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　　为了方便公司的档案材料统一、集中、有序保存，加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，同时促进各部门的协调和各项工作的顺利开展，特提出如下建议：

　　一、档案管理机构及职责

　　1、档案工作由公司总裁统一领导，办公室负责接收、下发、整理、归档、汇总，由指定的办公室人员负责档案的保管和提供其利用的工作，并监督公司各部门及其员工对档案的使用过程。

　　2、办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，并且及时纠正档案管理中的.疏漏。

　　二、档案的保存

　　1、保存地点：办公室档案柜

　　2、保存内容：包括过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有办存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料、协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　3、保存方法：

　　3.1分类

　　3.2汇总

　　（1）办公室资料：根据文件的编号或日期汇编成册，分为两大部分：接收文件和下发文件（分别记录），形式如下：

　　接收文件下发文件

　　日期:年月日（编号：）日期:年月日（编号：）

　　接收自：下发至：

　　主题：主题：

　　公司人事资料汇总形式如下：

　　姓名：（个人基本资料）学历：所属部门及职位：

　　客户资料汇总形式如下：

　　国家：客户名称：主要业务：联系人及方式：

　　工厂资料汇总形式如下：

　　类别：工厂名称：（地址）联系人及方式：

　　（2）技术性资料汇总形式如下：

　　日期：年月日

　　产品名称（类别）：

　　最终报价：（工厂：）

　　（3）财务资料：根据时间（月、季度、年）汇总，在月末、季度末、年末收集、整理各种财务资料，按照编号登记入册。

　　（4）国际业务资料

　　以合同为线索整理，按照合同号登记成册，形式如下：

　　合同号日期客户名称业务内容其他单据是否齐全

　　（5）样品资料汇总形式如下：

　　外来客户样品公司生产样品

　　样品编码：样品编码：

　　样品描述：样品描述：

　　（6）成员公司资料汇总形式如下：

　　公司名称：主要业务：

　　联系人及方式：相关资料包括：

　　三、档案的借阅

　　因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　四、处理规定

　　公司各部门及员工有保护档案的义务，有下列行为之一，据情节轻重，给予50-300元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

　　1.毁损、丢失、擅自销毁公司档案

　　2.擅自向外界提供、摘抄公司档案

　　3.涂改、伪造公司档案

　　4.未及时上报、归档或管理不善

　　5.未按手续就借阅、外带者（档案管理者同罚）

　　注：监督责任部门为公司办公室，第一责任人为指定的档案管理员，第二责任人为办公室负责人。

　　以上建议不妥之处，恳请批评指正。