0附则 15.1本管理制度自2014年03月01日起执行，最终解释权归财务管理中心 15.2本制度仅作为公司审核业务员出差相关费用的工具和依据，但并不能凭一纸制度就将业务员报销的费用牢牢锁死。审核人员必须积极地主动地走出办公室去了解费用发生的实际情况，时时与销售部管控人员进行沟通和交流，并且向业务员了解市场动态，以掌握最新最实际的审核信息。如此一来，审核人员在审核费用和控制费用时更有主动权，有理有据也会做得更顺手。当然，业务员费用控制制度并不是存在的，它也需要结合公司的销售考核制度以及其它相关的制定共同执行，才能发挥其更有效更令人信服的控制作用。例如某业务员报销某月业务费590元，制度规定的报销标准为500元，但是该业务员当月的销售额比上月销售额多了一倍，那么相应的当月发生的业务费也随着增加，如果还是以制度规定的报销标准给予报销，显然有 些不合理，因此费用控制制度可以销售考核的数据为基础来制定一套浮动的费用报销标准制度。 15.3费用的审核和控制的相关制度还存在诸多不合理的方面和管控漏洞，这就需要在审核和控制的过程中不断地规范和改进。对于业务员虚报出差费用和谎报业务行程难免会有管控不到位的时候，仍然存在着许多边边角角可钻的空子无法填补。因此受诸多客观因素的影响本制度的控制面具有一定的局限性，我们也是在实践中不断地修改和出台相关制度来堵塞管控的漏洞，以制定一套比较实用的业务员费用控制制度。 16.0由于涉及到本公司机密问题，暂只能提供以下未完整的制度条例。 拟定 审批 批准